Factura original y duplicado contabilidad
Factura duplicada en contabilidad
Cuando me asignaron mi primer trabajo como aprendiz en una empresa de auditoría, la primera instrucción que me dieron fue cotejar todas las facturas con las órdenes de compra y los documentos GR.
Si todos los documentos estaban en su lugar tenían que ser marcados con una marca verde. Y si por casualidad se detectaba algún caso en el que no estaban todos los documentos, era probable que se hubiera contabilizado una factura duplicada en el sistema y había que marcarla en rojo para seguir investigando.
La contabilización de facturas duplicadas y los consiguientes pagos realizados como resultado de la connivencia entre el personal de cuentas por pagar y los proveedores con la intención de defraudar a la organización requerirían esfuerzos específicos para detectarlos y prevenirlos.
Que las comprobaciones de facturas duplicadas tengan en cuenta los campos Sociedad, Número de documento de referencia y Fecha de factura dependerá de si estos campos están configurados como activados o desactivados en OMRDC.
El mantenimiento del estado del campo Validación de facturas dobles como campo de entrada obligatoria garantizará que siempre que se cree un maestro de proveedores se marque el campo Marca de verificación para facturas dobles o abonos en la ficha Datos de pago del segmento de sociedad del maestro de proveedores.
Recibo original
Los pagos innecesarios debidos a facturas duplicadas son un problema mayor de lo que la mayoría de las organizaciones creen. La Asociación de Cuentas a Pagar descubrió que casi dos tercios de los profesionales financieros del Reino Unido han recibido facturas duplicadas, y que un tercio acaba pagándolas, mientras que otros estudios sugieren que los pagos duplicados representan aproximadamente el 0,5% de todas las facturas pagadas.
Pagar accidentalmente la misma factura dos veces puede no ser un gran problema si se trata de un hecho aislado, pero si es algo habitual a lo largo de varios años, podría costar a las organizaciones cientos de miles de libras, que aún son recuperables.
Antes de que las organizaciones puedan tomar medidas para evitar los pagos duplicados, es esencial que entiendan por qué se producen. A menudo no se debe a una única razón, sino a una combinación de factores, que pueden ser pequeños por sí solos, pero que tienen un impacto significativo cuando se combinan. La mayoría de las empresas confían en sus socios y proveedores a la hora de facturar, pero los pagos duplicados siguen produciéndose por las siguientes razones:
Ejemplo de factura duplicada
Gracias por su mensaje. ¿Puedo comprobar si está utilizando transacciones recurrentes? Si es así, cuando entras en Introducir Ventas y pulsas en Utilizar Recurrente se abre una nueva ventana de venta. Cuando registras esa venta recurrente y la ventana se cierra, la ventana de la venta original seguirá abierta con el mismo número de factura. Si comienza a ingresar una nueva venta en esa ventana abierta, mostrará un número de factura duplicado, pero una vez que registre la factura, cambiará al siguiente número de factura secuencial. En la ventana de registro de ventas se mostrará como el número de factura correcto, no como un duplicado. Esto sucede porque la ventana de venta original no se actualiza cuando se cierra la ventana de transacciones recurrentes.
Observe también que si está convirtiendo un presupuesto en pedido o factura y no recibe la advertencia, podría deberse a que ha marcado "Conservar los números de factura originales cuando los presupuestos se convierten en pedidos o facturas" en Preferencias.
Quién conserva el original de una factura
Cuando se selecciona una factura antigua de un cliente (en lo esencial) y se guarda un duplicado, se añade uno al número de la factura antigua. Debería seleccionar el último número de factura guardado y añadirle uno. Ahora tengo números de factura duplicados... ¿cómo se puede solucionar esto?
Gracias por tu comentario. Si creas una factura duplicada en Essentials, debería seleccionar el primer número disponible. Si esto no te ocurre, ¿podrías subir una captura de pantalla de la factura original, el duplicado y la ventana de facturas mostrando los números duplicados?
