Aceptacion o rechazo de facturas
Motivos de rechazo de facturas
¿Tengo que crear una nueva factura después de que mi factura haya sido rechazada? Depende del motivo por el que su factura haya sido rechazada. Tienes la opción de crear una nueva factura si sabes qué solucionar. Si el motivo del rechazo no está claro, póngase primero en contacto con el cliente. Si no aparece ningún motivo de rechazo, ponte en contacto directamente con tu cliente para saber por qué se ha rechazado tu factura. Conocer el motivo por el que se ha rechazado su factura debería servirle de guía para saber cómo proceder.
Carta de requerimiento de pago al subcontratista
De las 8.052.300 facturas revisadas por Causeway Technologies, que fueron enviadas por proveedores a 100 empresas del sector de la construcción durante 2021, más de 810.000 -o el 10%- fueron rechazadas porque no cumplían las normas de la empresa receptora.
Aunque se trata solo de una pequeña instantánea de los miles de millones de facturas que las empresas británicas envían a sus clientes cada año en todos los sectores, el estudio destaca la importancia de asegurarse de que la información de las facturas es correcta antes de enviarlas a los clientes.
Desde nuestra amplia experiencia en la prestación de servicios externalizados de control de créditos y recuperación de deudas a empresas de todos los tamaños, estos datos sólo son una pequeña muestra de los problemas de facturación que vemos habitualmente y que contribuyen a la lentitud de los pagos de los clientes y a los elevados DSO.
Al trabajar recientemente con un cliente para ayudarle a identificar formas de mejorar la eficiencia y el rendimiento de su función de gestión de créditos, descubrimos que su plantilla de factura carecía de un dato crucial: las condiciones de pago.
Carta de requerimiento de pago
Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso ágil de aprobación de facturas para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar el pago de una factura, que preferiblemente comience antes incluso de recibir la factura del proveedor.
Solicitar la aprobación del pago en la fase de orden de compra o renunciar por completo a la necesidad de aprobación para compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y mantener el departamento de cuentas por pagar funcionando sin problemas en su empresa.
Un proceso de aprobación de pagos es una práctica empresarial común empleada para garantizar que todos los pagos son examinados y aprobados por una parte adicional dentro de la empresa. Esto garantiza que los pagos no se envíen por error y evita problemas importantes como el fraude interno. La aprobación de pagos también proporciona un pago más rápido y preciso de las facturas de los clientes.
Aunque lo ideal sería que los altos cargos de la empresa, como el director general y el director financiero, firmaran cada pago para garantizar su aprobación, esto suele ser poco práctico. Por lo tanto, es esencial crear flujos de trabajo de aprobación de facturas eficaces para garantizar que los pagos se envían a tiempo y al lugar correcto.
Ejemplo de correo electrónico de rechazo de factura
Por lo general, los abogados o cualquier persona asignada como destinatario principal de un asunto son los responsables de aprobar las facturas. Hay algunos casos en los que otras personas pueden aprobar facturas y esto viene dictado por la configuración de aprobación de facturas en el asunto.
Se le enviará un correo electrónico cuando una factura esté pendiente de su aprobación. Haga clic en el enlace del correo electrónico para abrir la factura en TeamConnect Essentials, o inicie sesión y vaya a la página principal Facturas en la sección Mis aprobaciones en la parte superior de la pantalla.
Las siguientes instrucciones detallan cómo ajustar la partida Tarifa, Unidad e Importe total. Ajustar una factura se refiere a editar la información de la partida y la tarifa. Si la factura se encuentra en un proceso de flujo de trabajo (enviada para su contabilización y pendiente de aprobación), sólo el aprobador actual podrá editar y ajustar la factura.
Nota: Las facturas con impuestos no estadounidenses no pueden editarse ni aprobarse. Si se edita una factura con impuestos no estadounidenses, aparecerá un error al aprobarla. Para "editar" una de estas facturas, debe presentarse una nueva.
