Correo de envio de facturas
Docsend
La normativa postal de USPS exige que las facturas, extractos de facturación y otros documentos financieros se envíen en primera clase cuando contengan información específica para el destinatario. Pero las cartas y avisos que sólo contienen información genérica pueden enviarse como Correo Estándar con una reducción significativa de las tarifas postales.
Seleccione incluir un Sobre de Remesa en las opciones de paquete. Si no detectamos una Dirección de Remesa, le pediremos que la introduzca. La colocaremos en el lugar correcto de su factura para que se vea a través de la ventana del sobre nº 9. La recordaremos por usted para que cuando cargue su próximo archivo no tenga que teclearla.
En el reverso de su talón inferior imprimiremos sus direcciones de devolución, destinatario y remesa. Encima de la dirección de remesa incluimos el mensaje "Por favor, inserte esta dirección para que aparezca en la ventana del sobre de remesa".
Esto garantiza que todas las direcciones se alineen correctamente dentro de las ventanas de los sobres y que el destinatario le envíe el talón correcto. La factura completa se imprime por una cara y las direcciones de envío se imprimen también por la otra. Esta opción de volteo tiene un coste adicional de 0,03 $ por sobre para la impresión dúplex.
Zoho snail mail
Las facturas son una parte crucial del funcionamiento de una empresa y aprender a crear y enviar una factura de la manera correcta te ayudará a aumentar la eficiencia y a cobrar más rápidamente. Para empezar, tendrás que crear tu factura, con tu nombre e información de contacto, el nombre y la información de contacto de tu cliente, las fechas, el número de factura, los servicios prestados, el precio total y las condiciones de pago. Cuando esté lista, envíela por correo electrónico, correo postal o software de facturación y cobre por su trabajo.
Una vez que hayas completado un pedido, ya sea de un producto o de un servicio, es hora de crear una factura y enviarla lo antes posible. Por supuesto, hay algunos pasos entre ambos, desde si vas a utilizar o no un software de facturación y elegir cómo vas a enviar la factura hasta enviar recordatorios de pago o establecer pagos programados.
Otra decisión que hay que tomar es determinar cómo se van a enviar las facturas. Para algunas empresas la respuesta a esta pregunta es fácil, pero para otras no lo es tanto. De hecho, en algunos casos, es posible que desee utilizar una combinación de estos métodos para asegurarse de que su factura es recibida.
Modelo de carta para la presentación de facturas
La necesidad de servicios de impresión y envío de facturas afecta a muchos sectores. Estos envíos transaccionales de misión crítica son un canal para comunicarse y generar ingresos. Sin embargo, también representan un coste que puede afectar a su cuenta de resultados cuando lo hace internamente.
El objetivo es minimizar estos gastos y aumentar la eficacia y la calidad. También hay que cumplir la normativa y garantizar la precisión. Entonces, ¿qué necesita saber una empresa sobre impresión y envío de facturas para alcanzar estos objetivos? Hablemos de ello.
Lo primero que hay que tener en cuenta es si la impresión y el envío de facturas deben realizarse en la propia empresa o mediante subcontratación. Las plantas internas están 100% bajo su control, pero eso no significa que sean eficientes o rentables. Las plantas internas tienen muchos inconvenientes, que se hicieron aún más evidentes durante la pandemia.
Hay una serie de costes asociados a las plantas en el país que usted tiene poco poder para reducir. Su volumen disminuye a medida que los consumidores adoptan los extractos digitales. Tus costes de equipo, mano de obra y espacio no bajan. Ahora pagas más por pieza.
Enviar factura por correo
Las facturas electrónicas deben almacenarse en el formato en que se recibieron. Por ejemplo, si recibe una factura en formato PDF, deberá guardarla. Si recibe la factura como texto en un correo electrónico, debe almacenar el correo electrónico con el texto de la factura.
El almacenamiento de facturas electrónicas debe cumplir los principios de contabilidad ordenada (GOB), los principios de sistemas contables informáticos ordenados (GOBS) y los principios de acceso a los datos y verificabilidad de los documentos digitales (GDPdU).
El periodo de conservación es de diez años. Las facturas electrónicas deben conservarse en formato electrónico de forma que no puedan modificarse durante el periodo de conservación de diez años y puedan hacerse legibles en cualquier momento.
Si ha recibido una factura electrónica en un formato estructurado y legible por máquina, por ejemplo, como archivo EDI o ZUGFeRD XML, debe asegurarse de que las facturas también sigan siendo legibles por máquina durante el periodo de conservación de diez años. Si, por ejemplo, convierte un archivo EDI recibido en un archivo de imagen o PDF y luego destruye el archivo EDI, esto no está permitido desde el punto de vista de la legislación fiscal.
