Lineamientos para elaborar una factura
Texto de la factura de cobro revertido
Tiempo de lectura: 4 minutosSegún un informe de la Credit Research Foundation, una media del 61% de los retrasos en los pagos se debe a problemas administrativos, como facturas incorrectas. Una factura clara y precisa contribuye en gran medida a mantener su negocio como una entidad de éxito. Refleja su profesionalidad y funciona como valor de marca, ayudándole a retener más clientes. Por otro lado, las facturas inexactas tienden a confundir a los clientes, lo que reduce su interés en hacer negocios con usted, y provocan retrasos en los pagos, afectando en última instancia a su flujo de caja. Es importante entender cómo funcionan las facturas, su importancia y asegurarse de que cada elemento se captura con precisión.
Hay varias formas de crear una factura. Muchas empresas utilizan una aplicación de creación de documentos como Microsoft Word o una hoja de cálculo para hacer facturas desde cero o a partir de un conjunto limitado de plantillas preinstaladas. Otras empresas utilizan plantillas de facturas disponibles en Internet. Sin embargo, estos métodos manuales de creación de facturas pueden resultar complicados a medida que la empresa crece, y un software de facturación específico puede ayudar a agilizar todo el proceso.
Requisitos de facturación Países Bajos
Las pequeñas empresas necesitan cobrar a tiempo para mantener su tesorería. Es importante encontrar formas de cobrar más rápido. Entrepreneur recomienda ser claro desde el principio sobre los plazos de pago y los costes. Una buena comunicación establece las expectativas del cliente y ayuda a recibir los pagos con mayor rapidez.
Una forma de hacerlo es incluir una carta de facturación ganadora con la factura. Una buena carta de factura establece un tono profesional pero amistoso que establece cuándo vence el pago y a quién dirigirse para cualquier pregunta.
Una carta factura o carta de detalles de pago es una carta financiera en la que se indican los detalles de una factura con la intención de animar a un cliente a pagar. Las cartas factura se envían con una factura para explicar los detalles del pago y pedir al destinatario que complete la transacción dentro de un plazo claramente establecido. Las cartas factura son una comunicación muy utilizada por empresas de todos los tamaños en una amplia gama de situaciones.
Para redactar una carta de factura de pago, puede utilizar un documento en blanco. O puede descargar una plantilla de carta factura comercial. MS Office dispone de una sencilla plantilla gratuita de carta factura que puedes descargar para Word. Las plantillas de cartas factura hacen que crear cartas factura sea rápido y fácil.
Ejemplo de factura con inversión del sujeto pasivo
Con un servicio en la nube también se beneficiará del hecho de que, suponiendo que esté conectado a Internet, podrá acceder a sus cuentas de facturación y a su base de datos desde cualquier lugar del mundo a través de su PC (y a menudo también a través de su smartphone). Con una solución de "software como servicio" tampoco es necesario que se ocupe de hacer copias de seguridad de sus archivos. Estos se guardan automáticamente en el servidor del proveedor. Incluso la instalación y actualización del software no es responsabilidad suya, ya que el proveedor de servicios también se encarga de ello.Envío y custodia de facturasEl envío del documento puede realizarse tanto digitalmente como por correo postal. En este último caso, el cliente siempre debe autorizar previamente este método. Esto puede hacerse mediante una cláusula en las condiciones generales o a través de un consentimiento dado antes o después de la transacción. La factura puede enviarse por correo electrónico o descargarse.
El almacenamiento electrónico de una factura en papel está permitido siempre que la versión impresa se escanee de forma que sea fácilmente legible. Si las circunstancias se invierten, entonces la factura digital debe guardarse electrónicamente. No está permitido conservar únicamente la versión impresa.
Cómo redactar una factura
Tanto si escribes tus propias facturas como si utilizas una plantilla proporcionada por tu entidad financiera o el software de tu empresa, merece la pena que conozcas tus obligaciones e inclusiones según la legislación fiscal australiana. Esto es lo que debes saber sobre facturación.
Recuerda que no todos los bienes y servicios están sujetos al GST. Así que, aunque estés redactando una factura fiscal, asegúrate de saber cuándo debes cobrar el GST y cuándo debes evitarlo. Si no está seguro de si debe registrar su empresa para el GST, consulte los consejos de la Agencia Tributaria Australiana.
El GST no se aplica a todos los bienes y servicios. Si suministra una mezcla de artículos con GST incluido y artículos con GST excluido, debe asegurarse de que su factura indica el impuesto correspondiente a cada artículo al que se aplica.
La facturación electrónica es una opción cada vez más popular entre las pequeñas empresas. Algunas aplicaciones de software empresarial generan facturas automáticamente y también le ayudan a hacer un seguimiento de los pagos en relación con las facturas. Es lo que se denomina conciliación de facturas.
Si tiene previsto prestar servicios continuados a un cliente, puede negociar hitos de pago. Por ejemplo, puede acordar enviar una factura cada mes, o tras la entrega de determinados servicios clave (como un borrador o un prototipo).
