Cobro de factura a clientes definicion
Introducción al ciclo de adquisición y pago | Examen CPA
Las cuentas por cobrar representan el dinero que las entidades deben a la empresa por la venta de productos o servicios a crédito. En la mayoría de las entidades empresariales, las cuentas por cobrar se ejecutan normalmente generando una factura y enviándola por correo o electrónicamente al cliente, quien, a su vez, debe pagarla dentro de un plazo establecido, denominado condiciones de crédito[cita requerida] o condiciones de pago.
Los equipos de cobros y caja forman parte del departamento de cuentas por cobrar. Mientras que el departamento de cobros busca al deudor, el equipo de caja aplica el dinero recibido. El objetivo de las empresas es cobrar todas las facturas pendientes antes de que venzan. Para lograr un menor DSO y un mejor capital circulante, las organizaciones necesitan una estrategia de cobro proactiva que se centre en cada cuenta.
Un ejemplo de plazo de pago habitual es el de 30 días netos, que significa que el pago vence al cabo de 30 días desde la fecha de la factura. El deudor es libre de pagar antes de la fecha de vencimiento; las empresas pueden ofrecer un descuento por pronto pago. Otras condiciones de pago habituales son 45 neto, 60 neto y 30 días a final de mes. El acreedor puede cobrar recargos o intereses de demora si el importe no se abona en la fecha de vencimiento.
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Después de generar una factura y enviarla al cliente, lo ideal es que todos los clientes reciban sus facturas y paguen rápidamente. Sin embargo, puede haber algunos clientes que no paguen sus facturas y puede haber un retraso inaceptable en el pago de la factura y, por lo tanto, los proveedores de servicios deben tomar las medidas necesarias para remediar la situación y cobrar el saldo pendiente de pago (llamado cuenta por cobrar, abreviado como A/R).
El cobro es el proceso de perseguir los créditos vencidos en la cuenta del cliente. Suele implicar el envío de notificaciones al cliente y la adopción de las medidas oportunas en caso de impago tras la fecha de vencimiento.
Los sistemas de facturación admiten la reclamación (persecución de cobros) tanto a nivel de factura, donde los cobros se persiguen factura por factura, como a nivel de cuenta, donde todos los importes vencidos de una cuenta, a través de varias facturas, pueden gestionarse mediante una única acción de reclamación.
Tras el envío de varias reclamaciones en distintas fases, suelen programarse otras acciones. Por ejemplo, se puede especificar que un representante del servicio de atención al cliente (CSR) llame por teléfono al cliente para preguntarle por qué no ha pagado.
Factoring de deudores | Definición | Tipos
La mayoría de las empresas se ven en la necesidad de gestionar los cobros. Los clientes pueden retrasarse en el pago por diversas razones: no han recibido la factura, no disponen de fondos para pagar, se han olvidado de la factura, están impugnando los cargos, etc.
Para gestionar los casos en los que el pago se retrasa y no hay un caso de disputa activo abierto, las empresas necesitan un proceso y un recurso para gestionar el proceso. Cuanto más claramente definido y comunicado esté el proceso de cobro, más posibilidades tendrá la empresa de cobrar la deuda y mayor será el grado de satisfacción de sus clientes.
La gestión de cobros es un proceso caro y laborioso. Es una inversión necesaria porque la tesorería de la empresa está en juego, y cuanto antes se cobre la deuda vencida, más saneada estará la empresa. Un proceso de cobros estructurado y diligente puede marcar la diferencia entre una empresa próspera y una moribunda si se tienen en cuenta los datos:
Aunque suele ser el último recurso, las empresas recurren a las agencias de cobro para reclamar sus deudas. Los cobradores sólo cobran cuando recuperan una deuda pendiente y, cuando lo hacen, es a un coste que oscila entre el 25% y el 45% del importe total adeudado.
TB1100-05-23 SAP Business One 9.3: Cartas de reclamación
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
