Planteamiento del problema sobre facturación electrónica

Factura recibida pero servicios no recibidos

Marzinkewitsch, S. y Dill, A., 2022. Digitalización de los procesos empresariales en entornos federalistas: La introducción de la facturación electrónica en Alemania. Revista Internacional de Innovación y Desarrollo Económico, 8(1), pp.7-19.

Marzinkewitsch, S. & Dill, A. (2022). Digitalización de los procesos empresariales en entornos federalistas: The Introduction of E-Invoicing in Germany. Revista Internacional de Innovación y Desarrollo Económico, 8(1), 7-19.

Marzinkewitsch S, Dill A. Digitalization of Business Processes in Federalist Environments: The Introduction of E-Invoicing in Germany. Revista Internacional de Innovación y Desarrollo Económico. 2022 Mayo,8(1):7-19.

Marzinkewitsch, Steffen, Dill Arthur. "Digitalización de los procesos empresariales en entornos federalistas: La introducción de la facturación electrónica en Alemania". Revista Internacional de Innovación y Desarrollo Económico 8.1 (2022): 7-19.

Marzinkewitsch, Steffen, Dill Arthur. "Digitalización de los procesos empresariales en entornos federalistas: La introducción de la facturación electrónica en Alemania". Revista Internacional de Innovación y Desarrollo Económico 8, no.1 (2022): 7-19.

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El uso de procesos en papel y correo electrónico para recopilar, enviar y contabilizar facturas da lugar a un proceso que cuesta demasiado, genera demasiados errores, lleva demasiado tiempo, proporciona una visibilidad inadecuada y expone a la empresa a riesgos de fraude y cumplimiento.

1. Gestión onerosa de los proveedores. Utilizar procesos manuales y el correo electrónico/correo postal para dar de alta a los proveedores es costoso, lento y arriesgado. Es posible que no se recojan los documentos clave. La información puede introducirse erróneamente en la base de datos maestra de proveedores. Las aprobaciones pueden alargarse. Y es fácil que se creen registros duplicados. Una solución de cuentas a pagar automatizada con un portal de proveedores de autoservicio permite añadir o gestionar proveedores de forma rápida, sencilla y segura, incluso a medida que crece la empresa. Los mejores proveedores de soluciones de AP pueden incluso automatizar las excepciones de proveedores de vuelta al proveedor sin la intervención de nadie de su personal de AP.

2. 2. Morosidad. Si su empresa está pagando multas por retrasos en los pagos, la culpa puede ser de su forma de procesar las facturas. Los procesos en papel y los correos electrónicos pueden perderse, desviarse, pasarse por alto o quedarse "atascados" en el fondo de la bandeja de entrada de alguien, sobre todo si está fuera de la oficina. Los flujos de trabajo digitales de una solución de automatización de cuentas a pagar enrutan las facturas no coincidentes y las facturas que requieren aprobación basándose en reglas empresariales preestablecidas, independientemente de dónde trabaje la persona encargada de la aprobación.

No se ha recibido ninguna factura

El modelo de 3 esquinas es un modelo de intercambio en el que emisores y receptores de facturas están conectados a un único proveedor de servicios para el envío y la recepción de mensajes. Otra definición: El modelo de 3 esquinas es un proceso de facturación en el que los socios comerciales tienen relaciones contractuales separadas con el mismo proveedor de servicios. Cuando tanto los emisores como los receptores de facturas están conectados a un único hub para el envío y la recepción de facturas, se habla de modelo de 3 esquinas. Este hub central consolida las facturas de varios receptores y muchos emisores en el caso de las cuentas por pagar, y de varios emisores y muchos receptores en el caso del procesamiento de cuentas por cobrar. Los consolidadores y las plataformas comerciales suelen ser modelos de 3 esquinas en los que tanto los emisores como los receptores están conectados al servicio. El modelo de 3 esquinas en principio sólo puede ofrecer alcance a las partes que están conectadas al hub central. Esto significa que, o bien los emisores de facturas, o bien los receptores de facturas

El modelo de 4 esquinas es un modelo de intercambio en el que los emisores y receptores de mensajes de factura cuentan con el apoyo de su propio proveedor de servicios. Otra definición: El modelo 4-Corner es una configuración del proceso de facturación en la que cada socio comercial ha contratado a uno o varios proveedores de servicios independientes, mediante los cuales los proveedores de servicios garantizan el correcto intercambio de facturas entre los socios comerciales. El concepto del modelo de las 4 esquinas tiene su origen en el sector bancario. Cuando los emisores y receptores de facturas cuentan con su propio proveedor de servicios consolidador (para el emisor) y su propio proveedor de servicios agregador (para el receptor), se habla de un modelo de 4 esquinas. Una red basada normalmente en estándares abiertos proporciona la conectividad y las facilidades para el intercambio seguro y fiable de facturas y otros documentos comerciales. En los modelos de 4 esquinas, las funciones de consolidador y agregador suelen corresponder a dos proveedores de servicios diferentes.

Falta factura

La facturación electrónica (e-factura) es la transmisión, recepción y procesamiento de documentos transaccionales digitales entre proveedores y compradores. Un verdadero método de facturación electrónica debe ser totalmente electrónico, de forma que los datos del proveedor puedan integrarse directamente en el sistema del comprador.

Al recibir las facturas en papel o PDF del proveedor, el comprador tiene que clasificarlas, clasificarlas, volver a introducirlas y presentarlas para su aprobación. Este proceso lleva tiempo. También existe la posibilidad de que las facturas se pierdan.

La conciliación de las facturas emitidas a los clientes con los pagos recibidos es uno de los retos a los que se enfrenta todo proveedor. Los clientes pueden combinar varias facturas en un solo pago. Además, el importe de ese pago puede ser diferente del de las facturas originales por diversas razones, como que los clientes reclamen deducciones por mercancía dañada.

En consecuencia, un proveedor puede emitir 5 facturas de 2.000 $ cada una y recibir un único pago de 9.000 $, y tener que ponerse en contacto con el departamento AP (cuentas a pagar) del cliente para aclarar los detalles del pago.