Emitir factura antes de cobrar
Nota de cargo
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El correo electrónico es una herramienta increíblemente eficaz para el control del crédito. En Chaser hemos comprobado que aproximadamente el 90% de las facturas pendientes de cobro pueden cobrarse con éxito sólo mediante el seguimiento por correo electrónico. Por muy potente que sea, un número alarmante de equipos financieros no mantienen afilada su espada de correo electrónico y es probable que su éxito en el control de créditos sea drásticamente inferior.
Entre las aberraciones más comunes de los correos electrónicos de facturas pendientes se incluyen un tono poco amistoso, la apariencia de automatización/falta de humanidad, un enfoque agresivo o prejuicioso de las facturas pendientes, e incluso la persecución de pagos de la persona equivocada por completo. Entendemos que algunos clientes respondan de forma venenosa, ambigua o simplemente no respondan. Luego están los clientes que pagan con retraso constantemente, pase lo que pase. Eso es... hasta que lees esta guía, claro.Olvídate de eso - esos problemas son cosa del pasado. Hoy compartimos nuestras 4 plantillas de correo electrónico más eficaces para hacer un seguimiento de las facturas pendientes y cobrar rápidamente. Si busca más, consulte nuestra amplia lista de plantillas de correo electrónico de seguimiento de pagos. Estas plantillas permiten a las empresas mitigar los riesgos destacados en los datos facilitados por el software de cuentas líder y la Federación de Pequeñas Empresas (FSB).
Normas de facturación
Tiempo de lectura: 7 minutosMientras sus equipos están ocupados con las tareas cotidianas y la atención a los clientes, es fácil sentirse abrumado por otra faceta importante de las operaciones empresariales: las facturas. Las empresas necesitan estar al día para asegurarse de que envían las facturas y cobran correctamente, de modo que su flujo de caja se mantenga constante. Pero a lo largo de las diferentes etapas de un proyecto, dependiendo de la fecha de vencimiento, el tipo de industria, los requisitos de cumplimiento, la dependencia regional, etc., hay múltiples facturas que las empresas pueden enviar a sus clientes. Saber cuál enviar y cuándo es vital. Este artículo profundiza en los detalles de 15 tipos diferentes de facturas y su finalidad, con ejemplos relevantes para cada caso de uso, para que pueda enviar las facturas correctas más rápidamente y cobrar a tiempo.
Una factura proforma es una factura estimada que el vendedor envía al comprador antes de suministrar los bienes o servicios. En ella se indica el coste estimado, la fecha de entrega y otros detalles sobre los bienes que se van a entregar o los servicios que se van a prestar. Tras examinar la factura proforma, el comprador da luz verde al vendedor para que empiece a trabajar en su parte de los entregables. Algunos de los campos mencionados en una factura proforma son los artículos que se van a vender, su cantidad y precio, la fecha de entrega y la dirección de envío. Para entender este tipo de factura en profundidad, aquí tienes una guía más elaborada sobre las facturas proforma.
¿Cuánto tiempo hay que esperar para cobrar una factura?
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Factura antes del pago
Una factura pro forma es una factura de venta preliminar que se envía a los compradores antes de un envío o entrega de mercancías. Suele describir los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los gastos de transporte.
Las facturas pro forma a menudo entran en juego en las transacciones internacionales, especialmente a efectos aduaneros en las importaciones. Una factura pro forma se diferencia de un simple presupuesto en que es un acuerdo vinculante, aunque las condiciones de venta estén sujetas a cambios.
Las empresas de prácticamente todos los sectores utilizan facturas pro forma para satisfacer su proceso interno de aprobación de compras. Las facturas pro forma agilizan el proceso de venta al eliminar las idas y venidas posteriores, ya que todas las condiciones se han acordado de antemano.
La mayoría de las facturas pro forma proporcionan al comprador un precio de venta preciso. Incluyen una estimación de cualquier comisión u honorario, como los impuestos aplicables o los gastos de envío. Aunque la factura pro forma puede estar sujeta a cambios, representa una estimación de buena fe para evitar exponer al comprador a gastos inesperados y significativos una vez que la transacción sea definitiva.
