Facturation avant prestation de service
¿Cuándo facturar a un cliente?
Una factura pro forma es una factura de venta preliminar que se envía a los compradores antes de un envío o entrega de mercancías. Suele describir los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los gastos de transporte.
Las facturas pro forma suelen utilizarse en las transacciones internacionales, especialmente a efectos aduaneros en las importaciones. Una factura pro forma se diferencia de un simple presupuesto en que es un acuerdo vinculante, aunque las condiciones de venta estén sujetas a cambios.
Las empresas de prácticamente todos los sectores utilizan facturas pro forma para satisfacer su proceso interno de aprobación de compras. Las facturas pro forma agilizan el proceso de venta al eliminar las idas y venidas posteriores, ya que todas las condiciones se han acordado de antemano.
La mayoría de las facturas pro forma proporcionan al comprador un precio de venta preciso. Incluyen una estimación de cualquier comisión u honorario, como los impuestos aplicables o los gastos de envío. Aunque la factura pro forma puede estar sujeta a cambios, representa una estimación de buena fe para evitar exponer al comprador a cargos inesperados y significativos una vez que la transacción sea definitiva.
Factura recibida antes del servicio
En una empresa orientada a la prestación de servicios, la factura se genera después de que se haya prestado el servicio. Sin embargo, las mejores prácticas consistirían en que la empresa hiciera primero un seguimiento con el cliente, para asegurarse de que está satisfecho. Pongamos un ejemplo.
Larry's Lighting ha sido contratada no sólo para suministrar un nuevo sistema de iluminación para el restaurante Richard's, sino también para instalarlo. El técnico termina el pedido y se pone en contacto con Richard. Richard está encantado con el trabajo. El técnico vuelve a su oficina, consulta con su supervisor y éste informa al departamento de contabilidad de que su trabajo está terminado y que deben enviar una factura al restaurante de Richard. Esto es para que Larry's Lighting pueda cobrar.
Pero supongamos que el técnico no se ha puesto en contacto con Richard para conocer su opinión. Richard no está satisfecho con el trabajo y cuando recibe la factura se queja. Aquí se ha perdido algo de tiempo, ya que ahora debe intervenir la dirección. Tal vez se ofrezca un descuento, pero eso significa que la factura debe modificarse y volver a emitirse. Esto retrasa un mes el pago a Larry's Lighting.
¿Es ilegal facturar antes del envío?
De vez en cuando, los clientes quieren factorizar una factura que aún no se ha cumplido. Básicamente, la factura corresponde a un trabajo que está a punto de empezar o a productos que se entregarán en breve. Estas facturas suelen denominarse facturas previas a la entrega. Lamentablemente, estas facturas no se pueden imputar.
Una factura previa a la entrega es una factura por un producto o servicio que aún no se ha realizado. Las empresas emiten estas facturas a sus clientes al inicio de un proyecto, antes de que se realice ningún trabajo. Normalmente, las facturas previas a la entrega pertenecen a una de estas dos categorías:
Estas facturas reflejan situaciones en las que el contrato se ha cumplido parcialmente. Básicamente, se ha realizado algún trabajo o se ha entregado algún producto. Sin embargo, hay que entregar más trabajo (o productos) antes de que se complete el proyecto.
Algunos contratos permiten a los proveedores facturar trabajos o productos parciales. A menudo, los contratos se redactan de forma que paguen después de que se haya cumplido la factura. Desde el punto de vista de la financiación, estas facturas son más complejas, ya que el pago depende de las condiciones del contrato con el cliente.
¿Pueden facturar antes de la entrega?
Tiempo de lectura: 7 minutosMientras sus equipos están ocupados con las tareas cotidianas y la atención a los clientes, es fácil sentirse abrumado por otra faceta importante de las operaciones empresariales: las facturas. Las empresas necesitan estar al día para enviar facturas y cobrar correctamente, de modo que su flujo de caja se mantenga constante. Pero a lo largo de las diferentes etapas de un proyecto, dependiendo de la fecha de vencimiento, el tipo de industria, los requisitos de cumplimiento, la dependencia regional, etc., hay múltiples facturas que las empresas pueden enviar a sus clientes. Saber cuál enviar y cuándo es vital. Este artículo profundiza en los detalles de 15 tipos diferentes de facturas y su finalidad, con ejemplos relevantes para cada caso de uso, para que pueda enviar las facturas correctas más rápidamente y cobrar a tiempo.
Una factura proforma es una factura estimada que el vendedor envía al comprador antes de suministrar los bienes o servicios. En ella se indica el coste estimado, la fecha de entrega y otros detalles sobre los bienes que se van a entregar o los servicios que se van a prestar. Tras examinar la factura proforma, el comprador da luz verde al vendedor para que empiece a trabajar en su parte de los entregables. Algunos de los campos mencionados en una factura proforma son los artículos que se van a vender, su cantidad y precio, la fecha de entrega y la dirección de envío. Para entender este tipo de factura en profundidad, aquí tienes una guía más elaborada sobre las facturas proforma.
