Donde consigo facturas para comprobar gastos

¿Puedo reclamar gastos sin un recibo?

Puedes reclamar deducciones en tus impuestos sin tener que presentar recibos de cada transacción. Ten en cuenta que no tienes que enviar tu caja de zapatos llena de recibos a Hacienda. Sólo los necesitarás si te hacen una auditoría (lo que puede ocurrir hasta 6 años después de haber presentado tus impuestos). Sin embargo, es mejor encontrar la documentación de todas las deducciones que planeas tomar ahora en lugar de arriesgarte a no tener registros si te auditan unos años más tarde.

El primer paso es revisar los extractos bancarios y encontrar la compra del artículo que quieres deducir. Imprímelo o guarda un archivo y anota cuándo y dónde se compró el artículo, así como cuánto pagaste por él.

Cuando se trata de gastos de viaje y viajes de negocios, si no tienes recibos, tendrás que hacer lo mismo. Revise los extractos de su tarjeta de crédito, los registros de kilometraje y las anotaciones en el calendario para tener constancia. Para obtener más información sobre lo que puede deducir cuando se trata de viajes de negocios, consulte nuestra guía detallada de deducción de viajes de negocios.

Gastos de empresa sin factura

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Significado de la factura de gastos

El seguimiento de sus gastos puede ayudarle a ahorrar dinero a la hora de pagar los impuestos. Pero es esencial que guardes los recibos y la documentación para respaldar cada gasto y justificar tus deducciones si es necesario. Siga estos consejos para organizar los recibos y los gastos para facilitar la declaración de impuestos.

La mejor manera de guardar tus recibos y gastos es revisarlos regularmente. Así evitarás sentarte a hacer tus impuestos durante la temporada fiscal y darte cuenta de que tienes que buscar documentación de hace meses. Compre carpetas codificadas por colores para guardar sus recibos y documentación, de modo que pueda encontrar fácilmente la documentación que necesita más adelante. Esas carpetas pueden incluir:

Este sistema mantiene su carga de trabajo manejable para que pueda organizar y almacenar la documentación sin sentirse abrumado en la época de impuestos. También le da la oportunidad de hacer anotaciones relevantes en sus recibos -como por ejemplo, con qué cliente se reunió en ese almuerzo energético que pronto será deducido- mientras los detalles aún están frescos en su mente.

Aunque quieras conservar los recibos en papel para documentar tus gastos, un recibo puede perderse o dañarse, o incluso desvanecerse con el tiempo. Proteja los recibos y otros documentos guardando una copia digital de sus gastos. Esto puede ser tan sencillo como:

Faltan los recibos de los gastos de la empresa

Gestionar los gastos es una tarea ya de por sí desalentadora, que consume tiempo y energía. Lo que puede hacer este proceso aún más lento sería la pérdida de un documento de prueba que acompañe al informe de gastos. Esto también es frustrante para el empleado que pierde el documento justificativo que lo acompaña.

Es posible que no pueda obtener un reembolso y, por tanto, tenga que pagar ese gasto con su propio dinero. Por suerte, hay alternativas y otras formas de proceder en el desafortunado caso de que esto ocurra, las repasamos en este artículo.

En el caso de que no se encuentre ningún documento justificativo, el reembolso se puede hacer siguiendo las regulaciones según el país. Estas normativas son estimaciones de lo que costaría una comida en una determinada región, o lo que cuesta una estancia en un hotel en una determinada ciudad. Son cantidades fijas. Si el empleado ha pagado más de lo que este reembolso le ha ofrecido, tendrá que pagar la cantidad restante con su dinero personal, a no ser que aporte, ¡lo has adivinado! ¡Un documento justificativo!

Una solución sencilla que puede ser tolerada por los empresarios puede ser presentar un extracto de la tarjeta de crédito con el historial de compras que incluya la fecha, el importe, el tipo de gasto, dónde y quién es el comerciante. En el caso de compras pequeñas y claras, esto puede sustituir al documento justificativo.

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