Cuantos años se guardan las facturas
Cuánto tiempo conservar los registros de cuentas por cobrar
Es una buena idea conservar todos los documentos de la empresa: recibos, extractos, registros de nóminas y facturas. Conservar las facturas, en particular, puede ayudarte a equilibrar tu presupuesto y a gestionar tus cuentas por pagar y por cobrar, ya que te da una idea clara de cuánto has facturado. Estos consejos pueden ayudarte a gestionar mejor tus registros para que no te sientas abrumado por el exceso de papeleo archivado.
No sólo es una buena idea llevar registros sólidos: Hacienda también te lo exige como propietario de una empresa. La regla general es conservar las facturas durante al menos tres años. Lo mismo ocurre con la mayoría de los documentos justificativos, incluidos los recibos, extractos bancarios, registros de nóminas y cualquier otra documentación relacionada con los ingresos, deducciones o créditos en su declaración de la renta.
La carga de la prueba recae sobre usted, como empresario, que debe respaldar con documentación cada uno de los elementos que declara en su declaración de la renta. Si no está seguro de si debe conservar un determinado documento, peca siempre de precavido y consérvelo.
Cuántos años de registros contables hay que conservar
Aunque las organizaciones no quieren ahogarse en archivos, deshacerse de ellos demasiado rápido puede poner a la empresa en una situación incómoda. Sin la documentación adecuada, podría tener problemas de planificación de la sucesión. Cuando llegue la temporada de auditorías, no mantener los registros adecuados podría acarrear problemas con las autoridades fiscales. En recursos humanos, desechar la documentación de un nuevo empleado demasiado pronto también podría dar lugar a posibles disputas.
Por supuesto, saber que hay que conservar ciertos documentos es sólo una parte de la batalla. Muchas empresas no tienen muy claro cuánto tiempo deben conservarlos. La respuesta suele depender de dónde esté ubicada su empresa. Veamos las normativas de tres países diferentes.
El IRS establece que el tiempo que una empresa debe conservar un documento "depende de la acción, gasto o acontecimiento que el documento registre". Por lo general, debe conservar los documentos que justifiquen una partida de ingresos, deducción o crédito que figure en su declaración de la renta hasta que finalice el plazo de prescripción de dicha declaración."
Cómo llevar un registro de facturas en Excel
Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo deben guardarse los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad empresarial aburrida, pero importante, y si se toman decisiones equivocadas, se corre el riesgo de litigios, problemas en la planificación de la sucesión y la ira del fisco. Entender cuánto tiempo debe conservar los registros de su empresa le ayudará a evitar estos problemas. Tanto si se pregunta cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios como los recibos de nómina, la conservación de los registros empresariales es fundamental para el mantenimiento de sus registros financieros. Siga leyendo para conocer los periodos de conservación de sus documentos contables.
El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunas normas básicas de conservación de documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, existen muy pocas directrices sobre el tiempo que debe conservarse la documentación empresarial. La mayoría de abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.
¿Debo conservar copias impresas de las facturas?
El periodo de conservación de diez años comienza al cierre del año natural en el que se realizó el último registro en el libro de comercio o en el que se elaboró el inventario o en el que se aprobaron el balance de apertura y los estados financieros. El periodo de conservación de seis años comienza al cierre del año natural en el que se recibió o envió la carta comercial o empresarial.
El responsable del cumplimiento de las normas legales es el empresario individual o todos los socios en una OHG [Sociedad Colectiva], o los socios personalmente responsables en una KG [Sociedad Comanditaria]. En las sociedades de capital, el cumplimiento de estas normas corresponde a los órganos ejecutivos (consejero delegado o miembros del Consejo de Administración de la sociedad).
Los contribuyentes que pagan impuestos sobre los ingresos positivos (excedentes de ingresos) superiores a 500.000,00 euros por año natural deben conservar todos los registros y documentos sobre los ingresos y los gastos relacionados con los ingresos subyacentes a los excedentes de ingresos durante un período de seis años (art. 147a del Código Tributario). Los registros y documentos subyacentes al excedente de ingresos pueden ser, entre otros: extractos de cuenta, recibos de facturación de compra y venta de valores, contratos de alquiler, etc.
