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El objetivo principal de una factura es proporcionar a una empresa y a su cliente un registro de la venta. Una factura cumple una función importante en la contabilidad de una pequeña empresa: las facturas demuestran la obligación de un cliente de pagarle por sus servicios. Una factura ofrece la verificación, por escrito, del acuerdo de pago entre su empresa y su cliente. Las facturas fijan sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente por sus servicios.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de la venta para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras finalidades importantes, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las principales finalidades de las facturas:
Las facturas registran todas las ventas, por lo que son útiles para la contabilidad. Las facturas documentan el historial financiero de la empresa. Hacen un seguimiento de todos los ingresos que llegan a su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a calibrar sus beneficios y su flujo de caja.
Sus facturas de ventas proporcionan documentación que ayuda a confirmar la información que usted anota en sus declaraciones de impuestos cada año. El IRS recomienda que todos los propietarios de pequeñas empresas lleven registros diarios que resuman sus transacciones comerciales, incluidas las facturas. Visite su sitio web para obtener más información sobre las recomendaciones de mantenimiento de registros del IRS.
Ronquera y tos tras la COVID: la pospandemia
Cuando los vendedores o empleados emiten una factura, crean y presentan un documento comercial para solicitar el pago de bienes y servicios. Dependiendo de su proceso, esto puede ocurrir antes o después de que se hayan prestado los servicios.
No sólo la mitad de las organizaciones admite que su proceso manual es ineficaz, sino que los flujos de trabajo manuales también son propensos a errores y vulnerables al fraude. De hecho, el 16% de las organizaciones confiesa que ha tenido problemas de fraude asociados a la facturación manual.
La automatización de la introducción de datos elimina las tareas repetitivas y acelera el procesamiento. La validación automática de las facturas entrantes verifica los datos para reducir los retrasos relacionados con errores. Según el 64% de las organizaciones, el enrutamiento automatizado y las notificaciones automáticas de aprobación agilizan el proceso de aprobación.
No sólo se corre el riesgo de cometer errores por la introducción manual de datos, sino que también hay muchas posibilidades de que se pierda una factura en papel, se produzcan facturas duplicadas y discrepancias entre facturas y pedidos de compra.
Un tercio de las empresas admite que tiene problemas de pérdida o ausencia de documentos en el proceso de facturación, mientras que una cuarta parte confiesa tener problemas de duplicados de facturas y pagos. Otra cuarta parte afirma que experimenta discrepancias en el rastro del papel.
Ejemplo de contrato temporal
Las cifras del Gobierno de 2019 muestran que el mayor número de insolvencias de nuevas empresas provino de la industria de la construcción, con 3.198 insolvencias. Las empresas mayoristas y minoristas, junto con la industria de reparación de vehículos, ocuparon el siguiente lugar con 2.442 insolvencias. En tercer lugar se situó el sector de la hostelería, con 2.307 insolvencias. Estas cifras demuestran que, por muy claras que sean las condiciones de sus facturas, si una empresa se declara insolvente antes de pagar sus facturas, usted podría tener problemas.
Las empresas se enfrentan a tiempos inciertos, por lo que es más importante que nunca asegurarse de que las condiciones de facturación son las adecuadas. Así te asegurarás de que haces todo lo posible para que tus facturas se paguen a tiempo.
Según una investigación realizada por BACs, la deuda por morosidad de las pymes británicas (empresas con menos de 250 empleados) aumentó hasta la asombrosa cifra de 23.400 millones de libras en 2019. Esta investigación también muestra que la factura por retrasos en los pagos está costando a las pymes 4.400 millones de libras al año, con un 22% de ellas gastando 500 libras al mes persiguiendo pagos.
Pop up Market africano en el metro de Barcelona
El 22% de los destinatarios que recibieron un correo electrónico que simulaba un anuncio de recursos humanos sobre vacaciones hicieron clic, lo que convierte a los correos electrónicos que imitan a los enviados por recursos humanos en la fuente más frecuente de clics del estudio.
Los correos electrónicos de Document Share (notificaciones de un servicio de alojamiento de documentos) y Service Issue Notification (mensajes de un servicio en línea) recibieron clics del 7% y el 6% de los destinatarios, lo que los convierte en los correos electrónicos en los que menos se hizo clic en el estudio.
Sin embargo, según Matthew Connor, Service Delivery Manager de F-Secure y autor principal del informe, el hallazgo más notable del estudio fue que las personas que trabajan en funciones «técnicas» parecían igual o incluso más susceptibles a los intentos de phishing que la población en general.
«El acceso privilegiado que el personal técnico tiene a la infraestructura de una organización puede llevar a que sean objetivo activo de los adversarios, por lo que la susceptibilidad avanzada o incluso media al phishing es preocupante», explicó Connor. «Las encuestas posteriores al estudio revelaron que este personal era más consciente de los intentos de phishing anteriores que los demás, por lo que sabemos que se trata de una amenaza real. El hecho de que hagan clic tan a menudo o más que los demás, incluso con su nivel de concienciación, pone de relieve un reto importante en la lucha contra el phishing.»
