Verificacion de facturas en papel
¿Qué es la factura?
ResumenEn las empresas hay muchos procesos que se ejecutan muchas veces al día. La clave de la gestión empresarial es controlar el flujo de caja de la empresa e intentar optimizar el coste de las operaciones diarias. Hay muchas maneras de apoyar la ejecución del proceso, pero al final, cuando hay algunos datos de la utilización del proceso, el análisis de la eficiencia es necesario. Una de las formas de analizar el proceso y analizar eficazmente los datos del proceso es utilizar métodos de minería de procesos. En este artículo, presentamos el uso de métodos de minería de procesos en un proceso de facturación real y mostramos el posible impacto de los resultados en la mejora del proceso o de la organización.
Procesamiento de facturas Docuware
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Verificación de facturas deutsch
En el mundo de las cuentas por pagar, una de las tareas más difíciles es gestionar la avalancha de facturas de proveedores que llegan cada mes. Esto incluye verificar que las facturas son reales -las pequeñas empresas sufren fraude en la facturación con el doble de frecuencia que las grandes, según un informe de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)- y pagar las que lo son. Una técnica que utilizan los equipos de cuentas a pagar para asegurarse de que las facturas son legítimas se denomina comparación a tres bandas. Además de detectar actividades delictivas, el cotejo a tres bandas puede beneficiar a una organización de otras maneras, especialmente cuando el proceso está automatizado.
La conciliación a tres bandas es un proceso de facturación AP que determina si una factura de un proveedor debe pagarse. En pocas palabras, la correspondencia a tres bandas consiste en cruzar la factura con su correspondiente orden de compra (PO) y recibo de entrega para asegurarse de que todos los detalles pertinentes, como el importe del pedido y el número de artículos solicitados, coinciden. Hacer esto puede ayudar a las empresas a erradicar las transacciones falsas o no autorizadas, que pueden costar a una empresa aproximadamente el 5% de sus ingresos anuales, según el informe de la ACFE.
Cómo verificar una factura
Las facturas electrónicas sólo pueden acogerse a la deducción del IVA soportado en determinadas condiciones. Los registros contables electrónicos también deben llevarse de acuerdo con determinados requisitos. Sandra Maurer, experta fiduciaria, nos lo explica.
Sandra Maurer En principio, se admiten todos los soportes de datos disponibles actualmente en el mercado. Se plantean varias cuestiones en el caso del almacenamiento a largo plazo, y cuándo deben almacenarse los datos de conformidad con el Código de Obligaciones suizo y la Ordenanza para la llevanza y conservación de documentos contables (Olico):
Estos requisitos sólo pueden cumplirse mediante el uso de programas informáticos adecuados. La adquisición y el mantenimiento de dicho software son costosos. Por lo tanto, las PYME deben ser conscientes de que el archivo electrónico de facturas y documentos contables de conformidad con Olico requiere una planificación adecuada, tanto en términos de recursos humanos como financieros. Ésta es sin duda una de las razones por las que muchas PYME siguen optando por el almacenamiento físico.
Maurer: Según el artículo 9 de Olico, los soportes electrónicos están permitidos, sin requisitos adicionales, si no son modificables, es decir, si no pueden modificarse o borrarse sin que la operación sea detectable en el propio soporte de datos.
