Auditorias de facturas de transporte
Descripción del puesto de auditor de facturas de flete
Las facturas de flete (o paquetería) inexactas son más frecuentes de lo que se cree. De hecho, los analistas del sector estiman que entre el 15 y el 66% de las facturas de transporte son inexactas, y un auditor de transporte externo afirma que el 25% de las facturas que revisa son rechazadas debido a errores. Estos errores son costosos para las empresas que envían un gran volumen de carga o paquetes.
El proceso para identificar y rectificar estos errores se conoce como auditoría de facturas de carga o paquetería. Pero, ¿cómo se realiza una auditoría de facturas de transporte? ¿Cómo funciona el proceso y qué herramientas existen para ayudarle? Responderemos a todas estas preguntas y más en esta breve guía sobre la auditoría de facturas de transporte. En primer lugar, exploremos la base del proceso de auditoría: la factura de flete.
Sí, una factura de flete es lo mismo que una factura. Incluye toda la información sobre el envío realizado y está firmada tanto por el expedidor como por el transportista. Una carta de porte o factura es un documento oficial y puede servir como prueba ante un tribunal como prueba del envío.
Sueldo de auditor de facturas de transporte
La auditoría de fletes, por intimidante que pueda parecer, es un proceso esencial dentro de cualquier empresa que se ocupe del envío de mercancías a clientes a través de empresas de transporte. El proceso permite a su empresa aclarar sus facturas y controlar los gastos de transporte.
Aunque es posible que su empresa no lleve a cabo la auditoría de fletes por sí sola, sigue siendo importante tener unos conocimientos básicos del proceso. Este conocimiento le proporcionará una visión más profunda del funcionamiento de su empresa en su conjunto. Para empezar, he aquí algunos puntos esenciales que le permitirán comprender mejor el proceso de auditoría.
Un conocimiento de embarque es un contrato oficial que proporciona información esencial sobre un envío, incluidos detalles como su valor y peso. Este contrato se utiliza como prueba de una transacción que tiene lugar entre el expedidor y el transportista.
Un conocimiento de embarque -o factura- es un documento financiero que establece cualquier detalle o condición suplementaria de un acuerdo de transporte. Esboza los términos del conocimiento de embarque y sirve como su contraparte no oficial.
Empresas de auditoría de fletes
Admitámoslo, el proceso de auditoría y pago de fletes es una de las tareas menos favoritas dentro de la industria logística. Uno pensaría que trasladar mercancías de un lugar a otro del país en un día cualquiera conlleva retos que nunca se acercarían al pago de una factura, pero no es así.
Pagar una factura o recibir el pago por el trabajo realizado para una empresa puede ser a menudo más difícil que mover la carga en sí. Hay varias empresas en el sector especializadas en este proceso, pero siguen existiendo numerosos retos.
Desde esta perspectiva, creemos que podemos ofrecer una visión adicional que los compradores pueden utilizar en su proceso de descubrimiento y toma de decisiones sobre cómo van a gestionar la función de liquidación de fletes. Repasaremos nuestra perspectiva a través de los siguientes temas en detalle:
Servicios: Auditoría y pago de fletes, evaluación comparativa, inteligencia empresarial, informes analíticos, procesamiento en 38 idiomas, operaciones en 84 países de todo el mundo, análisis de datos y consultoría logística.
Lista de control para la auditoría de fletes
El aumento del coste de los fletes es un área emergente de preocupación como se ha visto en los últimos años. El coste de los fletes ha aumentado debido al incremento de los precios del petróleo y todos los costes de flete dependen en gran medida del coste del transporte, que está directamente relacionado con los precios del combustible. Con las elevadas fluctuaciones de los costes del combustible, la escasa visibilidad de los futuros costes de flete y la gran complejidad de los presupuestos de flete, la verificación de los costes de flete es vulnerable a errores humanos y de proceso, lo que requiere una auditoría adecuada para garantizar que la organización no paga de más por servicios en los que no ha incurrido.
Las tarifas de flete de los transitarios suelen mantenerse en múltiples hojas de cálculo y, por lo general, cada transitario tiene un formato de tarifa de flete diferente para el cliente. Una organización se siente intimidada por la tarea de calcular las tarifas de flete manualmente y esta tarea puede ser un reto cuando el cliente tiene cientos de envíos cada mes. La mayoría de las organizaciones no disponen de personal para calcular todas las facturas de transporte que se les emiten y, en el mejor de los casos, realizan un muestreo aleatorio para comprobar si la factura de muestra se ha facturado correctamente. Algunas organizaciones disponen de los recursos humanos necesarios para realizar ellas mismas la auditoría de fletes, pero el esfuerzo manual y tedioso que requiere una auditoría de fletes suele resultar mucho más caro de lo que podría ofrecer un proveedor externo.
