Cuando se produce una transacción contable, puede registrarse en los libros de una organización de varias maneras. A continuación se comentan los métodos más comunes. Todos estos métodos de registro crean entradas en el libro mayor, o bien en un libro auxiliar que luego se transfiere al libro mayor. A partir de ahí, las transacciones se agregan a los estados financieros.AsientosEl método más básico utilizado para registrar una transacción es el asiento contable, en el que el contable introduce manualmente los números de cuenta y los cargos y abonos de cada transacción individual. Este método requiere mucho tiempo y está sujeto a errores, por lo que suele reservarse para ajustes y asientos especiales. En las secciones siguientes, se describen los métodos más automatizados utilizados en los programas de contabilidad para registrar las transacciones contables más comunes.Recepción de facturas de proveedoresCuando se recibe una factura de un proveedor, el contable la registra en el módulo de cuentas a pagar del programa de contabilidad. El módulo crea automáticamente un asiento que carga la cuenta de gastos o activos correspondiente y abona la cuenta de pasivos de cuentas a pagar.
¿Qué contiene una factura?
Cada vez que se compran y venden bienes y servicios, se crea una factura. Es el primer paso en el proceso de pago. Antes, los pagos se hacían generalmente en efectivo y la contabilidad se llevaba a mano. Ahora que estamos en la era digital, disponemos de sistemas de pago electrónicos, pagos con tarjeta y transferencias electrónicas. La intervención manual, que suele tener un coste mucho mayor, se ha eliminado en gran medida en todo el proceso de pago. Excepto en lo que respecta a la facturación y la contabilidad final.
Muchas empresas siguen imprimiendo y enviando facturas en papel y algunas siguen llevando la contabilidad manualmente. Sin embargo, es posible automatizar y eliminar la intervención manual también en estas partes del proceso de pago. Algunas empresas ya lo están haciendo, pero todavía hay muchas que se están perdiendo todas las ventajas que puede aportar un proceso de pago totalmente digital. Este artículo analiza la facturación electrónica, estudia cuáles son exactamente sus ventajas y explica qué está haciendo la UE para fomentar su uso en Europa.
Detalles de la factura
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
¿Qué es una factura?
Cuentas a Pagar tramitará su factura en un plazo de 10 días hábiles desde su recepción en nuestra oficina. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el pago no puede emitirse hasta que el comprobante sea aprobado por el departamento del campus que realizó la compra. Si los plazos de pago han vencido y parece que hay un retraso en el pago, póngase en contacto directamente con el departamento del campus.
Nuestro método de pago preferido es a través de US Bank's Payment Plus. Esta opción de pago electrónico permite la entrega segura de los pagos y ofrece la ventaja clave de que el pago se emite en un plazo de 2 días laborables a partir de la aprobación de la factura, independientemente de las condiciones de pago del perfil del proveedor. Originalmente diseñado para proveedores que aceptan tarjetas de crédito, este programa también es una opción para los proveedores que no están configurados como comerciantes de tarjetas de crédito.
La mayoría de los departamentos del campus tienen acceso a una tarjeta de crédito de compras que puede utilizarse para adquirir bienes dentro de ciertos límites de dólares y tipos de gastos. Para más información, consulte los siguientes recursos:
La transferencia electrónica de fondos (TEF) es un método de pago seguro y cómodo preferido por los proveedores que tienen una cuenta bancaria en Estados Unidos. Con EFT, el pago se deposita en su cuenta bancaria, normalmente en un plazo de 2 días laborables tras la emisión del pago. El formulario de actualización de la información del proveedor nacional incluye la autorización EFT. Para cada pago EFT emitido, le enviaremos por correo electrónico un aviso de remesa EFT con los detalles del pago.
