Cuanto tiempo se tienen que guardar las facturas
¿Cuántos años hay que llevar la contabilidad?
Qué registros debe llevar el sujeto pasivo/intermediario? El contenido de los registros que debe llevar el sujeto pasivo se establece en el Reglamento 282/2011 del Consejo (artículo 63 quater). Se trata de información general, como el Estado miembro de consumo de la entrega o prestación, el tipo de entrega o prestación, la fecha de la entrega o prestación y el IVA devengado, pero también de información más específica, como los detalles de cualquier pago a cuenta y la información utilizada para determinar el lugar en el que el cliente está establecido, tiene su dirección permanente o reside habitualmente. ¿Durante cuánto tiempo deben conservarse? Estos registros deben conservarse durante 10 años a partir del final del año en que se realizó la operación, independientemente de que el sujeto pasivo haya dejado o no de utilizar el régimen. ¿Cómo pone el sujeto pasivo/intermediario estos registros a disposición de la autoridad fiscal? Estos registros deben ponerse sin demora a disposición del Estado miembro de identificación o de cualquier Estado miembro de consumo por vía electrónica, previa solicitud. Para obtener los registros que obran en poder de un sujeto pasivo o de un intermediario, el Estado miembro de consumo debe, en primer lugar, presentar una solicitud al Estado miembro de identificación. El operador puede utilizar el fichero estándar de auditoría del OSS (SAF-OSS), que le garantiza que el fichero que contiene sus registros será aceptado por todos los Estados miembros: SAF-OSS
Qué registros deben conservarse durante 7 años
Lo que sigue es una guía relativa a esa responsabilidad. No todos los registros o situaciones comerciales pueden cubrirse en este espacio limitado. Los casinos, mayoristas de cerveza o tabaco, distribuidores de petróleo y otras industrias especializadas deben revisar los requisitos específicos de registro en las Normas y Reglamentos.
Un contribuyente que crea registros electrónicos en el curso ordinario de su negocio debe mantener esos registros y ponerlos a disposición para su revisión a petición del Comisionado. En el momento de una inspección, el registro electrónico debe poder recuperarse y convertirse a un formato de registro estándar. El contribuyente puede facilitar el acceso a los registros electrónicos:
Los registros electrónicos utilizados para establecer el cumplimiento de las obligaciones fiscales deben contener suficiente detalle de las transacciones como para permitir una clara identificación y recuperación de los documentos y registros subyacentes a dichas transacciones.
En el momento de la revisión por parte del DOR, el contribuyente debe proporcionar una descripción del proceso que creó los registros electrónicos. Dicha descripción incluye la relación entre los registros y los documentos fiscales preparados por el contribuyente y las medidas empleadas para garantizar la integridad de los registros. El contribuyente debe poder demostrar:
¿Cuánto tiempo debe conservar una empresa las facturas de sus clientes?
Para la mayoría de las organizaciones, los registros financieros constituyen la mayor parte de sus archivos y documentos. Estos registros deben mantenerse seguros, pero también accesibles, para que los responsables de la toma de decisiones puedan acceder rápidamente a los datos que necesitan. En resumen, una gestión adecuada de los registros es esencial.
Los "documentos financieros" son una categoría amplia que contiene muchos tipos de documentos, cada uno con su normativa correspondiente. Estas son algunas de las principales categorías que su empresa británica debe tener en cuenta a la hora de decidir cuánto tiempo debe conservar los distintos tipos de documentos:
Facturas, recibos, nóminas de empleados, compras, gastos, registros de IVA, declaraciones de impuestos y cualquier documento justificativo son todos ellos registros contables. Deben conservarse al menos tres años. Las empresas públicas deben almacenar estos documentos durante al menos seis años, aunque sugerimos que incluso las empresas privadas adopten este periodo de conservación ampliado.
Tanto si se almacenan en papel como en formato digital, están sujetos a la Ley de Sociedades de 2006 y a la Ley del IVA de 1994, y deben conservarse en el domicilio social o en otro lugar aprobado por los directores de la empresa. Otros lugares de almacenamiento adecuados son una empresa de contabilidad, una oficina satélite o una instalación de gestión de registros. Estos documentos deben ser accesibles a los directivos de la empresa -y a cualquier otra persona a la que concedan permiso- para su rápida inspección.
Cuánto tiempo conservar los registros de cuentas por cobrar
Dado que la carga de la prueba recae sobre usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como pueda.
Si está deduciendo comidas y entretenimiento, es aún más complicado. Puede que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de lo que hablaron (en realidad, Hacienda quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que usted necesita para mantener sus registros "el tiempo que sea necesario para demostrar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos." En general, esto significa que usted necesita para mantener sus registros de impuestos durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que ocurra más tarde).
Supongamos que presentó su declaración de la renta de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que guardar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.
