Consultar las facturas que recibas de tus proveedores
Proceso de facturación a clientes
Las empresas llevan mucho tiempo utilizando las facturas como medio de seguimiento y gestión de los pagos a clientes y proveedores. El auge del comercio digital ha creado nuevos retos, ya que todo el mundo espera recibir facturas electrónicas. Para hacer frente a estos retos, las empresas están recurriendo a soluciones de cuentas por pagar para automatizar sus flujos de trabajo de procesamiento de facturas.
El procesamiento de facturas es el proceso empresarial de gestionar las facturas desde su recepción hasta su pago. Normalmente lo realiza el departamento de cuentas a pagar y es un elemento clave del proceso de adquisición para el pago como paso final de cualquier adquisición.
El procesamiento de facturas es el acto de recibir, revisar, aprobar, pagar, registrar y almacenar facturas. El procesamiento de facturas comienza cuando se recibe una factura de un proveedor. Esa factura debe revisarse para garantizar que es exacta y completa y, si es necesario, debe cotejarse y compararse con las órdenes de compra y entrega. Luego hay que aprobarla para el pago. La aprobación del pago consiste en firmar la factura o autorizar un pago electrónico. Una vez aprobada la factura, se procesa a través del sistema contable y el proveedor recibe el pago electrónico. El proceso finaliza con el registro de la transacción en el libro mayor y el almacenamiento de la factura para auditorías.
Sistema de tratamiento de facturas
En el pasado, el proceso de gestión de facturas era lento. Sin embargo, a lo largo de los años, también ha adoptado algunos avances que lo han hecho rápido y eficaz. Sin embargo, muchas personas siguen confiando en lo que les enseñaron en el pasado.
En este artículo analizaremos en qué consiste la gestión de facturas. Comprobaremos cómo funciona y cómo ha cambiado drásticamente a lo largo de los años. Además, le explicaremos algunas de las mejores prácticas para el proceso de gestión de facturas.
Una vez que haya terminado de leer este artículo, tendrá un conocimiento profundo de lo que es la gestión de facturas. Podrá utilizar las mejores prácticas que le indicaremos para ejecutar eficazmente el proceso en su organización o profesión.
La gestión de facturas, también conocida como procesamiento de facturas, es un método utilizado por las empresas para realizar el seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores. Para simplificar, el proceso implica recibir la factura, validar su legitimidad, pagar al proveedor y registrar que se ha efectuado el pago.
Además de almacenar la factura, es crucial hacer una copia o versión digital de la misma por si la copia original se pierde o se borra accidentalmente. Además, las copias de las facturas pueden ayudar si los proveedores encuentran discrepancias o intentan solicitar un pago adicional.
Definición del tratamiento de facturas
El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.
Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.
Gracias a los avances tecnológicos, excusas como "el cheque está en el correo" ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.
El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.
Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.
Proceso de facturación
Podrás ver un desglose de tus diferentes proveedores y cuánto estás pagando. Cuando quieras reducir costes, consultar la información de las facturas de tus proveedores puede ser muy útil para saber adónde va tu dinero.
Si utilizas un programa de contabilidad, registrarás las facturas de un proveedor en la sección Facturas de proveedores o registrarás la transacción como una factura de proveedor. También debes cargar la factura en tu programa informático para mantener los registros correctos.
La forma de registrar el pago depende del tipo de contabilidad que utilice. Si utiliza el método de devengo (factura), la compra se registra en la fecha de la factura como una cuenta a pagar. Si utiliza el método de caja, el registro se guarda provisionalmente como factura de proveedor hasta que se registre el pago.
Un activo fijo es algo que ha adquirido para su empresa, que tiene una vida útil a largo plazo en su empresa y que se utilizará durante al menos 3 años. La forma de registrar los activos fijos en su contabilidad depende de cómo decida repartir el coste a lo largo de la vida útil del activo.
