Requisitos para que una factura sea deducible
Requisitos de facturación de la UE
Las facturas tienen una importancia vital en el impuesto sobre el valor añadido. Las facturas son una fuente de información sobre la forma en que el vendedor ha tratado su obligación de IVA y las facturas también sirven como prueba de la deducibilidad del IVA para el comprador. Las facturas también sirven de base para diversas operaciones de control fiscal.
La idea general es que las normas que rigen la facturación deben ser uniformes en todos los Estados miembros de la UE para garantizar el correcto funcionamiento del mercado interior. La normativa de la UE sobre facturación se encuentra en la Directiva del IVA (2006/112/CE). Los artículos 217 a 240 de la Directiva del IVA contienen definiciones y normas sobre la forma en que los vendedores deben expedir facturas a sus clientes, sobre la información mínima de las facturas y sobre las facturas enviadas por medios electrónicos. El artículo 178 contiene disposiciones sobre la posesión de una factura para ejercer el derecho a deducción del IVA, y los artículos 241 a 249 contienen disposiciones sobre cómo deben conservarse las facturas. Gracias a estos estatutos comunitarios, las normas nacionales de los distintos países de la UE están casi totalmente armonizadas.
Requisitos de facturación en Alemania
¿Cuándo debe expedir factura el empresario? Según la Ley del Impuesto sobre las Ventas, el empresario está obligado a expedir factura si cumple con su obligación de expedir factura en el plazo de seis meses desde la realización de la venta.
Nota:Si en la restante zona comunitaria se prestan otros servicios incluidos en la cláusula general por los que el destinatario adeuda el impuesto (inversión del sujeto pasivo) o se prestan servicios intracomunitarios, la factura debe expedirse a más tardar el día 15 del mes natural siguiente a la prestación del servicio.
Medidas de simplificación para las facturas a particularesTodas las características de la factura sólo deben figurar en las facturas a empresarios si los servicios facturados se han realizado para su empresa. En principio, las facturas a particulares no tienen que contener estas características.
Nota:Si el empresario ejecuta una entrega o servicio imponible a un no empresario en el contexto de una propiedad inmobiliaria, está obligado a expedir una factura. Esto es aplicable desde el 1 de enero de 2008.
Ejemplo de factura con cobro revertido
El Proyecto de Ley de Medidas Presupuestarias de 2016 propone la introducción de una nueva condición para que los gastos puedan deducirse de la base imponible de los contribuyentes: los gastos deben justificarse mediante la correspondiente factura o documento expedido con arreglo a los artículos 50 o 51 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido. Aunque todavía no se ha promulgado, es razonable suponer que dicha disposición se promulgará en los próximos meses a través de la próxima Ley de Medidas Presupuestarias, con efecto a partir del ejercicio fiscal 2017, es decir, que abarcará los ejercicios que finalicen en 2016.
La nueva disposición se propone para modificar el artículo principal que regula las deducciones del impuesto sobre la renta - el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Aunque el artículo 14 se describe generalmente como el artículo de pruebas positivas para que se permitan las deducciones, la enmienda propuesta añade un requisito negativo; no permitirá las deducciones a menos que el contribuyente esté en posesión de dichos documentos del IVA y presente dichos documentos si así lo requiere el Comisario.
A reserva de la promulgación de dicha disposición, ahora es fundamental que los contribuyentes dispongan de los documentos del IVA adecuados, no sólo a efectos de solicitar créditos del IVA cuando proceda, sino también para asegurarse de que obtienen las deducciones máximas del impuesto sobre la renta a las que tendrían derecho. Teniendo en cuenta que el Departamento del IVA y la Agencia Tributaria están adoptando constantemente medidas para fusionar y compartir datos, los contribuyentes no pueden permitirse ignorar este nuevo requisito porque, entre otras posibles consecuencias, una inspección del IVA podría tener fácilmente consecuencias en el impuesto sobre la renta y viceversa.
Deducción del IVA
El cliente suele asumir la deducción en función de su propia política y procedimientos empresariales. Suele ser el tipo de partida abierta en cuentas por cobrar más difícil de resolver porque la mayoría de los departamentos de su empresa están implicados en diversos grados - ventas, contabilidad, operaciones, envíos/logística, etc. - y depende de usted demostrar que la deducción no es válida.
Es fundamental prestar atención a las deducciones porque afectan a sus ingresos. Cuando los clientes sólo pagan parcialmente las facturas, puede resultar difícil prever los ingresos, lo que afecta a su capacidad para hacer crecer su negocio, reinvertir y, en algunas situaciones, pagar sus facturas.
Según el informe de evaluación comparativa de la Credit Research Foundation (CRF), por término medio, una sola deducción cuesta a una empresa aproximadamente 97 dólares en procesar, investigar, validar, impugnar y compensar. Dedicar recursos a deducciones inferiores a 100 dólares suele costar a la empresa más de lo que realmente vale la deducción.
Además del tiempo invertido por su propio equipo de facturación, los clientes se sienten frustrados por las facturas incorrectas y el tiempo que sus propios equipos tardan en gestionar las negociaciones. Un mal proceso de gestión de las deducciones puede afectar gravemente a la satisfacción del cliente.
