Consecuencias de no saber facturar
¿Qué es una factura?
Tiempo de lectura: 5 minutosAtrapadas en la continua espiral de proporcionar ofertas de calidad, mejorar los servicios existentes y captar nuevos clientes, las empresas suelen tratar la facturación como algo secundario cuando merece más atención de la que recibe.
La facturación es fundamental para cualquier empresa. Equivocarse significa interrumpir el flujo de caja y el buen funcionamiento de la empresa. Sin embargo, más allá de servir como herramienta para cobrar, un mecanismo de facturación bien organizado puede reforzar la identidad de la marca, ganarse la confianza de los clientes e incluso garantizar un patrocinio recurrente a largo plazo.
Si un documento tan importante está a menudo plagado de errores, la imagen de su empresa no se verá bien e incluso los clientes deshonestos podrán eludir el pago. Para ayudar a las empresas a evitar estas pesadillas de facturación, hemos elaborado una lista de los errores de facturación más comunes con sugerencias prácticas para evitarlos.
Olvidarse de enviar las facturas o retrasar la tarea crea contratiempos para sus pagos e incluso podría animar a los clientes a restar prioridad a su compromiso de pagarle. A menos que tenga un acuerdo financiero específico con sus clientes, como facturarles el día 1 o el 15 de cada mes, lo mejor es enviar las facturas en cuanto se realice el trabajo.
Proceso de facturación
Como todas las grandes historias de miedo, ésta se basa en hechos reales. Atención: esta historia no es para los débiles de corazón. Al final, la idea del fraude en las facturas le atormentará de verdad (si es que no le está atormentando ya). La buena noticia es que hay formas de asegurarse de no acabar en una pesadilla real de fraude de facturas.
Es un hermoso día de otoño, 31 de octubre para ser exactos, y usted sigue con su rutina. Intentas aprobar facturas y mantener tus archivos organizados cuando te encuentras con algo que parece un poco extraño.
Te llega una factura de una empresa que reconoces, enviada desde una dirección de correo electrónico que te resulta familiar, de alguien con quien trabajas habitualmente. Lo que te llama la atención es lo siguiente: el importe es significativamente superior al habitual y estás bastante seguro de que ya la has pagado.
Te lo piensas un rato y empiezas a buscar en tus archivos pruebas que respalden tus sospechas. Al final, te das cuenta de que ya has pagado a la empresa. Pero era una sucursal distinta y una factura diferente. Esta factura es para la oficina de Nueva York, y esa sucursal utiliza información de pago diferente. Pensando que eso lo explica todo -que se trata de otro pago que aún no se ha efectuado-, apruebas la factura, la archivas y sigues con tu día sin pensar en nada más.
Cómo corregir una factura incorrecta
El cotejo de facturas es una de las actividades clave del departamento de cuentas por pagar de una empresa. Es una tarea que puede ser compleja, llevar mucho tiempo y consumir muchos recursos. Sin embargo, si se hace bien y se aprovechan las herramientas modernas de automatización, el cotejo de facturas puede ahorrar tiempo a su equipo de cuentas a pagar al permitir el procesamiento de facturas sin intervención a través de sólidas soluciones de automatización de cuentas a pagar.
El cotejo de facturas es el proceso de comparar la información de la factura con los documentos justificativos, como la orden de compra, la entrada de mercancías y el contrato. El proceso de cotejo de facturas tiene como objetivo garantizar la exactitud de los pagos a proveedores y la correcta contabilización de los costes; también permite el cumplimiento de los contratos de compra y la fácil detección de facturas potencialmente fraudulentas.
El cotejo de facturas se utiliza cuando una factura de proveedor va precedida de un pedido de compra (PO) de la organización compradora. Esto significa que el comprador ha creado una solicitud de compra en la que se indican los bienes o servicios necesarios, la cantidad, el proveedor y el precio contratado. Una vez aprobada la solicitud de compra, se genera una orden de compra y se envía al proveedor. Tras la entrega de los bienes o servicios, el comprador suele tener que registrar una entrada de mercancías en el sistema ERP o de aprovisionamiento. Dado que la aprobación del coste se obtiene en la fase de solicitud de compra, la factura no necesita otra ronda de aprobación siempre que los detalles de la factura coincidan con la orden de compra y la entrada de mercancías.
Facturas vencidas
El defraudador puede hacerse pasar por el auténtico proveedor de su empresa, o incluso por un miembro de su propia empresa. Los fondos suelen transferirse rápidamente, por lo que recuperar el dinero de cuentas fraudulentas puede resultar extremadamente difícil.
Los defraudadores de facturas suelen conocer las relaciones entre las empresas y sus proveedores, y sabrán los detalles de los vencimientos de los pagos regulares. Es posible que el fraude sólo se descubra cuando el proveedor legítimo haga un seguimiento de los impagos.
Las cartas y correos electrónicos fraudulentos que se envían a las empresas suelen estar bien redactados, por lo que el fraude es difícil de detectar si no se aplican procesos y controles operativos sólidos. Las direcciones de correo electrónico también son fáciles de falsificar o, en el caso de ordenadores infectados con malware, los delincuentes pueden acceder a direcciones de correo electrónico auténticas.
Perfecto, estupendo. Ha sido un poco complicado cambiarlo, hemos tenido algunos problemas iniciales. Me pregunto si te importaría pagar la factura justo ahora para que pueda comprobar que llega por este lado. Tessa sale hoy y me pidió que lo arreglara antes de volver, así que si no lo hacemos, tendré problemas.
