Envío de facturas por correo electrónico online
Uno de los aspectos más críticos y difíciles de gestionar una empresa es el cobro de las deudas. Para superar este reto, es necesario enviar una factura por correo electrónico al cliente con toda la información necesaria.
Un correo electrónico de factura es un mensaje que se envía a los clientes con el documento de la factura y otra información necesaria. El correo electrónico también incluye otras notas para informar a su cliente de las medidas que ha tomado sobre la entrega de bienes o servicios y la factura.
Muchas empresas tienen problemas para cobrar a sus clientes, lo que se traduce en retrasos en la entrada de efectivo y en deudas incobrables. Según un estudio de PYMNTS, el 60% de las empresas sufren problemas de retraso en los pagos. Para minimizarlos, es crucial enviar a los clientes el correo electrónico de factura correcto. Pero, ¿cómo se redacta un correo electrónico de factura y qué se debe incluir en él? Averigüémoslo.
Tu cliente puede recibir cientos de correos electrónicos al día. Por eso, para que tu correo electrónico con factura llame su atención, debes mencionar todos los detalles importantes en el asunto del mensaje. Menciona el número de factura y la fecha de vencimiento en el asunto para que tu cliente pueda clasificar el correo electrónico como de alta prioridad o urgente.
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Nota del editor: Esta guía se basa en los consejos de nuestra guía sobre el correo electrónico transaccional, que cubre tanto el contenido como las mejores prácticas técnicas que se aplican a todos sus correos electrónicos transaccionales. Se trata de un excelente manual para el correo electrónico transaccional en general que le ayudará a sacar el máximo partido de esta guía.
Si tiene algún tipo de negocio en línea, es casi seguro que tendrá recibos y facturas por correo electrónico. Cualquier negocio saludable necesitará procesar pagos y enviar recibos por esos pagos. Aunque son omnipresentes, son correos electrónicos que a menudo se pasan por alto en términos de valor y experiencia del cliente. Un recibo o una factura bien diseñados pueden causar una gran impresión en sus clientes e incluso ayudar a generar ingresos adicionales.
Un último dato a añadir es un simple agradecimiento. En un punto de venta físico, puede interactuar directamente con los clientes. Una simple sonrisa y un «gracias» llegan muy lejos. ¿No lo cree? Es difícil transmitir emociones humanas por correo electrónico, pero hay otras formas de hacer que las transacciones sean más significativas y humanas. Dependiendo del tamaño y la cultura de su empresa, su enfoque puede variar, pero de una manera u otra, vale la pena decir gracias. Buffer hace un buen trabajo con esto al incluir una foto del equipo y una breve nota de agradecimiento. Incluso actualizan esta foto de vez en cuando para que esté al día.
Envío de facturas por correo electrónico del momento
Si eres propietario de una empresa, lo más probable es que siempre estés intentando encontrar nuevas formas de ahorrar dinero, ya que el objetivo de toda empresa es ganar (y ahorrar) lo máximo posible. Una forma de ahorrar dinero para su empresa es enviar las facturas por correo electrónico en lugar de a través del Servicio Postal de Estados Unidos. Muchas empresas están acostumbradas a enviar correo importante de la forma tradicional, pero cada vez son más las que se pasan a los métodos digitales de comunicación, y usted también debería hacerlo.
Enviar facturas por correo electrónico tiene muchas ventajas, además del ahorro de dinero que supone para su empresa. Una ventaja clara de pasar de las facturas convencionales al correo electrónico es que son mucho más rápidas. No hay que preocuparse de que una factura enviada por correo se pierda o se estropee. Con el correo electrónico, puede estar seguro de que llegará rápidamente y de forma segura. También puedes estar seguro de que la recibe la persona encargada de gestionar las facturas. Otra ventaja de enviar facturas por correo electrónico es que ahorras espacio, ya que no necesitas almacenar papel ni tener un fax o una impresora.
Carta para enviar con la factura
Ahora que ya estás en marcha es hora de que empieces a cobrar. Pero uno de los aspectos más complicados para muchas pequeñas empresas y autónomos es recibir y hacer un seguimiento de los pagos por sus servicios.
Una factura es un documento de una transacción con el importe adeudado y la fecha de vencimiento del pago. Enviar una factura por correo electrónico con el pago adeudado y la fecha de vencimiento a su cliente le garantizará el pago puntual.
Una factura es útil para la contabilidad, el control de inventario, y para evitar errores al presentar los impuestos de su negocio para que el IRS no viene alrededor y causar un montón de problemas. Son una herramienta inestimable y necesaria para casi todas las pequeñas empresas, y enviar un correo electrónico con una factura garantiza que te paguen a tiempo.
Si es la primera vez que envías una factura por correo electrónico a un cliente, es posible que no sepas cómo compartirla o comunicarte con él. Las siguientes plantillas de correos electrónicos con facturas pueden utilizarse en correos nuevos o en el hilo en el que te has comunicado con el cliente anteriormente para compartir la factura por los servicios prestados o los bienes vendidos.
