Conciliacion de facturas vs complemento de pago
Cómo cotejar las órdenes de compra con las facturas
Saber qué es la gestión de facturas y hacerlo correctamente no sólo animará a los clientes a pagar a tiempo, sino que también ayudará a aliviar el estrés de la contabilidad y el registro de los datos de las facturas. Una vez que reciba los pagos de las facturas, ya estará permitiendo que su empresa se beneficie de un flujo de caja regular y de unas pistas de auditoría eficientes.
Una gestión de facturas adecuada prevendrá errores humanos, evitará la lenta introducción de datos, acelerará el proceso de facturación y cobro y allanará los flujos de trabajo que puedan obstaculizar el proceso de cobro de la empresa.
La gestión de facturas es una función esencial en toda empresa que implique el procesamiento y la gestión de facturas de proveedores. Por lo tanto, está relacionada con el intercambio de productos o servicios que realiza la empresa.
Con ello, la gestión de facturas puede ser capaz de realizar un seguimiento del flujo de caja de una empresa. Esto es esencial, especialmente para las pequeñas empresas. Las empresas deben ser capaces de hacer un seguimiento de sus gastos, sobre todo los de las facturas en papel, para gestionar bien sus activos y que les sirvan para tomar decisiones futuras que impliquen dinero.
Significado de la conciliación de gastos
Cuando una empresa recibe una factura de un proveedor, no hay necesidad de seguir un engorroso proceso de aprobación de pagos, sino que se genera una tarjeta virtual contra esa factura por un monto específico dentro de Concur Invoice, y los detalles de pago preautorizados se proporcionan de manera segura al proveedor para su procesamiento. El pago virtual se concilia automáticamente con la factura, reduciendo el trabajo manual de los equipos financieros.
Una vez que el emisor haya completado la configuración de la cuenta de tarjeta virtual, cargará estos datos de forma segura en Conferma Pay. Conferma Pay se encarga de la configuración, el control de calidad y las pruebas de la cuenta de tarjeta virtual.
Conferma Pay vincula la cuenta recibida de su emisor. Notificamos a su Emisor que la creación de la cuenta de tarjeta virtual se ha completado y está lista para su uso. Se le proporciona acceso a las herramientas Conferma Pay aplicables: Conferma Pay Online, Conferma Pay Snap.
Confirme con su emisor que desea añadir el pago virtual Conferma Pay a su acuerdo existente de Concur Invoice. El emisor indicará a Conferma Pay que active su cuenta para Concur Invoice.
Software de cotejo de facturas
Las palabras "factura" y "recibo" suelen utilizarse indistintamente, pero tienen significados diferentes para compradores y vendedores. Por lo general, las empresas emiten facturas a sus clientes por los bienes y servicios prestados, que éstos consideran una factura (cuentas a pagar). Sin embargo, las empresas pueden emitir tanto facturas como recibos a sus clientes. Las facturas suelen registrar compras recurrentes basadas en servicios, mientras que las facturas se emiten por compras únicas.
Normalmente, una empresa envía una factura a un cliente después de entregarle un producto o servicio. Sin embargo, en función de los términos del acuerdo entre ambas partes, una factura puede emitirse después de un determinado hito o periodo de tiempo del proyecto (por ejemplo, una vez cada dos semanas para un proyecto a largo plazo). La factura indica al comprador o cliente cuánto debe y establece las condiciones de pago de la transacción, lo que ayuda a garantizar que las empresas reciban el pago correcto en su totalidad y a tiempo.
Dependiendo de la naturaleza del proyecto y de su acuerdo con el cliente, puede optar por cobrar el 50% del pago total por adelantado o cobrar pagos parciales a lo largo del tiempo para cubrir el coste del proyecto.
Discrepancias entre pedidos y facturas
La conciliación de pagos es un proceso financiero mediante el cual una empresa coteja sus registros de pagos internos adeudados con los extractos bancarios, las tarjetas de crédito u otras transacciones de instituciones financieras. El proceso suele realizarse manualmente para cada transacción por separado en cada uno de los entornos del banco. Para las empresas con un número creciente de pagos, especialmente cuando trabajan con varios bancos, puede resultar extremadamente lento y propenso a errores gestionar la conciliación de pagos manualmente, banco por banco. Como resultado, las empresas a menudo empiezan a considerar la adopción de un software de conciliación de pagos para automatizar el proceso de conciliación.
El software de conciliación de pagos tiene muchas ventajas que afectan principalmente a la eficacia de su equipo. Al trabajar con nuestros clientes, hemos descubierto que suelen obtener cinco ventajas principales al utilizar una solución de conciliación de pagos automatizada:
Con el software de conciliación de pagos, puede obtener todos los registros de pagos de diferentes bancos u otras fuentes en un solo sistema. De este modo, es posible cotejar los pagos con los extractos bancarios de forma centralizada, sin necesidad de acceder a los servicios de cada banco. Esto es posible gracias a la creación de conexiones bancarias con todos los bancos, de modo que el sistema pueda cotejar los elementos con los extractos bancarios que se recuperan a través de las conexiones. Al centralizar todo en un solo lugar, también se puede empezar a hacer un seguimiento de todos los flujos de caja relacionados, que luego están disponibles para su análisis.
