Requisitos para que una factura sea valida
Requisitos válidos de la factura fiscal
Esta nota explica las normas de conservación de documentos a efectos del IVA. Muchos de los registros que se llevan a efectos del IVA coinciden con los de otros impuestos, pero las normas detalladas y los periodos de conservación pueden diferir.
La norma básica es que debe crear y conservar registros comerciales normales. No tiene que llevar los registros de una manera determinada y la mayoría de los sistemas contables e informáticos cumplen este requisito. Los registros que formen parte de su "cuenta electrónica" deben conservarse digitalmente en un software funcional compatible.
Aparte del mantenimiento de registros comerciales y de los requisitos especiales, le pedimos que sus registros estén completos, actualizados y le permitan calcular correctamente el importe del IVA que tiene que pagar o que nos puede reclamar.
Lo que es un registro mercantil dependerá del tipo de empresa que tenga. Siempre tendrá que llevar una cuenta del IVA y copias de las facturas, pero puede que algunos de los demás registros no sean un registro normal en su empresa. Si ese es el caso, no tiene que llevar ese registro sólo para el IVA. Pero, igualmente, algunas empresas crean registros comerciales adicionales que deben conservarse y presentarse a Hacienda cuando ésta se lo pida.
Requisitos de la factura fiscal abreviada
Ninguna empresa registrada a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) puede reclamar el impuesto soportado al SRAS a menos que, en el momento de la reclamación, esté en posesión de una factura del IVA que cumpla en todos los aspectos los requisitos del artículo 20 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, 89 de 1991 (la Ley del IVA). La factura legal del IVA se describe en la Ley del IVA como "factura fiscal".
Es muy importante comprobar que todas las facturas fiscales que reciba (y las que emita) contengan toda la información requerida. El proveedor registrado a efectos del IVA debe expedir una factura fiscal formal al destinatario en un plazo de 21 días a partir de la fecha de la entrega o prestación.
La contraprestación o el valor de la entrega o prestación debe expresarse en la moneda de Sudáfrica (es decir, en rands), salvo en el caso de las entregas o prestaciones a tipo cero, en las que puede utilizarse la moneda extranjera.
A partir del 20 de diciembre de 2012, si la contraprestación total no excede de 5 000 rands (3 000 rands si es anterior al 20 de diciembre de 2012), podrá expedirse una factura fiscal abreviada que deberá contener, como mínimo, la información establecida en los apartados 1, 2, 4, 5 y 7. Es decir, pueden omitirse los datos del destinatario (apartado 3) y la cantidad o volumen de los bienes o servicios (apartado 6). Es importante tener en cuenta que esta "factura fiscal abreviada" no puede expedirse en el caso de entregas o prestaciones a tipo cero, por ejemplo, determinadas exportaciones y prestaciones de servicios a no residentes.
Ejemplo de factura fiscal Sars
Veo cada vez más a menudo que las facturas no cumplen con la ley del IVA y por lo tanto el IVA no puede ser reclamado en estas facturas. Si un vendedor reclama el IVA y el SARS lleva a cabo una auditoría, el IVA reclamado será anulado y el vendedor será responsable de las cantidades reclamadas incorrectamente. También pueden imponerse sanciones adicionales.
Cuando la contraprestación en dinero por un suministro es igual o inferior a 50 rands, no es necesaria una factura fiscal (no obstante, seguirá siendo necesario un documento como un recibo de caja o un comprobante de venta para verificar el IVA soportado solicitado).
Nombre, dirección y número de identificación a efectos del IVA del proveedor Nombre, dirección y, cuando el destinatario sea un vendedor, número de identificación a efectos del IVA del destinatario Número de serie y fecha de expedición Descripción exacta de los bienes y/o servicios (indicando, en su caso, que se trata de bienes de segunda mano); Cantidad o volumen de los bienes o servicios suministrados Precio e IVA (según cualquiera de los tres métodos aprobados que se exponen a continuación)
Comentarios
Cuando realice una compra para su empresa, debe asegurarse siempre de recibir una factura con IVA válida. Esto le permitirá reclamar el IVA soportado al SARS. Con el cambio del tipo del IVA del 14% al 15%, el IVA está en el punto de mira. Esto hace que se preste más atención al cumplimiento del IVA y, más concretamente, a cuándo podemos reclamar el IVA soportado en una factura y qué constituye una factura de IVA válida. Esto es algo pequeño que se descuida mucho cuando se trata de la contabilidad mensual. Es muy importante prestar atención a las facturas que se envían a los contables, ya que deben ser "válidas" para poder reclamar el IVA soportado al Servicio de Recaudación de Sudáfrica (SARS).
Sudáfrica funciona con un sistema de IVA por el que las empresas registradas a efectos del IVA pueden reclamar el IVA (IVA soportado) soportado en los gastos de la empresa a partir del IVA recaudado (IVA repercutido) en los suministros realizados por la empresa. El documento más importante de este sistema es la factura fiscal. Sin una factura fiscal válida, una empresa no puede deducir el IVA soportado por los gastos de la empresa.
