Si no me pagan una factura que puedo hacer
Carta al cliente que se niega a pagar
¿Qué es una factura vencida y cómo gestionarla? Dr. Nirmalarajah Asokan13 nov 2022 - actualizado el 09 ene 2023Tiempo de lectura: 5 minUna factura vencida puede suponer una importante merma de la liquidez de una empresa. Por eso es importante tomar medidas inmediatas en cuanto una factura se vence para cobrar cuanto antes. Aquí le mostramos cómo gestionar eficazmente las facturas vencidas.
Para las empresas, las facturas vencidas suponen una carga de liquidez. Por un lado, la empresa ya ha prestado un servicio por el que exige el pago y, por tanto, ha entrado en prefinanciación. Por otro lado, ahora está esperando los ingresos del pago porque tiene que cubrir sus gastos corrientes y pagar las facturas por sí misma.
Si una empresa tiene muchas facturas vencidas, esto puede provocar incluso falta de liquidez porque los ingresos son demasiado escasos para financiar las operaciones. Por tanto, es importante reclamar una factura en cuanto esté vencida.
Si en la factura se indica un plazo de pago, por ejemplo "A pagar en los 14 días siguientes a la recepción", la factura se considerará vencida en cuanto haya transcurrido dicho plazo. Si una factura está fechada el 05/06/2022 y el plazo es de 14 días, estará vencida a partir del 20/06/2022.
El cliente no paga la factura
Desgraciadamente, en el mundo de los negocios todos nos encontramos con esta situación en algún momento (esperemos que no demasiado a menudo) y es útil saber cómo se pueden resolver normalmente los asuntos de forma sensata antes de recurrir a los litigios y a las agencias de cobro de deudas.
Por regla general, los procedimientos judiciales deben considerarse como una medida de último recurso, ya que son invariablemente costosos, requieren mucho tiempo y pueden no lograr la solución comercial que necesita su empresa. Una carta de incumplimiento de contrato previa a la acción o una carta de reclamación, como suele denominarse, proporciona una notificación formal de una demanda inminente.
De hecho, puede ser suficiente para impulsar el pago y la satisfacción de la deuda pendiente cuando un cliente se ha negado a pagar una factura y ha incumplido el contrato. Como la mayoría de las empresas quieren evitar litigios largos y costosos, una carta de este tipo ofrece la oportunidad de resolver el asunto extrajudicialmente.
Es importante evitar incoherencias entre lo escrito en la carta y cualquier formulario de reclamación judicial o declaraciones de testigos. Cualquier incoherencia de este tipo socavará casi sin duda su caso en caso de que el asunto llegue a los tribunales. Del mismo modo, los datos incluidos en la carta deben ser correctos. Puede ser arriesgado dar una cifra exacta de lo que se reclama, a menos que se esté muy seguro de esta cifra y de cómo se calcula. En caso de duda, es mejor pecar de prudente a la hora de incluir una cifra en la reclamación.
Qué hacer si alguien no le paga por un servicio
Por supuesto, estas cosas pueden ser ciertas. Sin embargo, según nuestra experiencia, estas excusas suelen ser tácticas dilatorias porque el cliente no puede permitirse pagar la factura. Otras señales de alarma son un cambio en el comportamiento del cliente, por ejemplo:
CONSEJO - En estas primeras fases, damos a los deudores una "salida". Es decir, les damos una excusa. Algo así como "no ha devuelto los correos electrónicos de nuestro cliente, quizá hayan ido a su carpeta de correo no deseado por error".
En estas primeras etapas, a menos que reciba correspondencia grosera y poco cooperativa de su deudor, es mejor intentar animar a los deudores a pagar. Otras opciones que puede utilizar para maximizar sus posibilidades de cobro en estas fases iniciales son:
Sin embargo, en la mayoría de los casos el deudor no tiene verdaderos problemas de liquidez, no está realmente avergonzado por no pagar. En estos casos, tendrá que dar el siguiente paso y enviar al deudor una carta oficial de reclamación.
Alternativamente, si no tiene tiempo para iniciar el procedimiento usted mismo, o no quiere arriesgarse a tener que comparecer en la vista sin estar representado por un abogado especializado en recuperación de deudas, o su deuda es superior a 25.000,00 $, o no quiere arriesgarse a obtener un resultado atípico (como puede ocurrir en QCAT), entonces debería encargar a un abogado especializado en recuperación de deudas que inicie el procedimiento ante el Tribunal competente.
¿Puedo negarme a pagar una factura?
En este caso, una carta de factura vencida servirá para notificar al cliente que pasarás su cuenta a una agencia de cobros en un determinado número de días si no recibes el pago. O, si aun así no recibes el pago, avisa al cliente de que la agencia de cobros se pondrá en contacto contigo.
Entrepreneur recomienda ofrecer a su cliente un plan de pago si las crecientes comisiones por demora no parecen inquietarle. Divida el total de la factura en partes manejables. No es lo ideal, pero al menos aumentas la probabilidad de cobrar.
Los programas de facturación suelen incluir la opción de automatizar los recordatorios para solicitar el pago. Puedes establecer cuándo quieres que se envíe un recordatorio -al cabo de un día, 30 días, 60 días, lo que quieras- y un mensaje personal con cada uno. De esta forma no tienes que establecer recordatorios en tu calendario y enviar un correo electrónico al cliente en cada fecha.
Los recordatorios de facturas vencidas deben adaptarse a la situación, tanto si la factura lleva un día de retraso como si lleva 90 días. Aquí tienes algunos recordatorios de pago amistosos pero firmes que puedes enviar para mejorar tus posibilidades de cobrar la deuda pendiente.
