Registro contable de una factura
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Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Asiento para la factura enviada al cliente
Los registros contables son toda la documentación y los libros que intervienen en la elaboración de los estados financieros o los registros pertinentes para las auditorías y las revisiones financieras. Los registros contables incluyen registros de activos y pasivos, transacciones monetarias, libros de contabilidad, diarios y cualquier documento justificativo como cheques y facturas.
Por lo general, existen normas y leyes que obligan a las entidades contables y a las empresas de contabilidad a conservar los registros contables durante un periodo de tiempo determinado. En Estados Unidos, la Securities and Exchange Commission (SEC) exige que las empresas de contabilidad conserven los registros de las auditorías y revisiones durante al menos siete años y que conserven cualquier registro que apoye o ponga en duda las conclusiones de una auditoría.
No existe un acuerdo universal sobre qué colección de documentos empresariales constituye un conjunto completo de registros contables. Los registros contables pueden considerarse un término comodín. Las distintas partes, como los acreedores, los inversores de capital o los grupos interesados en el gobierno corporativo, tendrán prioridades diferentes y a menudo contrapuestas; sus demandas o preferencias en materia de documentación cambiarán continuamente.
Asiento de facturas cuentas a pagar
Una factura es una solicitud formal de pago por productos o servicios prestados por un proveedor. Incorpora el precio de lo que el cliente ha comprado o se le ha cobrado. Supongamos que una factura incluye los nombres del vendedor y del comprador, la descripción y el precio del artículo y las condiciones de pago. Posible uso como prueba ante un tribunal si es el caso. ¿Cómo se introducen estas facturas en la contabilidad?
Cada vez que se negocia una factura, se crea una nueva cuenta a pagar y una nueva cuenta de compras a cobrar. Hay que registrar las facturas y los pagos en la contabilidad para que los libros y los estados financieros de la empresa sean exactos.
Entonces, si eres un completo novato en contabilidad y no tienes ni idea de cómo registrar facturas, puedes sentirte completamente abrumado. Hemos desarrollado este blog para mostrar los ejemplos y explorar las características de las cuentas de facturas y los sistemas de cuentas a pagar.
En pocas palabras, sus cuentas por pagar son las sumas que debe a los proveedores como pago por los artículos y servicios que ha recibido de ellos. Dicho de otro modo, "cuentas a pagar" equivale a "pagos efectuados en concepto de liquidación de facturas debidas a proveedores". Dado que el pago de sus deudas aumenta el saldo acreedor de su empresa, podría clasificar las cuentas a pagar como un pasivo.
Doble contabilización de las facturas recibidas
Registro de las ventas de servicios a créditoCuando se venden servicios a un cliente, el vendedor normalmente crea una factura en su programa de contabilidad, que automáticamente crea un asiento para abonar la cuenta de ventas y cargar la cuenta de cuentas por cobrar. Cuando el cliente paga posteriormente la factura, el vendedor cargaría la cuenta de efectivo y abonaría la cuenta de cuentas por cobrar. Por ejemplo, ABC Internacional factura a un cliente 10.000 dólares en servicios y registra el siguiente asiento:
Este asiento aumenta el activo de cuentas por cobrar de ABC, que aparece como activo a corto plazo en su balance. Además, incrementa las ventas, que aparecen en la cuenta de resultados de ABC.Registro de las ventas de bienes a créditoSi el vendedor vendiera bienes a un cliente a crédito, entonces no sólo tendría que registrar la venta y la cuenta por cobrar relacionada (como fue el caso de la venta de servicios), sino que también registraría la reducción en el inventario que se vendió al cliente, que luego aparece en el gasto de costo de bienes vendidos. Esta transacción posterior reduce el activo de existencias en el balance y aumenta los gastos en la cuenta de resultados. Por ejemplo, si ABC Internacional concluyera una transacción de venta por 25.000 dólares en la que vendiera 12.000 dólares de mercancía al cliente, su asiento en el diario sería:
