Importancia de las facturas electronicas
Ventajas de la facturación electrónica para las pequeñas empresas
Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato electrónico normalizado especificado, que permite su tramitación automática y electrónica. No todas las facturas en formato electrónico son facturas electrónicas. Por ejemplo, un PDF o un documento escaneado no son facturas electrónicas, ya que no tienen un formato estructurado y normalizado.
En el modelo de control a posteriori, las facturas se intercambian directamente entre el vendedor y el comprador, y son revisadas por las autoridades fiscales tras su emisión. También puede darse el caso de que la factura electrónica se envíe y reciba a través de los proveedores de servicios, pero en cualquier caso, las autoridades fiscales sólo pueden ver una cantidad limitada de información, previa solicitud, y después de que se hayan emitido las facturas.
En el modelo de liquidación, el vendedor debe recibir la aprobación de la autoridad fiscal para emitir cada factura. A veces, una vez realizadas las distintas comprobaciones por parte de la autoridad fiscal, ésta puede añadir un número de factura único o una firma digital para demostrar la validez de la factura. En otros casos, la autoridad fiscal emite la factura final, después de haber recibido todos los datos de la transacción y realizado las comprobaciones correspondientes, que pueden hacerse sobre la estructura, el formato, la información del cliente, etc. Esto significa que las administraciones emiten la factura en nombre del proveedor. También significa que las autoridades fiscales disponen de toda la información de la factura antes de enviarla al cliente.
Cef digital
La facturación electrónica (e-factura) es la transmisión, recepción y tratamiento de documentos transaccionales digitales entre proveedores y compradores. Un verdadero método de facturación electrónica debe ser totalmente electrónico, de forma que los datos del proveedor puedan integrarse directamente en el sistema del comprador.
Al recibir las facturas en papel o PDF del proveedor, el comprador tiene que clasificarlas, clasificarlas, volver a introducirlas y presentarlas para su aprobación. Este proceso lleva tiempo. También existe la posibilidad de que las facturas se pierdan.
La conciliación de las facturas emitidas a los clientes con los pagos recibidos es uno de los retos a los que se enfrenta todo proveedor. Los clientes pueden combinar varias facturas en un solo pago. Además, el importe de ese pago puede ser diferente del de las facturas originales por diversas razones, como que los clientes reclamen deducciones por mercancía dañada.
En consecuencia, un proveedor puede emitir 5 facturas de 2.000 $ cada una y recibir un único pago de 9.000 $, y tener que ponerse en contacto con el departamento AP (cuentas a pagar) del cliente para aclarar los detalles del pago.
Factura digital
La facturación electrónica es una forma de facturación utilizada entre proveedores y clientes. Aunque a menudo es el cliente quien pide a los proveedores que envíen las facturas en formato electrónico, tanto el cliente como el proveedor pueden beneficiarse de la facturación electrónica.
Las facturas electrónicas suelen llegar al destinatario pocos segundos después de su envío, a diferencia de las facturas en papel, que pueden tardar varios días en llegar. Esto permite reducir el tiempo de espera para el pago.
Las facturas suelen contener información crítica para la empresa, que debe protegerse para evitar que caiga en manos no autorizadas. Por eso es esencial elegir una red segura para intercambiar facturas electrónicas.
Cuando los operadores comerciales intercambian facturas electrónicas, a menudo hay muchas partes diferentes implicadas en el proceso. Por supuesto, hay un remitente y un destinatario, pero también pueden intervenir varios intermediarios, es decir, empresas que se encargan de transportar la factura del remitente al destinatario.
E países de facturación
La facturación electrónica es la nueva solución frente a las facturas en papel. Sin embargo, puede haber mucho que saber y entender cuando se trata de facturas electrónicas. ¿Existe un intercambio electrónico? ¿Se puede utilizar la facturación automatizada? ¿Y la creación de facturas? Existen varios sistemas empresariales que permiten enviar facturas electrónicamente.
Pero puede ser importante tener en cuenta muchos aspectos. Por ejemplo, el ahorro de tiempo, la reducción de costes y las normas de facturación electrónica para pequeñas empresas. Usted quiere que todo esté en un formato estructurado y en formato electrónico para poder cobrar más rápido. Pero, ¿qué hacer con todos los datos de las facturas para reducir el tiempo de procesamiento manual?
Cada día, comerciantes y compradores intercambian millones de facturas. Sin embargo, antes, el envío y procesamiento de facturas incluía métodos manuales que requerían mucho trabajo y eran propensos a errores. Una opción la ofrece la facturación electrónica. Al automatizar la gestión de las facturas, las empresas pueden agilizar esta actividad esencial.
Con la facturación electrónica, los proveedores pueden crear y entregar facturas a los clientes automáticamente. Esto ocurre en un formato digital estructurado. Y los clientes pueden procesar y pagar esas facturas electrónicamente. La reducción de los plazos de pago, la mejora de la eficacia y la disminución de los errores son otras tantas ventajas.
