¿Y ahora qué? | Cómo redactar una factura
Jean Murray, MBA, Ph.D., es una experimentada escritora y profesora de negocios que ha estado escribiendo para The Balance sobre la ley de negocios e impuestos de Estados Unidos desde 2008. Ha enseñado contabilidad, derecho mercantil y finanzas empresariales en escuelas de negocios y profesionales durante más de 35 años, es autora de varios libros sobre cómo ahorrar dinero y simplificar su negocio, y fue propietaria de la empresa Emence Enterprises, LLC, centrada en las startups.
Muchos autónomos y contratistas independientes utilizan las facturas para cobrar los productos o servicios que ofrecen. Este documento comercial común es importante porque significa que tanto usted como su cliente pueden ver los detalles de los cargos por bienes o servicios, y ambos pueden usar la factura para documentar la transacción a efectos fiscales.
Una factura es un recibo detallado de bienes o servicios que se pagará posteriormente. Tenga en cuenta la palabra «desglosada», que significa que cada elemento de la factura o cada cargo se enumeran por separado. También hay que tener en cuenta que la factura incluye información sobre el momento en que el cliente debe pagar (más adelante se habla de esto).
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Por supuesto, hay complicaciones como encontrar trabajo, mantenerlo, cobrar y pagar impuestos, pero es parte del trabajo. Ser autónomo es una experiencia gratificante, aunque no agotadora, y hay que tratar la carrera de escritor como una pequeña empresa. Eso significa llevar muchos sombreros: como autónomo, eres el director general, el director financiero, el gestor de cuentas, el departamento de marketing, el director de la oficina, el contable y el escritor.
Ahora bien, seguro que algunas de las tareas que tienes que hacer no te gustan. En mi caso, esa tarea es crear y distribuir facturas. Me han dicho que piense en una factura como la cuenta que recibes en un restaurante. Cuando sales a comer, el camarero te entrega una factura al final de la comida para que pagues. Está detallada con los datos de la empresa, los artículos que has pedido, los impuestos e incluso un lugar para la propina. Revisas la información, pagas con uno de los métodos preferidos del restaurante y te vas. Usted obtiene una comida feliz, y el restaurante recibe dinero. Si la facturación fuera tan fácil.
En serio, la facturación y la contabilidad son mi pesadilla personal, una que estoy seguro que comparto con muchos otros autónomos. Hacer malabares con diferentes clientes, navegar por un sistema de contabilidad y mantener registros para los impuestos es una lucha diaria.
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Cuando trabajas como autónomo, te corresponde cobrar por el trabajo que has realizado para tus clientes. La mejor manera de obtener esos pagos es a través de la facturación. Es posible que hayas proporcionado a tu cliente un presupuesto que le permita saber cuánto le costará el trabajo que te ha solicitado. Una factura se proporciona después de que su trabajo se haya completado para explicar el trabajo que se ha hecho y la cantidad de dinero que espera recibir por el trabajo que ha completado.
Asegúrate de incluir tu nombre (o el nombre de tu empresa, si procede) y tu dirección. Incluye tu correo electrónico y tu número de teléfono, por si el cliente quiere ponerse en contacto contigo. Añade el logotipo de la empresa, si lo tienes, para que tu factura tenga un aspecto más profesional.
Tanto si utilizas un programa de contabilidad que genere facturas como si las creas manualmente, siempre debes hacer un seguimiento de los números de tus facturas. Como autónomo, es posible que tengas que responder a las preguntas de los clientes sobre tu trabajo o que tengas que localizar los pagos atrasados. Tener un registro organizado de las facturas te ayudará a responder a esas preguntas cuando surjan. Un número de factura ayudará al cliente y a ti a saber que estáis hablando de la misma transacción.
Software de facturación
Como autónomo, usted presta un servicio específico a sus clientes y quiere que le paguen por ello. Según las leyes alemanas sobre el IVA, § 14 UStG y §§ 31-34 UStDV, una factura es cualquier documento que reclama el pago de un servicio o producto suministrado. Tiene que facturar a su cliente para que pueda pagarle en consecuencia. Es esencial que la factura incluya todos los datos siguientes: los nombres del emisor y del receptor de la factura, un número de factura, su número de identificación fiscal, la fecha, una descripción del producto o servicio que ha prestado y la cantidad que ha entregado.
En la parte superior de la factura, debes incluir tus datos de contacto y los de tu cliente. Al igual que en una carta, el nombre y la dirección del destinatario deben aparecer a la izquierda. A la derecha, añade tus datos de contacto, como el nombre y la dirección de la empresa. Además, debe incluir su nombre, el nombre de la empresa y la dirección en un tipo de letra más pequeño por encima del nombre y la dirección de su cliente. Este texto debe estar subrayado.
En la siguiente sección, debajo de las direcciones, debe especificar los servicios o productos que ha suministrado. Sin embargo, antes de dar todos los detalles, debe incluir el número de factura y la fecha. Si trabaja para un cliente durante un periodo de tiempo prolongado y le factura cada mes o trimestre, deberá prestar atención a los números de factura consecutivos. Tus facturas deben estar numeradas consecutivamente y en orden cronológico. Como autónomo, puede elegir entre utilizar números consecutivos o letras. Se suelen utilizar los siguientes formatos: año + mes + número consecutivo (por ejemplo, 2019-11-01) o año + número continuo (por ejemplo, 2019-01). Para evitar cualquier confusión, es una buena idea comenzar con los últimos dígitos 01 para cada cliente, incluso si recibió el pedido en marzo.
