Por cuanto tiempo hay que guardar las facturas
¿Necesita conservar copias en papel de las facturas?
Aunque las organizaciones no quieren ahogarse en archivos, deshacerse de ellos demasiado rápido puede poner a la empresa en una situación incómoda. Sin la documentación adecuada, podría tener problemas de planificación de la sucesión. Llegada la temporada de auditorías, no mantener los registros adecuados podría acarrear problemas con las autoridades fiscales. En recursos humanos, desechar la documentación de un nuevo empleado demasiado pronto también podría dar lugar a posibles disputas.
Por supuesto, saber que hay que conservar ciertos documentos es sólo una parte de la batalla. Muchas empresas no tienen muy claro cuánto tiempo deben conservarlos. La respuesta suele depender de dónde esté ubicada su empresa. Veamos las normativas de tres países diferentes.
El IRS establece que el tiempo que una empresa debe conservar un documento "depende de la acción, gasto o acontecimiento que el documento registre". Por lo general, debe conservar los documentos que acrediten una partida de ingresos, deducción o crédito que figure en su declaración de la renta hasta que finalice el plazo de prescripción de dicha declaración."
¿Durante cuánto tiempo debe conservar los registros fiscales?
Dado que la carga de la prueba recae sobre usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si estás deduciendo comidas y entretenimiento, es aún más complicado. Puede que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de lo que hablaron (en realidad, Hacienda quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que usted necesita para mantener sus registros "el tiempo que sea necesario para demostrar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos." En general, esto significa que usted necesita para mantener sus registros de impuestos durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que ocurra más tarde).
Supongamos que presentó su declaración de la renta de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que guardar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.
Qué registros deben conservarse durante 7 años
¿Qué registros debe conservar el sujeto pasivo/intermediario? El contenido de los registros que debe conservar el sujeto pasivo se establece en el Reglamento 282/2011 del Consejo (artículo 63 quater). Se trata de información general, como el Estado miembro de consumo de la entrega o prestación, el tipo de entrega o prestación, la fecha de la entrega o prestación y el IVA devengado, pero también de información más específica, como los detalles de cualquier pago a cuenta y la información utilizada para determinar el lugar en el que el cliente está establecido, tiene su domicilio permanente o reside habitualmente. ¿Durante cuánto tiempo deben conservarse? Estos registros deben conservarse durante 10 años a partir del final del año en que se realizó la operación, independientemente de que el sujeto pasivo haya dejado o no de utilizar el régimen. ¿Cómo pone el sujeto pasivo/intermediario estos registros a disposición de la autoridad fiscal? Estos registros deben ponerse sin demora a disposición del Estado miembro de identificación o de cualquier Estado miembro de consumo por vía electrónica, previa solicitud. Para obtener los registros que obran en poder de un sujeto pasivo o de un intermediario, el Estado miembro de consumo debe, en primer lugar, presentar una solicitud al Estado miembro de identificación. El operador puede utilizar el fichero estándar de auditoría del OSS (SAF-OSS), que le garantiza que el fichero que contiene sus registros será aceptado por todos los Estados miembros: SAF-OSS
Registro de facturas
Para cobrar hay que enviar facturas. Una vez que los clientes han pagado, hay que conservar una copia durante cierto tiempo. Según la normativa gubernamental, es necesario conservar los registros de la empresa durante un mínimo de cinco años a partir del 31 de enero de ese ejercicio.
De acuerdo con las directrices del HMRC, las empresas con unos ingresos de 150.000 libras o menos pueden registrar sus ingresos y gastos empresariales de una de estas dos formas: contabilidad tradicional o contabilidad de caja. También conviene recordar que el ejercicio fiscal va del 1 de abril al 31 de marzo.
Este método sólo está disponible para empresas con ingresos de hasta 150.000 libras al año. Mucho más sencillo que la contabilidad tradicional, sólo tiene que registrar cuándo entra o sale dinero de su empresa y el importe de cada transacción.
Es el método más minucioso y depende de cuándo envíe y reciba las facturas, en lugar de cuándo envíe o reciba el pago. Si los clientes suelen tardar en pagarle, merece la pena saber cómo gestionar los retrasos de los clientes.
