Si no me pagan una factura la puedo cancelar
Seguimiento de facturas vencidas
Hola, trabajo en una empresa de organización de eventos. ¿Cómo puedo registrar una factura cancelada con un depósito no reembolsable pagado? La factura fue cancelada debido a un cambio de lugar del evento. La nueva factura (nueva ubicación) ya está creada pero con diferente importe total. Gracias de antemano.
Es necesario tener la factura abierta para poder tomar pagos sobre ella.Como la factura está cerrada la factura no aparecerá en la ventana Tomar pagos ya para un segundo pago. A continuación le indicamos los pasos a seguir para resolver esta situación y poder crear el pago correcto y la devolución al cliente:
Nota: Si no desea reabrir esa factura, puede crear una nueva factura para ese cliente por $1, registrar el pago necesario en esa nueva factura y luego actualizar el monto de esa factura a $0 (no podrá eliminar la línea con este método, sólo actualizar el monto a $0).
Factura de anulación
2. En algunos casos, los clientes intentan retrasar el pago alegando que han perdido la factura o que necesitan conciliar sus registros para encontrar el importe de pago correcto, explica Hunter Hoffmann, director de marketing de AmTrust Financial Services. Si este es el caso, Hoffmann aconseja enviar una factura actualizada de inmediato -incluso si sabe que el cliente tiene la original- para eliminar esta excusa.3. Pregunte por qué el cliente no paga.Si su cliente sigue sin pagar, esté abierto a escuchar sus razones. Ben Giordano, propietario y fundador de FreshySites, sugiere hacer preguntas sobre su satisfacción con el trabajo, sus complejidades financieras y todo lo que pueda contribuir a su negativa a pagar: "Una vez que sepas por qué se niegan a pagar, puedes trabajar para llegar a una solución con el cliente", dice Giordano. "Tenga en cuenta que todo el mundo es una persona y que rara vez alguien quiere hacer daño al otro; la mayoría de la gente es lógica y está dispuesta a buscar una solución si se le da la oportunidad de hacerlo".
Realice el pago
Las anulaciones y ajustes de facturas pendientes se tramitan de forma centralizada en la División de Servicios Empresariales (DoBS). Los ajustes y anulaciones deben incluir una explicación del ajuste. Este procedimiento no debe utilizarse para cancelar una deuda. Para obtener instrucciones sobre cómo cancelar una deuda, consulte el "Procedimiento de cancelación y cobro". Por favor, revise la sección de definiciones de este procedimiento para ayudar a determinar qué proceso utilizar.
El sistema de cuentas por cobrar y facturación SFS se está implantando actualmente en los departamentos de UW-Madison para todas las cuentas por cobrar no patrocinadas, incluidos los clientes internos y externos. El uso de SFS para la facturación y las cuentas por cobrar no patrocinadas se lanzó en noviembre de 2018 y se introducirá en todo el campus en los próximos meses/años - a menos que se acuerde lo contrario con la División de Servicios Comerciales.
Facturas vencidas
Gracias Ray por esta respuesta detallada, pero tengo una preocupación con respecto a cancelar como el estado de la factura se establecerá en "Pagado", pero en realidad es cancelado y esto confundió a nuestros usuarios, así que quiero añadir otro estado para ese tipo de facturas como "Reversed" ¿qué piensa usted? Muchas gracias
No se puede 'anular' una factura una vez que se ha enviado al cliente (y en algunos países no se puede hacer nada una vez que tiene un número, para evitar lagunas [indicios de fraude] en su sistema de numeración). La única forma de "liquidarla" es pagarla, ya sea con un pago del cliente o con un crédito de su empresa. Si no puede formar/explicar/convencer a los usuarios de cómo funciona, puede añadir otro estado. Esto requeriría una personalización que debe extenderse a todos los lugares donde se utilizan las facturas, incluidos los informes que ahora necesitan saber si este nuevo estado debe incluirse o excluirse de un informe determinado. No lo recomiendo.
