Procedimiento de pago de facturas
Tramitación de facturas deutsch
En un ciclo de transacción típico, se genera una factura tras la finalización del proceso de venta y contratación. El proceso tradicional de facturación siempre ha formado parte de un conjunto más amplio de procesos empresariales en el comercio, que incluyen la realización y aceptación de un pedido, el cumplimiento del pedido, la entrega de las mercancías y el pago final. Este es el proceso de compra a pago desde la perspectiva del comprador, y de pedido a cobro desde la perspectiva del vendedor. Juntos se denominan "proceso comercial". Desde el punto de vista del proceso comercial, una factura nunca es un documento aislado, sino que siempre es el resultado de otras actividades y está vinculada a ellas.
Los aspectos de pago de una factura suelen implicar la generación de un pago por parte del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago de la factura. Dado que una factura es en parte una solicitud de pago, existen sinergias obvias entre los sistemas de pago y el proceso de facturación. Nótese que una factura no es un documento bancario. El proceso de facturación está vinculado al sistema de pago, y los bancos pueden prestar servicios adicionales como el procesamiento, la distribución de facturas y la financiación de la cadena de suministro.
Procesamiento de facturas Docuware
El procesamiento de facturas implica los pasos necesarios desde la recepción de una factura hasta su pago. Esto puede parecer sencillo. Pero hay algunos pasos intermedios que pueden complicarse rápidamente en función del tamaño de su empresa.
Además de introducir los datos de la factura en el sistema, las buenas prácticas dictan que se haga una copia o se escanee la factura en el sistema de archivo electrónico o en papel como copia de seguridad. Esto es necesario en caso de que se descubran discrepancias más adelante. Y es un procedimiento adecuado a efectos de auditoría.
Si haces y guardas copias en papel, tendrás que utilizar filas y filas de archivadores. Y mantener todas las copias en papel organizadas para que usted y/o los auditores puedan encontrarlas fácilmente en caso necesario.
Tal vez su empresa haya invertido dinero en un sistema de archivo electrónico de facturas. Eso está muy bien. Pero debe mantenerlo bien organizado y estar atento para escanear y archivar las facturas correctamente.
Esto NO es una buena práctica. Las facturas que se quedan en las bandejas de entrada de los aprobadores se pierden o se olvidan, lo que da lugar a sanciones por retraso en los pagos. Y lo que es peor, este enfoque es propicio para el fraude, ya que no es muy difícil para un mal actor falsificar las iniciales o la firma de un aprobador.
Lista de comprobación de facturas
La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas recibidas. Es habitual tener un método para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo están. Algunas empresas también tienen requisitos específicos en función del tipo o el importe de la transacción.
Una vez que llega una factura, el responsable de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de cada organización.
Una vez clasificada la factura, se remite al procesador AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a protegerse contra el fraude y las transacciones no autorizadas).
Proceso de pedido a factura
El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.
Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.
Gracias a los avances tecnológicos, excusas como "el cheque está en el correo" ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.
El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.
Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.
