Tiempo de lectura: 5 minutosAtrapadas en la continua espiral de proporcionar ofertas de calidad, mejorar los servicios existentes y captar nuevos clientes, las empresas suelen tratar la facturación como algo secundario, cuando merece más atención de la que recibe.
La facturación es fundamental para cualquier empresa. Equivocarse significa interrumpir el flujo de caja y el buen funcionamiento de la empresa. Sin embargo, más allá de servir como herramienta para cobrar, un mecanismo de facturación bien organizado puede reforzar la identidad de la marca, ganarse la confianza de los clientes e incluso garantizar un patrocinio recurrente a largo plazo.
Si un documento tan importante suele estar plagado de errores, la imagen de la empresa quedará mal e incluso los clientes deshonestos podrán eludir el pago. Por eso, para ayudar a las empresas a evitar este tipo de pesadillas, hemos elaborado una lista de los errores de facturación más comunes con sugerencias prácticas para evitarlos.
Olvidarse de enviar las facturas o retrasar la tarea crea contratiempos para sus pagos e incluso podría animar a los clientes a restar prioridad a su compromiso de pagarle. A menos que tenga un acuerdo financiero específico con sus clientes, como facturarles el día 1 o el 15 de cada mes, lo mejor es enviar las facturas en cuanto se realice el trabajo.
¿Cuánto tiempo hay que esperar para cobrar una factura?
En una empresa orientada a la prestación de servicios, la factura se genera una vez prestado el servicio. Sin embargo, las mejores prácticas serían que la empresa hiciera primero un seguimiento con el cliente, para asegurarse de que está satisfecho. Pongamos un ejemplo.
Larry's Lighting ha sido contratada no sólo para suministrar un nuevo sistema de iluminación para el restaurante Richard's, sino también para instalarlo. El técnico termina el pedido y se pone en contacto con Richard. Richard está encantado con el trabajo. El técnico vuelve a su oficina, consulta con su supervisor y éste informa al departamento de contabilidad de que su trabajo está terminado y que deben enviar una factura al restaurante de Richard. Esto es para que Larry's Lighting pueda cobrar.
Pero supongamos que el técnico no se ha puesto en contacto con Richard para conocer su opinión. Richard no está satisfecho con el trabajo y cuando recibe la factura se queja. Aquí se ha perdido algo de tiempo, ya que ahora debe intervenir la dirección. Tal vez se ofrezca un descuento, pero eso significa que la factura debe modificarse y volver a emitirse. Esto retrasa un mes el pago a Larry's Lighting.
¿Cuánto tiempo tiene una empresa para facturarle los servicios?
A partir del 1 de abril de 2023, ya no aceptamos cheques como forma de pago para las suscripciones pagadas por factura. El pago por cheque ya no está disponible como opción de pago, y las instrucciones de pago por cheque se han eliminado de las facturas. Todavía puede pagar su factura mediante transferencia bancaria. Consulte su factura para obtener información sobre el pago por transferencia bancaria. Si ya es cliente y paga actualmente con cheque, tiene hasta el 30 de septiembre de 2023 para cambiar al pago por transferencia bancaria y evitar posibles interrupciones del servicio.
Dependiendo de la frecuencia de facturación que haya elegido al suscribirse, recibirá una factura mensual o anual. El periodo de tiempo transcurrido desde la fecha de la última factura se denomina periodo de facturación y figura en la primera página de la factura. Este tiempo representa el intervalo de fechas durante el cual se acumulan los cargos de la factura actual. Si ha realizado algún cambio en su suscripción fuera de este intervalo de fechas, como añadir o eliminar licencias, los cargos asociados aparecerán en la factura del siguiente periodo de facturación.
Corregir una factura incorrecta
¿Quién puede emitir facturas rectificativas o de anulación? Sólo el prestador de servicios, la empresa o el comerciante que haya emitido la factura puede presentar rectificaciones o anulaciones de una factura. Las rectificaciones efectuadas por el destinatario de los bienes o servicios no están permitidas y no serán aceptadas por la Agencia Tributaria. ¿Qué validez tiene una factura rectificativa? En el caso de una inspección fiscal, o de una inspección especial del impuesto sobre las ventas, las facturas y los recibos son el centro de la investigación. Teniendo en cuenta la cantidad de facturas y recibos que puede acumular una empresa, es un gran logro para una empresa hacerlo sin errores. La realidad es que las empresas suelen cometer errores: por regla general, hay algunos pequeños y, ocasionalmente, algunos grandes. La Agencia Tributaria u otra autoridad investigadora puede pedirle que introduzca sus deducciones fiscales desde el principio como consecuencia de ello.
No obstante, si el cliente ya ha recibido la factura, debe emitir la corregida lo antes posible. También es una buena práctica informar al cliente de que le va a emitir una factura rectificativa. Si la factura aún no se ha pagado y no se ha cargado en cuenta, puede utilizar una corrección de facturación para corregir su error. Se trata de un documento que corrige la información que falta o es incorrecta y que se envía al cliente antes de que haya pagado la factura. Al emitir una corrección de facturación, debe asegurarse de que el documento se corresponde claramente con la factura emitida anteriormente. Para ello, asegúrese de incluir la siguiente información:
