Denunciar por no entregar factura
Factura incorrecta del proveedor
El segundo paso consiste en verificar la autenticidad y exactitud de la factura. Para ello, debe cotejar la factura con la orden de compra, el contrato, el albarán de entrega u otros justificantes. Además, es importante ponerse en contacto con el proveedor o vendedor utilizando los datos de contacto oficiales que figuran en el expediente, no los de la factura. Además, solicite una prueba de entrega, recepción o finalización del servicio y compare la factura con facturas anteriores o similares del mismo proveedor o vendedor. Revise también el historial de facturas y los registros de pagos del proveedor o vendedor y busque en Internet cualquier información o reseña sobre el proveedor o vendedor. Si no puede verificar la factura o encuentra discrepancias o señales de alarma, no la procese y pase al siguiente paso.
El tercer paso es elevar el problema a su supervisor, director o a la persona designada a cargo de la prevención y respuesta al fraude en el procesamiento de facturas. Es esencial informar de la sospecha de fraude lo antes posible y aportar todos los detalles y pruebas pertinentes. Además, debe seguir las políticas y procedimientos establecidos para notificar y gestionar incidentes y casos de fraude en el procesamiento de facturas, cooperar con cualquier investigación o auditoría realizada por su organización o por terceros, y mantener la confidencialidad y la profesionalidad. Al escalar el problema, puede protegerse de cualquier responsabilidad o acusación, así como ayudar a su organización a resolver el problema de forma rápida y eficaz.
Retos en el proceso de facturación
Una factura sin pedido es una herramienta en línea de ARIBA que se utiliza para realizar un pago a un proveedor cuando no se requiere un pedido y la factura está por debajo del límite de compra directa. Cuando el coste total final para el departamento por un servicio o la compra de un producto supere el límite de compra directa, independientemente del periodo de tiempo, póngase en contacto con los Servicios de Adquisiciones para obtener orientación.
El acceso debe concederse antes de iniciar el pago de una factura sin pedido. Para un rendimiento óptimo, NO utilice el botón de retroceso de su navegador. Hacerlo puede producir resultados inconsistentes y a menudo indeseables en ARIBA y no se recomienda.
Las Notas de Remesa son notas añadidas a los detalles de pago enviados a un proveedor cuando se realiza un pago para ayudar al proveedor a identificar el pago. Permiten al proveedor relacionar fácilmente el pago con su factura. Los detalles de pago actuales incluyen el número de factura, la fecha de la factura y el importe en dólares.
Una compra no autorizada es un compromiso realizado por un empleado o departamento fuera de su autoridad. Las compras no autorizadas deben ser revisadas por los Servicios de Adquisiciones para determinar si la compra se ajusta a todas las leyes, reglamentos y/o políticas de la Universidad aplicables. Las compras no autorizadas pueden exponer a la persona responsable de la compra no autorizada a una importante responsabilidad personal.
Factura aún no recibida
Las operaciones intracomunitarias son diferentes de las operaciones nacionales habituales de compraventa y, en consecuencia, se aplican normas de IVA y requisitos de facturación específicos. Por eso es importante saber cuándo está realizando una transacción intracomunitaria y cómo debe declararla.
Las operaciones intracomunitarias se refieren a transacciones comerciales realizadas entre distintos países de la Unión Europea. Puede deberse a que las partes implicadas estén establecidas en distintos países de la UE, en el caso de los servicios, o a que las mercancías se trasladen físicamente de un país de la Unión Europea a otro.
Las entregas y adquisiciones intracomunitarias, ya sean de bienes o de servicios, deben consignarse en la declaración del IVA de la empresa. Dependiendo del país, es probable que la declaración del IVA tenga casillas específicas separadas para declarar este tipo de operaciones.
En algunos países, también debe incluir sus compras a la UE. En estos países también hay que presentar la declaración del ESL cuando se hacen adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios, por ejemplo, en España, Polonia o Hungría. En estos casos, nos remitimos a la Lista Europea de Compras y Ventas (LPCE).
Facturas pendientes
Seleccione las configuraciones que se utilizan para crear archivos XML de facturas electrónicas para facturas de ventas y de texto libre, notas de crédito de ventas y de texto libre, facturas de proyectos y notas de crédito de proyectos. Puede encontrar estas configuraciones en la pestaña Documento electrónico de la página Parámetros de cuentas por cobrar (Cuentas por cobrar > Configuración > Parámetros de cuentas por cobrar).
Para informar de las facturas en la divisa euro (EUR) en un archivo XML, configure la opción Imprimir importe en la divisa que representa el euro en Sí en la pestaña General FastTab de la página Configuración de formularios en Cuentas por cobrar (Cuentas por cobrar > Configuración > Configuración de formularios) y/o en Gestión de proyectos y contabilidad (Gestión de proyectos y contabilidad > Configuración > Configuración de formularios).
Vaya a Cuentas por cobrar > Consultas e informes > Facturas > Diario de facturas o Gestión y contabilidad de proyectos > Facturas de proyectos > Facturas de proyectos, y establezca el campo Valor en un tipo de documento, como TD16.
La categoría de proyecto del tipo de transacción Tasa sólo puede utilizarse para los derechos de timbre incluidos en la factura. La categoría de proyecto del tipo de transacción Gasto puede utilizarse tanto para los derechos de timbre incluidos en una factura de cliente como para los derechos de timbre no incluidos. En ambos casos, se utiliza el tipo de propiedad de documento Bollo.
