Cuando es conveniente facturar y cuando no
Factura norsk
Formato de los números de facturaLa forma de asignar los números de las facturas depende de usted, de sus necesidades y del método que le parezca más adecuado o más lógico. No obstante, en general, la estructura debe seguirse de forma que las facturas puedan archivarse o localizarse fácilmente en función del sistema de numeración, sin huecos ni saltos en la secuencia.
Las estructuras más comunes para asignar facturas son secuencial, cronológica, por número de cliente o por número de proyecto. Los programas de contabilidad suelen tener la numeración secuencial como sistema de numeración de facturas por defecto, empezando por el "1" y ascendiendo numéricamente (aunque puede especificar un punto de inicio diferente si lo desea).
Al generar números de factura basados en el número de cliente, puede elegir si desea incluir o no información sobre la fecha. En cualquier caso, el número empezará por el número de cliente, seguido de la fecha (si lo desea) y el número de secuencia. Independientemente de cómo decida estructurar su número de factura, el número de secuencia siempre debe ir al final. Esto hace que sea más fácil de encontrar y diferenciar de los demás en su secuencia.Ejemplo: 4602-05232017-01
Información sobre la factura
La invención de los ordenadores trajo consigo el siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución se desencadenó por el deseo de reducir los costes y la mano de obra tradicionales. La facturación se hizo más barata, fácil y rápida con las facturas electrónicas.
La llegada de Internet dio lugar a formas mejores, más seguras y más ecológicas de comunicarse con los clientes. Las facturas en línea carecen de papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.
El software de facturación ayuda a que las relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte CRM y un portal del cliente para que los clientes puedan hacer un seguimiento de sus transacciones o realizar pagos en línea.
Ventajas e inconvenientes del sistema de facturación
El objetivo principal de una factura es proporcionar a una empresa y a su cliente un registro de la venta. Una factura cumple un propósito importante en la contabilidad de una pequeña empresa: las facturas demuestran la obligación de un cliente de pagarle por sus servicios. Una factura ofrece la verificación, por escrito, del acuerdo de pago entre su empresa y su cliente. Las facturas fijan sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente por sus servicios.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de la venta para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras finalidades importantes, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las principales finalidades de las facturas:
Las facturas registran todas las ventas, por lo que son útiles para la contabilidad. Las facturas documentan el historial financiero de la empresa. Registran todos los ingresos que llegan a su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a evaluar sus beneficios y su tesorería.
Sus facturas de ventas proporcionan documentación que ayuda a confirmar la información que usted anota en sus declaraciones de impuestos cada año. El IRS recomienda que todos los propietarios de pequeñas empresas lleven registros diarios que resuman sus transacciones comerciales, incluidas las facturas. Visite su sitio web para obtener más información sobre las recomendaciones de mantenimiento de registros del IRS.
Ventajas e inconvenientes de la factura
Las facturas electrónicas pueden editarse fácilmente. Puede cambiar la cuenta de pago y el importe o adelantar la fecha de vencimiento. Si lo desea, también puede elegir que algunas facturas se paguen automáticamente. Por ejemplo, puede elegir facturas inferiores a 50 euros para que se paguen sin necesidad de aprobación.
Las facturas electrónicas son una alternativa cómoda a las facturas en papel, porque la factura te llega estés donde estés. No necesita introducir largos números de cuenta y referencia, sino que los datos están ahí, en su banco online. Si elige la aceptación automática, no tendrá que aceptar sus facturas por separado. Se realizarán automáticamente.
Siempre puede editar una factura electrónica individual y una orden de factura electrónica. Esto también se aplica cuando elige el pago automático por cargo en cuenta. Puede modificar la cuenta de pago y adelantar la fecha de vencimiento. También puede aplazar la fecha de vencimiento y modificar el importe del pago, siempre que lo acuerde previamente con su ordenante.
Puede solicitar facturas electrónicas fácilmente buscando al beneficiario por su nombre, identificación de empresa o número de cuenta. Tenga a mano la última factura del beneficiario, porque necesitará introducir el número de referencia o el número de cliente que aparece en la factura.
