Carta de desglose de factura

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de factura

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En este artículo, le explicaremos qué incluye una carta o documento de extracto de cuenta, cuándo debe enviarla y cómo formatearla correctamente, así como una plantilla útil que puede utilizar. También incluiremos un ejemplo de extracto de cuenta que podrá utilizar siempre que lo desee en su empresa para las transacciones financieras.

Un extracto de cuenta, también denominado extracto de cliente, es similar a un extracto bancario, salvo que el documento resume los bienes o servicios que ha recibido un cliente y sus cargos asociados.

Un extracto de cuenta suele incluir el nombre y el número de cuenta del cliente, una lista de transacciones con fechas, una referencia a las facturas u órdenes de compra originales y el saldo actual. Cuando el documento sólo especifica los importes vencidos, suele denominarse informe de antigüedad.

Carta de extracto de cuenta

La solicitud de pago es una de las partes más delicadas y a la vez más importantes de la comunicación con el cliente. Y puede resultar difícil escribir un correo electrónico solicitando el pago sin parecer maleducado o prepotente.

Como contratista independiente o autónomo, tienes que hacer un seguimiento cuidadoso de tu tiempo y crear facturas en cuanto termines el proyecto para un cliente. Aquí tienes una plantilla que puedes seguir para solicitar el pago a tus clientes.

Como se menciona en el contrato, la factura total es de <importe> a razón de <insertar tarifa horaria> por los servicios prestados. Adjuntamos la factura <número de factura> correspondiente a <nombre del proyecto>, que debe pagarse antes de <inserte la fecha límite de pago>.

Según nuestros registros, aún no hemos recibido el pago de <número de factura> para <nombre del proyecto>, que lleva una semana de retraso. Le vuelvo a adjuntar la copia de la factura con el importe adeudado, para su comodidad.

Este es nuestro cuarto recordatorio de que su pago de <número de factura> está vencido. Mi correo electrónico inicial le fue enviado <fecha>. Le he adjuntado de nuevo la factura para su comodidad. Por favor, hágamelo saber si necesita cualquier tipo de ayuda por mi parte para realizar el pago.

Ejemplo de texto de factura

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Modelo de carta de recordatorio

¿Necesita escribir una carta de requerimiento de pago? Aunque ponerse en contacto con los clientes y pedirles que paguen las facturas vencidas es desagradable, es algo que las personas que poseen y gestionan empresas sin duda tienen que hacer de vez en cuando. Para utilizar el modelo de carta que se ofrece aquí, sólo tiene que hacer clic en la siguiente imagen. El documento se abrirá como un archivo PDF que podrá editar, guardar e imprimir según sus necesidades. Utilice esta guía de Adobe para imprimir si necesita ayuda sobre cómo utilizar este documento.

Cuando envíes una carta a un cliente solicitando un pago, es esencial que comuniques tu punto de vista de la forma más clara posible, manteniendo un tono positivo y profesional. No envíe una primera o segunda solicitud tan negativa que el cliente se sienta atacado. Si el tono es demasiado duro, el cliente puede pensar que no tiene sentido seguir manteniendo una relación con su empresa. Cuando eso ocurre, existe el riesgo de que el cliente decida no pagar la factura, ya que no le interesa conservar la relación.