Concepto de revision de documentos y pago de facturas
Recibo de factura
En el ejercicio de la actividad empresarial, es frecuente que alguna factura del Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST) se haya emitido por error, o que algunas facturas requieran modificaciones. En estos casos, es necesario rectificar las facturas y notificarlas en las declaraciones mensuales. Este proceso se denomina rectificación de facturas.
La rectificación de facturas fiscales puede producirse de varias maneras, y puede dar lugar a una factura revisada o a una factura suplementaria. Por ejemplo, puede haber una revisión al alza o a la baja de los precios de los bienes o servicios o una modificación del tipo del impuesto sobre bienes y servicios. Una revisión a la baja puede hacerse mediante una nota de abono, mientras que una revisión al alza puede hacerse con una factura suplementaria o una nota de cargo. Sin embargo, cuando una persona registrada tiene que emitir una factura por los suministros realizados antes de obtener el registro, se denomina "factura revisada".
Con el GST, todos los sujetos pasivos comerciantes tendrán que solicitar el registro provisional y realizar todos los trámites para obtener un certificado de registro permanente. Tras obtener el certificado de registro en el GST, el sujeto pasivo tendrá que emitir facturas revisadas por todas las facturas emitidas entre el periodo del-.
Formato de la oferta de pago
Una factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador en relación con una transacción de venta y en el que se indican los productos, las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor ha suministrado al comprador.
Las condiciones de pago suelen figurar en la factura. En ellas se puede especificar que el comprador tiene un número máximo de días para pagar y a veces se le ofrece un descuento si paga antes de la fecha de vencimiento. El comprador podría haber pagado ya los productos o servicios que figuran en la factura. Para evitar confusiones y las consiguientes comunicaciones innecesarias del comprador al vendedor, algunos vendedores indican claramente en letras grandes y mayúsculas en una factura si ya ha sido pagada.
Desde el punto de vista del vendedor, una factura es una factura de venta. Desde el punto de vista del comprador, una factura es una factura de compra. El documento indica el comprador y el vendedor, pero el término factura indica que se debe o se adeuda dinero.
En los países en los que la transferencia bancaria es el método preferido para saldar deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y, por lo general, un código de referencia que se transmitirá junto con la transacción para identificar al pagador.
Recepción del significado del presupuesto
Un tipo de validación de cotejo de facturas es el cotejo de totales de facturas. Para especificar que el sistema debe realizar la conciliación de totales de factura, en la página Parámetros de cuentas a pagar, en la pestaña Validación de facturas, establezca la opción Conciliar totales de factura en Sí.
Puede utilizar la comparación de totales de facturas para garantizar que los importes totales de las facturas no se desvíen de los importes esperados más allá de una desviación aceptable. Se comparan seis totales en la página Detalles de la comparación de totales de factura. Si alguno de los totales se desvía del total de pedido correspondiente previsto, se marca una discrepancia de correspondencia.
Para revisar la factura que tiene las discrepancias de coincidencia de totales, en el área de trabajo Entrada de facturas de proveedor, haga clic en el mosaico Facturas pendientes. A continuación, en el Panel de acciones, en la pestaña Revisar, haga clic en Detalles coincidentes. Si se han detectado discrepancias de coincidencia, aparecerán iconos de advertencia junto al importe de la factura. Puede ver más detalles sobre los totales consultando los detalles de coincidencia de los totales de las facturas.
Después de identificar una discrepancia, es posible que tenga que ponerse en contacto con el proveedor si cree que la información de la factura es incorrecta. Dependiendo del acuerdo resultante con el proveedor, puede tomar una de estas acciones:
Modelo de factura de oferta
El cotejo a tres bandas es una técnica de verificación de pagos que permite asegurarse de que una factura de un proveedor es válida. Cuando el departamento de cuentas a pagar recibe una factura de un proveedor, coteja la siguiente información:Así, el concepto de "cotejo a tres bandas" se refiere al cotejo de tres documentos -la factura, la orden de compra y el informe de recepción- para garantizar que debe efectuarse un pago. Este procedimiento se utiliza para garantizar que sólo se reembolsan las compras autorizadas, evitando así pérdidas por fraude o descuido.Si este cotejo a tres bandas revela que la factura del proveedor está en regla, entonces el personal de cuentas por pagar tramita la factura para su pago. Si no es así, el personal se pone en contacto con el proveedor para informarle de los problemas detectados, lo que puede dar lugar a la emisión de una factura revisada o quizás de un abono por parte del proveedor.
Desventajas de la correspondencia a tres bandasEl concepto de correspondencia a tres bandas tiene sus problemas. Requiere mucho trabajo y puede ser difícil reunir la información necesaria, lo que puede provocar retrasos en los pagos mientras el personal de contabilidad busca la información que falta. Los retrasos pueden molestar a los proveedores e impedir que la empresa se beneficie de descuentos por pronto pago. Se puede aumentar la eficacia de la correspondencia a tres bandas excluyendo las facturas periódicas y de bajo importe del requisito de correspondencia. Otra medida de eficiencia consiste en permitir que el personal de cuentas por pagar apruebe las facturas si los precios y las unidades que figuran en la factura del proveedor están dentro de un pequeño porcentaje de los importes designados en la orden de compra.Cotejo tripartito automatizadoTambién existen soluciones automatizadas de cotejo tripartito que requieren el uso de sistemas de planificación de recursos empresariales totalmente integrados, pero incluso estas soluciones eliminarán algunas transacciones para las que la solución automatizada falla, lo que requiere la investigación manual de las discrepancias. Estos sistemas automatizados son tan caros que no son una solución viable para las pequeñas empresas.
