Orden de compra frente a factura de compra
Las facturas suelen pasar por numerosas etapas en el departamento de cuentas por pagar antes de ser finalmente aprobadas. Entender la diferencia entre una orden de compra y una factura que no es de compra es muy importante, especialmente para las empresas que buscan automatizar el proceso de cuentas por pagar.
La mayoría de las facturas de proveedores pueden dividirse en dos categorías: Facturas PO y no PO. Para comprender mejor las diferencias entre ambas, es importante entender en qué se diferencian los procesos de compra con y sin pedido.
Una factura PO es aquella que tiene una orden de compra adjunta. Básicamente, estas facturas se generan después de la aprobación de una orden de compra. Las facturas de pedido contienen detalles sobre los bienes o servicios adquiridos y un número de orden de compra correspondiente.
Cuando el departamento de AP recibe las facturas de los pedidos, las coteja con el pedido correspondiente. Esto garantiza que no haya incoherencias entre el pedido original y la factura de pedido. Las facturas de pedido suelen ser aprobadas previamente.
Como su nombre indica, una factura sin pedido es aquella que no tiene su correspondiente orden de compra. Este tipo de facturas también se conocen como facturas de gastos, y suelen indicar cualquier compra indirecta realizada por una empresa. Debido a la naturaleza de las compras indirectas, las facturas sin pedido no suelen ser aprobadas previamente.
Significado de la orden de facturación
A menudo se confunden las órdenes de compra (también conocidas como PO) y las facturas, o se utilizan indistintamente. En realidad, se trata de dos documentos diferentes que cumplen su propia función. Ambos son elementos clave del proceso de compra de cualquier empresa.
Después, el administrador lo presenta para su aprobación a su gerente. Si el gestor aprueba el pedido, el administrador envía el documento firmado a Acme Office Supplies para iniciar el proceso de compra. El departamento de contabilidad del bufete también recibe una copia para que pueda presupuestar por adelantado esta compra.
Una factura es un documento que solicita el pago a cambio de un producto o servicio. Es posible que no se requiera un proceso formal de adquisición para la facturación; en el caso de los profesionales en solitario, puede bastar con una conversación con el departamento de compras.
El departamento de contabilidad del bufete recibe la factura y la paga en la fecha especificada. Como también recibieron un pedido de antemano, habían previsto la llegada de esta factura, pueden corroborarla con el pedido original y, por tanto, no tienen problemas de presupuesto para liquidar el pago.
Diagrama de flujo del proceso de la factura de compra
Si es usted nuevo en el ámbito de las adquisiciones, puede tener problemas para diferenciar entre facturas y órdenes de compra. De hecho, incluso los miembros del equipo de compras tienen múltiples opiniones y definiciones sobre lo que constituye cada proceso.
Si no se pone al día con los términos de aprovisionamiento más conocidos, puede que tenga que hojear importantes documentos financieros, pasando por alto los puntos más delicados que pueden tener un impacto negativo en el gasto de su organización. No puede permitirse el lujo de ignorar el proceso de adquisición.
Una factura es una solicitud de pago oficial enviada por el proveedor a sus compradores una vez que se ha cumplido el pedido. Enumera los bienes o servicios que se han entregado y especifica la cantidad de dinero que se debe.
La diferencia clave es que los compradores envían una orden de compra a los proveedores con la intención de seguir y controlar el proceso de compra. Por otro lado, una factura es una solicitud de pago oficial que envían los vendedores a los compradores una vez que se ha cumplido su pedido.
Las órdenes de compra y las facturas son dos de los términos financieros más confusos, y a menudo pueden parecer sinónimos. Ambos son comunicaciones relacionadas con el comercio de bienes y servicios. Pero su momento de aparición es diferente.
Ejemplo de orden de compra
Si pasa algún tiempo en el mundo de los negocios, acabará utilizando tanto órdenes de compra como facturas. Tanto las pequeñas empresas como las grandes dependen de estos documentos financieros como parte de sus procedimientos de compra y contratación.
Pero si eres nuevo en el mundo de los negocios, puede que tengas curiosidad por saber cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura. En este artículo, trataremos las similitudes y diferencias entre las facturas y las órdenes de compra y mostraremos cómo cada una de ellas puede relacionarse con su negocio.
Una factura se envía a un cliente después de recibir los bienes o servicios que ha solicitado. Facturar a su cliente después de que el trabajo se haya completado garantiza que las partes estén satisfechas con el acuerdo antes de solicitar el pago.
Naturalmente, si gestiona una pequeña empresa, probablemente ya tiene bastante con lo suyo como para tener que preocuparse de elaborar facturas y otros documentos. Las plantillas de facturación le permiten crear y enviar rápidamente facturas personalizadas directamente desde su teléfono o dispositivo.
Si el vendedor envía una factura al comprador, el comprador envía una orden de compra al vendedor o proveedor. Básicamente, la palabra clave aquí es «orden». Cuando realizas una orden de compra, estás haciendo un pedido de los bienes o servicios ofrecidos por un proveedor.
