Concepto de factura en proceso
¿Qué es una factura?
Dado que este proceso es bastante complejo, una empresa puede optar por automatizar este sistema en lugar de procesar las facturas manualmente. La automatización puede mejorar la visibilidad, productividad, precisión y rentabilidad del proceso de facturación de una empresa.
Una empresa de compras necesita verificar la compra, garantizar el pago correcto y entregar el pago dentro de los plazos acordados. Las facturas deben incluir la siguiente información para ayudar al proveedor y al comprador a realizar un seguimiento de sus gastos o inventario y actualizar sus registros financieros:
Una vez que el personal de AP verifica que la factura del proveedor contiene toda la información correcta, debe introducir los datos manualmente o mediante una herramienta de automatización y codificarlos a efectos contables. La codificación del libro mayor hace referencia a un sistema de codificación que facilita el seguimiento de los cargos y abonos.
Introducir manualmente estos datos puede llevar mucho tiempo al personal y conlleva el riesgo de error humano, lo que puede ser perjudicial para los registros financieros de una empresa. El uso de un sistema automatizado puede reducir los costes de procesamiento de facturas entre un 75% y un 85%, disminuyendo al mismo tiempo los errores. Disponer de las herramientas necesarias para realizar el seguimiento de estos datos también mejora el acceso a los datos de las facturas, lo que mejora el servicio a los proveedores y permite agilizar los pagos.
Tramitación de facturas deutsch
La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas recibidas. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos específicos en función del tipo o el importe de la transacción.
Una vez que llega una factura, el responsable de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de cada organización.
Una vez clasificada la factura, se remite al procesador AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a protegerse contra el fraude y las transacciones no autorizadas).
Proceso de facturación
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las reglas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
Proceso de facturación
Puede asociar facturas a un compromiso. Los compromisos determinan cómo se planea asignar el dinero de una determinada actividad y cuenta de financiación. Puede reservar fondos para cubrir determinados gastos. Por ejemplo, sabe que necesita imprimir un folleto dentro de dos meses. Sabe que el coste será de aproximadamente 5.000 $. Crea un compromiso para este gasto. Cuando reciba la factura de la imprenta por el folleto, vinculará la factura al compromiso. La factura se paga y el importe se elimina del valor pendiente del comprometido. Para obtener más información, consulte Gestión de compromisos.
Se puede configurar un proceso de aprobación para las facturas. El proceso de aprobación comienza cuando se guarda y envía la factura. Una vez aprobada una factura, el importe sólo puede modificarse mediante un comprobante de diario.
El doble coste se produce cuando un mismo gasto se contabiliza dos veces. Su organización puede utilizar categorías de gastos para realizar el seguimiento de los gastos de las facturas. Sin embargo, la aplicación ofrece varios módulos que permiten introducir gastos relacionados con la actividad al margen de una factura:
