Cuando cambio a factura electronica
Avalara e facturación
Estamos empezando a ver un gran cambio en la forma de facturar en las empresas. Lo que solía ser un proceso muy manual y basado en papel se está automatizando y digitalizando con la introducción de la facturación electrónica.
¿Qué es la facturación electrónica? En pocas palabras, es el envío y recepción electrónicos de facturas en un formato de datos estructurado directamente entre aplicaciones informáticas. No se trata de enviar un PDF o un correo electrónico, la facturación electrónica es de software a software y está 100% automatizada. Comparando la facturación tradicional y la facturación electrónica, podemos ver lo eficiente que puede ser la facturación electrónica tanto para compradores como para vendedores en las siguientes áreas:
El proceso implica mucha manipulación manual y reintroducción de información, lo que provoca errores en los datos de las facturas, ralentiza el procesamiento y corre el riesgo de que las facturas se envíen a la persona o empresa equivocada. Además, la facturación tradicional requiere mucho tiempo y mano de obra, por lo que cuando el personal trabaja en varias tareas, el proceso puede ralentizarse aún más.
Todos estos elementos pueden crear enormes retrasos en los pagos y reducir el flujo de caja de los vendedores, lo que resulta especialmente problemático para las empresas más pequeñas. En general, se calcula que las facturas en papel tardan 23 días en tramitarse cuando el proceso se desarrolla sin problemas. Esta cifra puede dispararse hasta los 90 días cuando se producen errores.
Sistema de facturación electrónica
La facturación electrónica (también llamada e-factura o e-factura) es una forma de facturación electrónica. Los métodos de facturación electrónica son utilizados por los socios comerciales, como los clientes y sus proveedores, para presentar y controlar los documentos transaccionales entre sí y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos incluyen facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y recibos de pago.
La facturación electrónica incluye una serie de tecnologías y opciones de entrada diferentes y se utiliza como término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago[1].
La principal responsabilidad del departamento de cuentas por pagar es garantizar que todas las facturas pendientes de sus proveedores se aprueban, procesan y pagan. Del mismo modo, la principal responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar es garantizar que todas las facturas sean creadas, entregadas y posteriormente pagadas por sus proveedores. Procesar una factura incluye registrar los datos relevantes de la factura e introducirlos en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez realizada la alimentación, las facturas deben pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas[2].
Facturación electrónica europa
Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato electrónico normalizado especificado, que permite su tramitación automática y electrónica. No todas las facturas en formato electrónico son facturas electrónicas. Por ejemplo, un PDF o un documento escaneado no son facturas electrónicas, ya que no tienen un formato estructurado y normalizado.
En el modelo de control a posteriori, las facturas se intercambian directamente entre el vendedor y el comprador, y son revisadas por las autoridades fiscales tras su emisión. También puede darse el caso de que la factura electrónica se envíe y reciba a través de los proveedores de servicios, pero en cualquier caso, las autoridades fiscales sólo pueden ver una cantidad limitada de información, previa solicitud, y después de que se hayan emitido las facturas.
En el modelo de liquidación, el vendedor debe recibir la aprobación de la autoridad fiscal para emitir cada factura. A veces, una vez realizadas las distintas comprobaciones por parte de la autoridad fiscal, ésta puede añadir un número de factura único o una firma digital para demostrar la validez de la factura. En otros casos, la autoridad fiscal emite la factura final, después de haber recibido todos los datos de la transacción y realizado las comprobaciones correspondientes, que pueden hacerse sobre la estructura, el formato, la información del cliente, etc. Esto significa que las administraciones emiten la factura en nombre del proveedor. También significa que las autoridades fiscales disponen de toda la información de la factura antes de enviarla al cliente.
¿Por qué es atractiva la facturación electrónica?
A diferencia de una factura en papel o en un formato fijo como un archivo PDF, una factura electrónica presenta la información de la factura en un archivo de datos estructurado y legible por máquina. Las facturas emitidas en este formato pueden
Alcanzar un alto nivel de aceptación de la facturación electrónica fue un hito importante para conseguir que el proceso de contratación pública fuera automatizado y electrónico de principio a fin. Enviar y recibir facturas electrónicas a través de la red europea Peppol es la mejor manera de garantizar la tramitación automatizada. La administración federal alemana ya recibe facturas electrónicas por este método de transmisión. Pasarse a la facturación electrónica es, por tanto, una inversión que merece la pena en un proceso de contratación pública digitalizado y automatizado que sea transparente, rápido y seguro.
