Diferencias entre factura electronica y factura en papel
¿Qué es la factura digital?
Muchos gobiernos de todo el mundo tienen mandatos de facturación electrónica (e-factura), y los requisitos de información en tiempo real van en aumento. Estos dos términos se tratan a menudo erróneamente como sinónimos, pero aunque están relacionados, no son lo mismo. Ambos pueden formar parte de un mismo sistema, pero también aplicarse de forma independiente.
Aunque por el momento no existen en Estados Unidos decretos sobre facturación electrónica o informes en tiempo real, es probable que acaben llegando a estas costas. Mientras tanto, las empresas estadounidenses suelen tener que navegar por los requisitos de facturación electrónica y tiempo real cuando hacen negocios en el extranjero.
La facturación electrónica es una forma de facturación electrónica entre un proveedor y un comprador. Una factura electrónica contiene esencialmente la misma información que una factura en papel: orden de compra, importe de la compra, partidas, condiciones de pago, notas de crédito, etcétera. Simplemente se emite, transmite y recibe en formato electrónico.
Sin embargo, una factura electrónica es diferente de una factura digital (es decir, un PDF o un escaneado electrónico de una factura en papel) porque las facturas electrónicas son archivos digitales que contienen datos estructurados diseñados ante todo para ser intercambiados y procesados automáticamente por sistemas contables y ERP. Generalmente adoptan uno de estos dos formatos, que dictan cómo se puede enviar, visualizar y aceptar la factura:
Plantilla de factura
Una factura electrónica (o e-factura) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más habituales son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil que un ordenador los comprenda y contabilice automáticamente.
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y un significado específico. Existen muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y en la actualidad se carece de una norma mundial. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista cada vez mayor de gobiernos de todo el mundo ha elegido UBL 2.0 como formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor, UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar a programas de contabilidad. Gracias al reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.
Generador de facturas
Un documento digital es un documento legible y sin papel en su forma original. Un ejemplo de ello es una factura que se recibe en formato PDF por correo electrónico. Tanto el remitente como el destinatario pueden interpretar fácilmente los datos incluidos en el documento (por ejemplo, las partidas). Esto hace que sea bastante fácil introducir esta información en el ERP de su organización o en otro sistema con sólo mirarlo.
Los documentos digitales son muy similares a los documentos en papel. Aunque un documento digital sólo se puede ver en un dispositivo electrónico, su aspecto es prácticamente el mismo que el de un papel. Por eso, incluso cuando una empresa recibe un documento digital, es habitual que lo imprima.
Poner el documento digital en papel es a menudo la forma en que los documentos se transfieren internamente. Por ejemplo, trasladar una factura de operaciones a contabilidad. Esto suele dar lugar a una sala llena de archivadores, lo que no es ideal para la gestión de archivos.
A diferencia de un documento digital, un documento electrónico es puro dato. Esto dificulta su interpretación por un ojo inexperto. Esto se debe principalmente a que un documento en formato electrónico está pensado para que lo entienda un ordenador. En otras palabras, los datos electrónicos están pensados para ser transferidos de un sistema a otro sin intervención humana.
Software de facturación digital
La facturación es un elemento muy crítico en el mundo del comercio. Es un sello de tiempo de la interacción entre el comprador y el vendedor, que detalla la transacción y garantiza que se le inculquen ciertos atributos. Los atributos más normalizados de las facturas detalladas, como el contenido de la compra, el importe, la hora y la fecha, las identidades comerciales de las partes implicadas, etc., constituyen una base para la contabilidad y las auditorías que son cruciales para la salud de todo el sistema. Cualquier personal responsable realiza los pagos de acuerdo con la lista de facturas implicadas, cualquier auditor comprobaría principalmente esos documentos para verificar las transacciones, cualquier inspección gubernamental iría a los registros serían de nuevo las facturas antes de concluir nada con respecto a las acciones comerciales en cuestión. En resumen, estos historiales escritos de transacciones en papel o en formato de nueva generación constituyen uno de los pilares del mundo de los negocios tal y como lo conocemos.
Como todo en el siglo pasado, la facturación también ha recorrido un largo camino desde su forma primitiva. El método convencional de las facturas en papel se convirtió en virtual con las copias digitales, sobre todo porque el comercio electrónico despegó enormemente y cada vez se prefieren menos las tiendas físicas. Una factura digital es aquella que puede visualizarse y procesarse por medios digitales. El hecho de que no necesiten papel facilita mucho su almacenamiento y archivo, mientras que su integración en el software de contabilidad conlleva menos complicaciones. Los programas de reconocimiento óptico de caracteres pueden "leerlas" y registrarlas en los sistemas con facilidad, lo que contribuye a reducir la mano de obra y a poder asignar recursos a otros fines.
