Carpetas para guardar facturas proceso
Cómo archivar facturas y recibos
Esta acción permite filtrar los archivos entrantes por nombre o extensión de archivo utilizando máscaras de nombre de archivo comunes y definir qué archivos deben procesarse u omitirse en función de la máscara de nombre de archivo indicada. El filtro por nombre de fichero debe combinarse con otras acciones para que surta efecto.
Puede añadir una marca de agua de texto a todas las páginas de los documentos procesados. Hay una gran variedad de opciones disponibles para ajustar una marca de agua. Puede seleccionar la fuente, el tamaño de la fuente, el formato, el color del texto, el fondo y otros parámetros.
Al convertir documentos a archivos de imagen, como JPG, PNG o TIFF de una sola página, también es posible ajustar la numeración de las páginas del archivo de salida y añadirles ceros a la izquierda. Por defecto, los archivos se numeran siguiendo el siguiente patrón: Documento 01, Documento 02, ... Documento 10.
Abra el menú adicional en "Convertir documento en imagen" pulsando Ctrl+Alt+i. En el menú aparecido busque la línea PageFrm="%0*d". El valor "%0*d" se establece por defecto y enumera las páginas del documento según el número real de páginas del archivo.
Sistema de archivo de facturas
¿Guarda el archivo de su empresa en una caja o bolsa de plástico? ¿Se frustra al intentar encontrar un recibo o una factura concreta que no sabe dónde está en el desorden de papeles y tiene que encontrar ahora mismo? Es hora de poner orden en su papeleo!
Sistemas de papel Controla tu sistema de archivo con carpetas físicas que guardas en estanterías o archivadores. Hablo de todo eso en esta página.Ventajas: Si fallan todas las fuentes de alimentación o las instalaciones de wifi y datos móviles, sigues teniendo todos tus documentos impresos con los que trabajar.Sistemas sin papelControla tu sistema de archivo empresarial con un sistema de archivo informático, ya sea en el disco duro de tu ordenador o en la nube. Ventajas: Este método digital es cada vez más popular a medida que la gente se aleja de las carpetas físicas hacia el archivo virtual. Compartir documentos es mucho más fácil con el almacenamiento en línea. Las carpetas físicas ocupan mucho espacio y pueden dañarse en caso de desastre; este problema no existe con el archivado virtual.
El número de carpetas o archivadores que necesite dependerá del número de transacciones que realice su empresa. Las empresas muy pequeñas o nuevas pueden empezar con una carpeta llena de separadores para cada sección. A medida que la empresa crezca, las secciones se pueden dividir en nuevas carpetas. Para llevar la contabilidad, necesitará algunas de las siguientes secciones/divisores, si no todas:- carpetas virtuales.
Cómo organizar los recibos electrónicamente
Puede que no seas un organizador nato, pero en cuanto empieces a dirigir una empresa, te verás obligado a tener algún tipo de organización si no quieres ahogarte en papeleo. Lo entendemos. El papeleo es la actividad empresarial menos popular porque, francamente, cuadrar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar lleva mucho tiempo y puede provocar un fuerte dolor de cabeza. Si necesita ayuda inmediata para aliviar ese dolor de cabeza, entregue su dolor a nuestros expertos contables. Si desea obtener más consejos, este artículo le ayudará precisamente con eso.
¿Qué es una factura desde el punto de vista contable? Una factura es esencialmente una solicitud de pago. Se emite después de entregar un producto/servicio a un cliente y su finalidad es conseguir que éste pague por él. Una factura es un documento en papel o digital que suele contener detalles específicos de la transacción: qué bienes/servicios se entregaron, su cantidad y precio, los nombres del vendedor y el cliente, sus datos (direcciones, códigos fiscales, etc.), la fecha de emisión y un número de referencia.
Cómo clasificar los recibos para los impuestos de la pequeña empresa
Puede que no sea lo primero de su lista, pero si es usted autónomo o propietario de una pequeña empresa, la ley le obliga a llevar un registro de sus transacciones comerciales. Si lleva un buen registro, evitará las multas de la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) en caso de auditoría.
Es fácil perder la cuenta de las transacciones en efectivo, por lo que es una buena práctica utilizar una tarjeta de crédito o débito para cotejar los datos con los recibos en papel. Es una buena idea tener una cuenta de empresa y una tarjeta de crédito separadas para no mezclar los gastos empresariales con los personales.
Además, si todas las transacciones están relacionadas con la empresa, puedes reclamar las comisiones asociadas a esa tarjeta o cuenta. Por ejemplo, la cuota anual de una tarjeta de puntos o los intereses de un saldo arrastrado de un mes a otro pueden reclamarse si las transacciones están relacionadas con la empresa.
La CRA no aceptará los extractos bancarios o de la tarjeta de crédito para justificar los gastos deducibles: necesita un recibo detallado que se corresponda con la transacción. La CRA llama a estos recibos desglosados "documentos fuente". Conserve esos recibos durante al menos seis años después de su última notificación de evaluación, que es el tiempo máximo que la CRA le pedirá verlos en caso de auditoría. Puede conservar los recibos físicos o copias digitales.
