01 revisión de facturas recibidas
Auditoría de pagos
Ejecute el programa de Reconocimiento de Ingresos para generar los registros de distribución de ingresos para sus facturas y abonos que utilizan reglas de facturación y contabilidad. Las reglas contables determinan el número de periodos y el porcentaje de ingresos totales que deben registrarse en cada periodo contable. Las reglas de facturación determinan cuándo reconocer el crédito para las facturas que abarcan más de un período contable. Véase: Facturas con Reglas.
Al enviar el programa, Reconocimiento de ingresos selecciona todas las transacciones que tienen reglas de facturación y contabilidad y que aún no se han procesado desde la última vez que envió el programa. El programa crea los registros de distribución de ingresos para todos los períodos contables especificados por la regla contable en cada línea de transacción:
Nota: Reconocimiento de ingresos crea distribuciones contables para todos los períodos de estado Abierto, Futuro o No abierto. Si algún período tiene el estado Cerrado o Pendiente de cierre, entonces Reconocimiento de ingresos crea las distribuciones en el siguiente período Abierto, Futuro o No abierto.
Auditoría de facturas no tramitadas
Este procedimiento apoya la Política 3401 Pagos Generales. Detalla los pasos a seguir para solicitar el desembolso de fondos de la Universidad a través de una factura. Este procedimiento no cubre la adquisición de bienes y servicios. La Política 3201 Compras Generales cubre las normas de la Universidad sobre estos temas (por ejemplo, Órdenes de Compra, uso de PCard, gastos de bolsillo) y sus procedimientos de apoyo.
La factura es el mecanismo preferido por la Universidad para solicitar el desembolso de fondos de la Universidad. Se requiere una factura para todos los desembolsos excepto los enumerados específicamente en la Política 3401 Pagos Generales, Sección 3401.1.
Las facturas deben ser enviadas para su procesamiento directamente desde el Proveedor a Cuentas por Pagar ("AP") (proceso detallado en la Sección 2, más abajo). En los casos en que esto no ocurra, los departamentos son responsables de seguir el proceso detallado en la Sección 3, a continuación.
Las facturas de los subreceptores de subvenciones patrocinadas deben enviarse directamente del subreceptor a AP para garantizar el cumplimiento de la normativa federal (2 CFR Parte 200). Si un departamento recibe una factura de un subreceptor, el departamento es responsable de devolver la factura al subreceptor e indicarle que envíe la factura directamente a Cuentas a Pagar (como se detalla en la Sección 2, más arriba).
Cómo revisar los devengos
Al revisar facturas para su contabilización, puede visualizar una lista de lotes basada en su ID de usuario, un estado de contabilización o un intervalo de fechas específico. Por ejemplo, es posible que desee revisar todos los lotes con un estado de contabilización pendiente.
Un número que identifica un grupo de transacciones que se procesan y saldan como una unidad. Al añadir un lote, puede asignar un número de lote o dejar que el sistema lo asigne a través de Números siguientes. Cuando modifica, localiza o elimina un lote, debe especificar el número de lote. El sistema cierra el lote cuando usted vuelve al menú.
La fecha final del intervalo para los lotes que desea visualizar. Si especifica una fecha De y deja en blanco la fecha Hasta, el sistema muestra todos los lotes con esa fecha de lote y las fechas de lotes futuras.
P - Contabilización. El sistema está contabilizando el lote en el libro mayor. El lote no estará disponible hasta que finalice el proceso de contabilización. Si se producen errores durante la contabilización, el estado del lote cambia a E (error).
Si la función de seguridad de revisión de lotes está activada, es posible que el sistema no liste todos los lotes que se han introducido. En su lugar, el sistema sólo muestra los lotes que usted está autorizado a revisar y aprobar.
Cómo auditar a los acreedores
El 1 de enero de 2022 entró en vigor la Ley por la que se modifica la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y algunas otras leyes, introduciendo normas sobre un nuevo tipo de factura, la denominada factura estructurada (factura electrónica), y el sistema a través del cual es posible emitirla y recibirla, es decir, el Sistema Nacional de Facturación Electrónica.
La característica clave de las facturas electrónicas es que pueden ser emitidas y enviadas directamente desde los programas financieros y contables de los contribuyentes en un formato digital estructurado, utilizando el sistema TIC operado por el Ministerio de Hacienda, es decir, el Sistema Nacional de Facturación Electrónica (PL: Krajowy System e-Faktur, KSeF). Las facturas estructuradas se emiten sobre la base de una estructura lógica uniforme, FA_VAT, proporcionada por el Ministerio de Hacienda. La solución preparada por el Ministerio permite crear facturas directamente en los programas financieros y contables de los contribuyentes y transmitirlas al Sistema Nacional de Facturación Electrónica a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API). Por consiguiente, para aplicar esta solución, el contribuyente necesita tener su sistema integrado con el Sistema Nacional de Facturación.
