Conceptos de compra en la facturas
Entrada de facturas de compra
La facturación de artículos a clientes le permite comprar artículos y suministros para un pedido o proyecto y, a continuación, facturar el coste al cliente. Por ejemplo, un cerrajero puede facturar a un cliente una caja fuerte especial que haya instalado.
En cuentas sin OneWorld, puede facturar costes a clientes utilizando artículos creados antes de activar la función Impuestos avanzados. Si habilita Impuestos Avanzados después de crear un artículo, debe asignar un programa de impuestos al artículo para facturar a un cliente.
Puede activar la preferencia Artículos facturables por defecto. Esta preferencia le permite marcar la casilla Facturable por defecto al comprar artículos. Después de seleccionar un cliente en una línea de artículo de una transacción de compra, la casilla Facturable se marca automáticamente.
La preferencia Artículos facturables por defecto se activa en Configuración > Contabilidad > Preferencias > Preferencias de Contabilidad > Tiempo y Gastos. Esta preferencia depende de la función Facturar costes a clientes.
Ejemplo de factura de compra
Se crea una factura de compra o un pedido de compra para registrar el coste de las compras y realizar un seguimiento de las cuentas a pagar. Si necesita controlar un inventario, las facturas de compra y los pedidos de compra también se utilizan para actualizar dinámicamente los niveles de inventario, de modo que pueda minimizar sus costes de inventario y ofrecer un mejor servicio al cliente. Los costes de compra, incluidos los gastos de servicio, y los valores de inventario resultantes de la contabilización de facturas o pedidos de compra contribuyen a las cifras de beneficios y otros KPI financieros de su Centro de funciones.
Además de comprar artículos físicos (tipo de artículo de inventario), que afectan a la valoración del inventario, puede comprar servicios representados por unidades de tiempo. Puede hacerlo con el tipo de posición Servicio o con el tipo de línea Recurso.
Cuando se reciben los artículos de inventario o cuando se completa el servicio adquirido, se contabiliza la factura de compra o el pedido para actualizar el inventario y los registros financieros y para activar el pago al proveedor de acuerdo con las condiciones de pago. Para obtener más información, consulte Contabilización de compras y realización de pagos.
Factura de compra frente a factura de venta
La creación de una orden de compra es el primer paso en una transacción comercial, la emite el comprador y autoriza al vendedor a suministrar un producto o servicio a un precio determinado. La factura es un recibo que emite el vendedor cuando se ha entregado el producto o se ha prestado el servicio.
El vendedor (o proveedor) emite una factura cuando se han cumplido las condiciones estipuladas en la orden de compra. Una factura incluye el precio acordado previamente que el comprador debe pagar ahora que el pedido se ha completado. También puede detallar las opciones de cómo desea el vendedor que se le pague (cheque, pagos electrónicos u otros).
Una factura debe incluir el número de pedido original como referencia. Esto mostrará al departamento de contabilidad del cliente que esta transacción ya estaba presupuestada y aprobada con anterioridad. Esto podría acelerar el pago para el vendedor.
El número de pedido es un número único que figura en el formulario de pedido. Sólo se utiliza una vez, para distinguir un pedido de todos los demás. La mayoría de los programas de contabilidad generan automáticamente este número cuando se prepara una nueva factura. Tanto el cliente como el vendedor hacen referencia a este número durante todo el proceso de la transacción de compra, y el vendedor lo utiliza posteriormente cuando llega el momento de enviar una factura.
Factura de compra frente a pedido de compra
para controlar si la cuenta de compensación EM/RF está completamente compensada cuando se contabilizan facturas parciales para pedidos de servicio sin verificación de facturas basada en el servicio. El sistema propone este indicador como seleccionado a nivel de posición cuando se introduce una factura.
El indicador controla la reducción del comprometido de pedido cuando se contabilizan facturas contra pedidos de servicio sin verificación de facturas basada en servicios. El sistema no propone este indicador como seleccionado.
Se introduce una factura parcial para una orden de servicio externo. No se esperan más facturas, por lo que se desmarca el indicador para la compensación EM/RF. Al contabilizar la factura parcial, la cuenta de compensación EM/RF se compensa con el importe parcial.
Si contabiliza otra factura, en este caso la última, debe dejar seleccionado el indicador de compensación EM/RF, ya que el sistema lo propone. Esto significa que la cuenta de compensación EM/RF se compensará completamente.
