Bajo que concepto se puede facturar una oficina virtual
Cómo montar una oficina virtual
La facturación electrónica (también llamada e-factura o e-factura) es una forma de facturación electrónica. Los métodos de facturación electrónica son utilizados por los socios comerciales, como los clientes y sus proveedores, para presentar y controlar los documentos transaccionales entre sí y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos incluyen facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y recibos de pago.
La facturación electrónica incluye una serie de tecnologías y opciones de entrada diferentes y se utiliza como término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago[1].
La principal responsabilidad del departamento de cuentas por pagar es garantizar que todas las facturas pendientes de sus proveedores se aprueban, procesan y pagan. Del mismo modo, la principal responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar es garantizar que todas las facturas sean creadas, entregadas y posteriormente pagadas por sus proveedores. Procesar una factura incluye registrar los datos relevantes de la factura e introducirlos en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez realizada la alimentación, las facturas deben pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas[2].
Ventajas e inconvenientes de la oficina virtual
Mientras la mayor parte del mundo está inmerso en el examen de los fenómenos de la fiscalidad internacional, encabezados por el Plan de Acción BEPS de la OCDE y la fiscalidad en la economía digital, el objeto de este comentario es poner de manifiesto una cuestión que entiendo está siempre presente y es de gran importancia para los países, a saber: la evasión o fraude fiscal derivado de la utilización de facturas falsas, irregulares o imitadas.
Me refiero a negocios que se establecen con el único fin de simular operaciones con el objetivo de generar créditos fiscales, obtener devoluciones indebidas de saldos a favor ficticios y así mismo reducir las bases imponibles no sólo del IVA, sino también del impuesto sobre la renta.
Estas facturas falsas no sólo se utilizan con fines tributarios, sino por otros motivos como justificar compras irregulares, operaciones de lavado de activos y otros casos de corrupción en licitaciones públicas, pago de sobornos, así como apoyo económico al crimen organizado y al terrorismo.
Las causas van desde la alta informalidad, las operaciones no bancarizadas, los sistemas simplificados, la globalización de los negocios, las monedas digitales, la falta de una estrategia de control por parte de las AATT, la no aplicación de sanciones efectivas por parte de las autoridades judiciales, etc.
Enfoques para implantar oficinas virtuales
Una oficina virtual ofrece a las empresas una dirección física y servicios relacionados con la oficina sin los gastos generales de un alquiler largo y personal administrativo. Con una oficina virtual, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, pero siguen teniendo cosas como una dirección postal, servicios de atención telefónica, salas de reuniones y videoconferencias.
Las oficinas virtuales funcionan como una unidad al servicio de los clientes, pero no existen en una ubicación fija. Este tipo de configuración es especialmente popular entre las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas que quieren minimizar los gastos generales. La creación de software y servicios de productividad de oficina basados en la web, como la videoconferencia, ha contribuido a impulsar el crecimiento de las oficinas virtuales.
Una oficina virtual también puede conducir a una mayor productividad, ya que sus servicios liberan a los trabajadores de las tareas administrativas, así como de los desplazamientos. Cada empleado puede trabajar desde el lugar que le resulte más cómodo, y la empresa no está limitada a contratar empleados que vivan en la localidad.
A medida que más personas encuentran formas de trabajar a distancia, las ventajas de una oficina virtual se notan de inmediato. Sin embargo, no todo es tan fácil como parece. Para algunos, la programación del espacio de una oficina virtual no difiere de los conflictos de programación inherentes a una oficina física, que requieren mucho tiempo.
Alquiler de oficinas virtuales
(a) En contraprestación por el pago por parte del Miembro de la Cuota del Plan especificada al dorso, The Executive Centre (TEC) permite al Miembro utilizar las Inclusiones del Plan y los Servicios regidos y definidos por el presente Acuerdo desde la Fecha de Inicio hasta su rescisión de conformidad con las disposiciones del presente Acuerdo.
(i) El Plan de dirección comercial da derecho al Miembro a utilizar la dirección comercial de TEC bajo el nombre del Miembro detallado en el anverso de este acuerdo para la papelería de la empresa del Miembro y el material colateral de marketing, la recogida de correo por parte de TEC para que sea recogido por el Miembro y la notificación gratuita por correo electrónico del correo y la mensajería.
(i) En virtud del Plan de Domiciliación de Empresas, el Miembro tiene derecho a ocho (8) horas de coworking al mes para acceder al Espacio de Coworking de TEC en el Centro asignado en su ciudad de residencia (indicada al dorso) durante las horas de funcionamiento. Las horas de coworking no son acumulables. Con respecto a cualquier periodo parcial, se realizará un ajuste prorrateado.
(ii) La gestión de llamadas da derecho al Miembro a un número de teléfono local proporcionado por TEC, atención telefónica personalizada durante el horario normal de apertura de los locales, acceso al buzón de voz las 24 horas del día, número de fax gratuito, incluido el reenvío gratuito de correo electrónico y el reenvío de llamadas locales.
