Que elementos debe tener una factura

Diferencia entre facturas

En esencia, una factura es el documento que marca una transacción entre un comprador y un vendedor por bienes o servicios vendidos. Como vendedor, una factura es el documento que demuestra que ha vendido algo y, en última instancia, le paga. Como comprador, una factura es el recibo de lo que ha comprado.

La primera, con la información de contacto de las partes y los detalles del pago. Luego, una segunda, con una lista de los bienes y servicios. A menudo, la información de contacto estará arriba, y los detalles de los artículos abajo.

Ejemplo: Supongamos que confirmas a alguien la venta de 500 manzanas que se entregarán cada mes durante los 5 meses siguientes en lotes de 100 unidades. El primer mes, le enviaría 100 manzanas y recibiría el pago por esas 100 manzanas. A continuación, haría lo mismo el segundo, tercer, cuarto y quinto mes.

Lo que sucedería es que cada mes necesitaría una factura distinta para registrar las transacciones de cada envío de 100 manzanas. El problema es que todos los envíos son en realidad parte de la misma transacción. Aquí es donde un número de Orden de Compra resulta útil.

Elementos de la factura

Este artículo le explicará qué elementos debe incluir en la factura de su empresa y qué significa cada uno de ellos. Algunos aspectos son obligatorios, mientras que puede optar por omitir otros según su propio criterio.

Además, no olvide reflexionar sobre la colocación del logotipo. Un estudio ha demostrado que es un 89% más probable que los clientes tomen nota mentalmente de los logotipos colocados a la izquierda que de los situados a la derecha.

Algunas empresas optan por números secuenciales, otras incorporan códigos de cliente y otras incluyen la fecha de compra. Sea cual sea el sistema que elija, asegúrese de que le ayuda a diferenciar las facturas y a encontrar los documentos que necesita con facilidad.

La fecha utilizada en la factura suele ser la fecha de compra o la fecha de creación de la factura. Es esencial incluir este dato en la factura, ya que las condiciones de pago suelen aplicarse a partir de la fecha de compra o de emisión de la factura.

Además del nombre del cliente o el nombre de su empresa, incluye su dirección, dirección de correo electrónico, teléfono de contacto y cualquier otro dato de contacto que tengas de la persona o empresa que realizó la compra.

Ejemplo de texto de factura

Si es usted vendedor, no puede simplemente eliminar una factura de los registros de ventas. Es probable que su empresa esté registrada a efectos del IVA (impuesto sobre el valor añadido) y que tenga que emitir facturas de acuerdo con requisitos normativos específicos.

En el sector del alquiler, una factura indica la duración del tiempo facturado. El importe de la factura tiene en cuenta la duración, además del precio, la cantidad y los descuentos aplicables. Una factura de alquiler suele detallar las horas, días, semanas o meses reales que se facturan.

Las facturas suelen registrar la venta de un servicio o producto a efectos fiscales, contables y de control de inventario. La mayoría de las empresas comerciales suministran el producto o servicio y esperan el pago en una fecha posterior. Las empresas transmiten cada vez más facturas digitalmente en lugar de en papel. Los documentos presentan los detalles de la venta de forma detallada.

El vendedor considera el documento como una factura de venta, mientras que el comprador lo considera una factura de compra. El término factura es sinónimo de dinero que se debe e indica el comprador y el vendedor. Esta forma de instrumento comercial no negociable asume el papel de documento de titularidad cuando se paga en su totalidad.

Requisitos de facturación en EE.UU.

La invención de los ordenadores trajo consigo el siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución se desencadenó por el deseo de reducir los costes y la mano de obra tradicionales. La facturación se hizo más barata, fácil y rápida con las facturas electrónicas.

La llegada de Internet dio lugar a formas mejores, más seguras y más ecológicas de comunicarse con los clientes. Las facturas en línea carecen de papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.

El software de facturación ayuda a que las relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte CRM y un portal del cliente para que los clientes puedan hacer un seguimiento de sus transacciones o realizar pagos en línea.