Cuando es posible facturar unas compras
Factura de compra frente a pedido de compra
Una factura de compra se crea normalmente a partir de una orden de compra o de un recibo de compra. Los detalles del artículo del proveedor se incluirán en la factura de compra. Sin embargo, también puede crear una factura de compra directamente.
Dimensiones Contables le permite etiquetar transacciones basadas en un Territorio, Sucursal, Cliente, etc. específico. Esto ayuda a visualizar los estados contables por separado en función de los criterios seleccionados. Para saber más, visite la página Dimensiones Contables.
Retener Factura: Active esta casilla para retener la factura de compra. Esto sólo puede hacerse antes de presentar la factura. Una vez que la opción 'Retener Factura' esté habilitada y la Factura de Compra sea enviada, el estado cambiará a 'Retenida Temporalmente'.
Puede establecer la moneda en la que se enviará la factura de compra. Esto se obtiene de la Orden de Compra. Si establece una Lista de Precios, los precios de los artículos se obtendrán de dicha lista. Al marcar "Ignorar Regla de Precios" se ignorarán las Reglas de Precios establecidas en Cuentas > Regla de Precios.
En esta sección se pueden establecer descuentos adicionales para toda la factura. Este descuento puede basarse en el Gran Total, es decir, después de impuestos/cargos, o en el Total Neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional puede aplicarse como porcentaje o como importe.
Proceso de pedido a factura
La creación de un pedido es el primer paso en una transacción comercial, lo emite el comprador y autoriza a un vendedor a suministrar un producto o servicio a un precio determinado. La factura es un recibo que emite el vendedor cuando se ha entregado el producto o se ha prestado el servicio.
El vendedor (o proveedor) emite una factura cuando se han cumplido las condiciones estipuladas en la orden de compra. Una factura incluye el precio acordado previamente que el comprador debe pagar ahora que el pedido se ha completado. También puede detallar las opciones de cómo desea el vendedor que se le pague (cheque, pagos electrónicos u otros).
Una factura debe incluir el número de pedido original como referencia. Esto mostrará al departamento de contabilidad del cliente que esta transacción ya estaba presupuestada y aprobada con anterioridad. Esto podría acelerar el pago para el vendedor.
El número de pedido es un número único que figura en el formulario de pedido. Sólo se utiliza una vez, para distinguir un pedido de todos los demás. La mayoría de los programas de contabilidad generan automáticamente este número cuando se prepara una nueva factura. Tanto el cliente como el vendedor hacen referencia a este número durante todo el proceso de la transacción de compra, y el vendedor lo utiliza posteriormente cuando llega el momento de enviar una factura.
Factura vs orden de compra vs recibo
Si su empresa no sabe cuándo enviar una factura a un cliente, puede interrumpir el flujo de caja y causarle un estrés innecesario. Siga leyendo para saber más sobre los plazos de facturación y qué método puede funcionar mejor para su empresa.
Facturar por adelantado ayuda a su empresa a mantener un flujo de caja saneado, además de otras ventajas. Como el cliente ya ha invertido en ti y en tus servicios, es más probable que se implique en el proyecto y ofrezca cualquier orientación o aclaración a medida que avanza.
Al facturar por adelantado, también garantizarás que el dinero no se agote a mitad del proyecto, lo que podría retrasar o, en última instancia, impedir su finalización. Sin embargo, facturar antes de empezar el trabajo no siempre es lo más adecuado.
Si encaja mejor con tu modelo de negocio, puede ser más apropiado facturar una vez finalizado el trabajo. Lo ideal es que, una vez concluido el proyecto, envíes la factura inmediatamente, pero también puedes optar por facturar al final de un ciclo de dos semanas o a final de mes.
Comentarios
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
