2 explica brevemente el flujo de facturación electrónica
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En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, en función de las normas de su empresa, y debe seguir los estándares de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
¿Qué es la facturación electrónica?
Una factura electrónica (o e-factura) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más habituales son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil que un ordenador los comprenda y contabilice automáticamente.
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y un significado específico. Existen muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y en la actualidad se carece de una norma mundial. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista creciente de gobiernos de todo el mundo ha elegido UBL 2.0 como formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor, UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar a programas de contabilidad. Gracias al reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.
Cómo hacer una factura digital
Desde que el concepto de facturación electrónica fue aprobado por el consejo de GST, el zumbido en torno a la facturación electrónica ha ganado importancia entre la comunidad empresarial. La introducción de la facturación electrónica fue aprobada por el consejo de GST en su 37ª reunión celebrada en el mes de septiembre de 2019 con el objetivo clave de garantizar la interoperabilidad de las facturas electrónicas en todo el ecosistema de GST.
Después de la autenticación exitosa, se genera un Número de Referencia de Factura (IRN) único para cada factura por IRP. Junto con el IRN, cada factura se firma digitalmente y se añade un código QR. Este proceso se denomina en conjunto facturación electrónica en el marco del GST.
A pesar de que las facturas generadas por cada programa tienen más o menos el mismo aspecto, el sistema informático no puede entenderlas, aunque los usuarios de la empresa sí pueden entenderlas perfectamente. Por ejemplo, una factura generada por el programa de contabilidad "A" no puede ser leída por una máquina que utilice el programa de contabilidad "B".
Hoy en día, hay cientos de programas de contabilidad/facturación que generan facturas y todos ellos tienen sus propios formatos para almacenar la información. Debido a esto, el sistema GST no puede leer y entender estas facturas, aunque la información de la factura siga siendo la misma.
Factura electrónica deutsch
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