Carta al cliente que se niega a pagar
Ah, el mundo del propietario de un negocio: puedes establecer tu propio horario, ser tu propio jefe y, sí, lidiar con las repercusiones de no cobrar. Aunque los clientes que se niegan a pagar no son la norma, sí que existen (maldición), lo que significa que -aunque estés tan seguro como el cielo es azul de que esto nunca te ocurrirá- lo más probable es que sí. Por eso, hoy desglosamos el trabajo no tan divertido de ser un empresario convertido en cobrador de facturas. Sigue leyendo para conocer nuestros principales consejos sobre qué hacer cuando un cliente no paga (o se niega a hacerlo).
Nuestro primer consejo empieza mucho antes de que empiece tu trabajo con un cliente: antes de sumergirte en el diseño de la boda y de elaborar un calendario, siempre (repetimos, siempre) tienes que empezar con un contrato. Aunque puede ser tentador empezar a trabajar antes de que se haya firmado el contrato (porque estás muy seguro de que lo firmarán y no puedes esperar a empezar con ese diseño tan bueno), el mejor consejo empresarial que podemos ofrecer es que nunca, nunca empieces a trabajar sin un contrato sólido y firmado por el cliente. Tu contrato debe incluir una cláusula que aborde los pagos atrasados o no realizados. Lee esta cláusula con detenimiento y asegúrate de que es fácil de entender, clara y férrea.
Pedir el pago amablemente
Pero, por supuesto, con la gestión de cualquier pequeña empresa, lo bueno viene acompañado de lo no tan bueno. Además de no tener la seguridad de un trabajo tradicional, una de las desventajas de trabajar por cuenta propia es el riesgo de que tu cliente no pague a tiempo y parezca inalcanzable.
En el mundo de las citas, cuando alguien deja de llamar y parece haber desaparecido por completo del radar, se denomina «ghosting». Como puedes imaginar, ser abandonado por la cita de la noche anterior es decepcionante, pero no es ni de lejos tan traumático como ser fantasma por un cliente al que has enviado varias facturas sin contestar.
Tanto en las citas como en el trabajo autónomo, es fácil esperar lo peor. Por un lado, no puedes evitar pensar que has perdido cientos de dólares simplemente porque no has recibido respuesta de tu cliente, especialmente si te has quemado en el pasado. Sin embargo, no debes concluir que tu cliente está tratando de fantasmearte si no estás del todo seguro. Acusar a un cliente de acumular una factura elevada y de fantasmearte puede destruir la relación y hacer que pierdas el trabajo por completo.
Mi factura no ha sido pagada
Ha pasado más de un mes, la factura está pendiente de pago pero tu cliente te está dejando de lado y no tienes ni idea de qué hacer cuando un cliente no paga: una historia tan antigua como el comercio. La verdad es que le puede pasar a cualquiera, independientemente de si eres inexperto o experimentado.
Algunos empresarios aprenden a cobrar a los clientes por las malas. Sin embargo, tú tienes el privilegio de aprender de sus errores y estar preparado para cuando se produzca una situación como ésta, porque créenos, en algún momento se producirá. Especialmente en una crisis económica como la actual, en la que todo el mundo se enfrenta a la escasez de efectivo.
Varios empresarios que aprendieron la lección por las malas se mostraron dispuestos a compartir sus ideas y consejos sobre cómo lidiar con los clientes que se niegan a pagar. Hubo algunas respuestas radicales que implicaban bates de béisbol, pero las dejamos fuera y tú también deberías hacerlo.
Como todos sabemos, el dinero hace girar el mundo. Así que cuando un cliente no paga, te arriesgas a retrasarte en el pago de la hipoteca o a decepcionar a tu hijo porque tienes que cancelar el viaje a Disneylandia. Hay bastantes cosas importantes que dependen de que tus clientes paguen sus facturas a tiempo.
¿Puede negarse a pagar un servicio?
La compra de bienes y servicios, incluida la construcción, se rige por la Política de Adquisiciones de la Universidad y puede realizarse mediante diferentes métodos, según el tipo de compra y el valor.
Cuando no exista una factura, deberá aportarse un documento que represente un soporte objetivo para el pago. El documento debe incluir los detalles pertinentes, como la finalidad y el importe en dólares, así como la autorización para realizar el pago. Puede tratarse de un formulario de inscripción a una conferencia, un formulario de renovación de una suscripción, una copia del calendario de pagos identificado en un acuerdo contractual, un correo electrónico que incluya a las personas autorizadas, etc.
Si el pago se realiza a un individuo por servicios, el departamento que recibe el servicio está obligado a determinar el tipo de servicio prestado (es decir, consultoría, no consultoría, etc.) y si existe una relación de empleo/contratista independiente. Se debe revisar las secciones GTFM Empleado frente a Contratista / Tributación de Pagos y, Guía del Impuesto sobre la Renta – Empleado o Contratista Independiente para determinar si el servicio es una de las pocas excepciones en las que no existe una relación laboral. Si no existe una relación laboral, el departamento debe certificarlo y, si es necesario, se debe rellenar un certificado de pequeños comerciantes.
