Para que es la factura electronica
Pagero y facturación
Al digitalizar los datos de las facturas y cotejarlos con los contratos, las órdenes de compra, las hojas de entrada de servicios y las entradas de mercancías, la facturación electrónica reduce el riesgo de errores y excepciones en las facturas. Cuando las facturas electrónicas se transmiten a través de una red empresarial digital y se programan con los datos de los documentos relacionados y las reglas empresariales, pueden validarse automáticamente antes de contabilizarlas para el pago. Y como la información digital es más fácil de ver en todos los sistemas que el papel que se guarda en el escritorio de alguien, la facturación electrónica facilita la tarea:
Cuando las facturas se digitalizan y las transacciones se realizan a través de una red empresarial digital, los recursos de cuentas por pagar pueden liberarse para centrarse en actividades más estratégicas que agilicen y simplifiquen aún más los procesos. Y mediante la aplicación de reglas de negocio, el cumplimiento de las políticas de compra y los contratos, así como una mayor oportunidad de obtener descuentos por pago anticipado, se convierten en valores añadidos con el procesamiento de facturas electrónicas que reducen los costes y mejoran la productividad.
Ejemplo de factura electrónica
Cada día se intercambian millones de facturas entre vendedores y compradores, pero el envío y la tramitación de las mismas han sido tradicionalmente procedimientos manuales que requieren mucho trabajo y son propensos a errores. La facturación electrónica ofrece una alternativa. La gestión electrónica de las facturas permite a las organizaciones agilizar esta función empresarial universal. Con la facturación electrónica, los proveedores pueden generar y enviar automáticamente facturas a los clientes en un formato digital estructurado, y los clientes pueden automatizar el procesamiento y el pago de esas facturas. Los beneficios incluyen una mayor eficiencia, menos errores y ciclos de pago más cortos.
Una factura electrónica es una factura digital que contiene información de facturación presentada en un formato estructurado que se transmite electrónicamente del proveedor al cliente. La facturación electrónica ofrece considerables ventajas tanto para los vendedores como para sus clientes. Las empresas que suministran productos y servicios pueden generar automáticamente facturas electrónicas a partir de las transacciones de venta, en lugar de tener que crearlas e imprimirlas manualmente. Las empresas que reciben facturas electrónicas de sus proveedores pueden automatizar pasos de procesamiento que requieren mucho trabajo, como el cotejo a tres bandas de las facturas con las órdenes de compra y los envíos.
Plantilla de factura electrónica
Una factura electrónica (o e-factura) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y que no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más habituales son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil que un ordenador la comprenda y la contabilice automáticamente.
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y con un significado específico. Hay muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y actualmente falta un estándar global. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista creciente de gobiernos de todo el mundo ha seleccionado UBL 2.0 como su formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor: UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar con el software de contabilidad. Con el reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.
Facturación electrónica
Por ello, la implantación de sistemas de facturación electrónica sigue creciendo en varios sectores económicos. Es un hecho generalizado tanto en Europa como en Latinoamérica. Tomando como ejemplo a España, durante 2018 se emitieron 181.884.086 facturas electrónicas, un 14,92% más que en 2017. Gracias a ello, las empresas españolas ahorraron más de 900.000.000 de euros en la gestión de recepción de facturas ese año. Al otro lado del Atlántico, la facturación electrónica ha llegado a Estados Unidos, Canadá y a toda Sudamérica, Centroamérica y el Caribe, llegando a Europa según el grado de implantación.
La facturación electrónica permite una importante optimización de los recursos utilizados para su tramitación, por lo que se reducen los gastos empresariales. Los costes que se producen al adquirir el software de facturación electrónica (costes de transmisión electrónica) se amortizan rápidamente, y son mucho menores que los de las facturas impresas.
Otra gran ventaja de la facturación electrónica. Al igual que en otros ámbitos, la digitalización de documentos y procedimientos reduce considerablemente el tiempo necesario. En el caso de las facturas electrónicas, se agilizan los pagos y se reducen los plazos de cobro, ya que la presentación es casi inmediata y las facturas electrónicas pueden ser objeto de seguimiento y control.
