El gobierno debe notificar al contratista cuando clc 222
Haga clic en el importe en dólares con hipervínculo para profundizar en una factura redactada para obtener detalles adicionales. Cambie entre las pestañas -revisión, detalle de la factura, tiempo y gastos- para obtener más información sobre la factura antes de aprobarla o rechazarla.
Aparecerá una nueva ventana en la que podrá añadir notas sobre la aprobación de la factura. Las notas sólo se muestran para el último revisor. Por ejemplo, las notas del segundo revisor anulan las del primero. Ahora los otros revisores tienen la oportunidad de revisar la factura.
Una factura rechazada debe volver a presentarse. Cualquier miembro del personal con derechos para crear facturas puede volver a presentar la factura. Es decir, cualquier administrador del sistema o empleado con el derecho de usuario «Crear nuevas facturas» y que esté en el equipo de ese proyecto o tenga el derecho de usuario «Ver/Gestionar cualquier proyecto».
Dicho esto, considere la posibilidad de añadir notas a la factura rechazada: es útil para los demás revisores y para la persona que vuelve a presentar la factura saber por qué se rechaza la factura. Los usuarios con acceso a la ventana de Resumen de Facturas (Facturación… Resumen en la barra de navegación, y luego haga clic en el mosaico del medio) pueden ver si una factura es rechazada en la columna Detalle de la Revisión y/o en la columna Estado de la Revisión en la ventana Borradores de Facturas.
La disposición de la propiedad gubernamental debe realizarse de acuerdo con
Al revisar las facturas para su contabilización, puede visualizar una lista de lotes basada en su ID de usuario, un estado de contabilización o un rango de fechas específico. Por ejemplo, es posible que desee revisar todos los lotes con un estado de contabilización pendiente.
Un número que identifica un grupo de transacciones que se procesan y equilibran como una unidad. Al añadir un lote, puede asignar un número de lote o dejar que el sistema lo asigne a través de Números siguientes. Cuando modifica, localiza o elimina un lote, debe especificar el número de lote. El sistema cierra el lote cuando usted vuelve al menú.
La fecha de finalización del rango de los lotes que desea visualizar. Si especifica una fecha Desde y deja la fecha Hasta en blanco, el sistema muestra todos los lotes con esa fecha de lote y las fechas de lotes futuras.
P – Contabilización. El sistema está contabilizando el lote en el libro mayor. El lote no está disponible hasta que el proceso de contabilización haya finalizado. Si se producen errores durante la contabilización, el estado del lote cambia a E (error).
Si la función de seguridad de revisión de lotes está activada, es posible que el sistema no liste todos los lotes que se han introducido. En su lugar, el sistema lista sólo los lotes que usted está autorizado a revisar y aprobar.
Lista de comprobación para la revisión de facturas
Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso racionalizado de aprobación de facturas para mantener una buena relación con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar el pago de una factura, que preferiblemente comience antes de recibir la factura del proveedor. Solicitar la aprobación del pago en la fase de la orden de compra o prescindir por completo de la aprobación en el caso de las compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y hacer que el departamento de cuentas por pagar funcione sin problemas en su empresa.
En primer lugar, revise todos los detalles de la factura para asegurarse de que son correctos. Revise los productos o servicios suministrados y asegúrese de que coinciden con lo acordado en la orden de compra o el contrato. Comprueba el importe que se te ha cobrado y asegúrate de que se ajusta a lo que has hablado con el proveedor.
Comprueba las fechas de todos los bienes y servicios que figuran en la factura y compáralas con tus facturas anteriores para asegurarte de que no se solapan. Si las fechas se solapan, ponte en contacto con la empresa para asegurarte de que no te están cobrando dos veces por la misma compra.
Quién completa y firma la lista de control de cierre del contrato
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales y escritas de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta del Libro Mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
Normalmente, el procesamiento de las facturas lo realiza el departamento de cuentas por pagar en las organizaciones más grandes. En las empresas pequeñas y medianas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas entrantes de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de tesorería y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si se procesan y registran las facturas manualmente como si se utiliza un software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos comunes para el procesamiento de facturas.
