Cual es la clave de contabilidad para una factura

Requisitos de facturación en EE.UU.

Clave de contabilización se refiere a una clave numérica de dos dígitos que se define para controlar los procesos de entrada de partidas individuales de documentos en una Transacción FI. Estas claves de contabilización especifican si la partida individual es un tipo de cuenta de entrada en el Debe o en el Haber. También especifica el formato de pantalla de las partidas individuales.

Existen muchas claves de contabilización estándar disponibles con las que los usuarios pueden contabilizar operaciones especiales en el libro mayor. En el proceso, se utiliza la clave de contabilización, junto con un indicador de operación en cuenta de mayor especial para determinar una cuenta de liquidación alternativa.

Requisitos de facturación

Lo ideal es crear una factura de cliente tras recibir la confirmación de que se ha prestado un servicio o de que se ha enviado la mercancía al destino especificado. La factura contiene información como los detalles del cliente, el importe a pagar, las condiciones de pago, la dirección de envío, etc.

Una factura de cliente se puede crear en SAP S/4HANA Finance directamente en cuentas por cobrar o en ventas y distribución utilizando el proceso de negocio order-to-cash. Veamos ahora cómo se tratan en el sistema ambos casos de procesamiento de facturas de cliente.

Después de que la facturación creada se libera a contabilidad, se genera automáticamente y de forma simultánea una factura de cuentas por cobrar. El documento de facturación generado durante este proceso crea dos documentos diferentes:

Sigamos un ejemplo para ver cómo se realiza este proceso en el sistema. Para visualizar un documento de facturación, puede utilizar la Transacción VF03 o el acceso vía menús de la aplicación Logística > Comercial > Facturación > Documento de facturación > Visualizar.

Diferencia de factura

Utilizaré una notación de cuenta T muy sencilla con números redondos con fines ilustrativos. El ejemplo subyacente utilizado aquí es una simple orden de compra para adquirir productos acabados (que su empresa revende inmediatamente mediante Pedido a Caja). En consecuencia, este análisis no entra en escenarios MRP como el de Hacer a Pedido. En este artículo no se utilizan números exactos de cuentas de mayor, ya que los sistemas específicos pueden variar en este sentido. Pero lo esencial está aquí. Este artículo pretende servir como una referencia útil de alto nivel.

Los pedidos iniciales de este tipo no implican movimientos de mercancías y/o impactos contables. En consecuencia, las entradas de la cuenta T arriba para una Orden de Compra guardada están en blanco. Las Órdenes de Compra pueden tener otros impactos en MRP, planificación de la producción y futuros niveles de inventario, por ejemplo, pero no en la contabilidad.

Como los bienes materiales se han transferido ahora a las existencias de su almacén, su cuenta de Inventario se incrementa ahora, o se carga, en alguna cantidad, digamos 100$. Esto se compensa con un abono correspondiente de 100 $ en una cuenta temporal de SAP denominada Entrada de mercancías/Recepción de facturas, o simplemente «GR/IR» para abreviar. Técnicamente, esto debería ser una contabilización en el Haber de la cuenta de su proveedor. Pero como no dispone de la factura del proveedor en este punto del proceso, por el momento realizará la contabilización en el Haber en la cuenta EM/RF.

Información sobre la factura

Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.

Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.

Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.

Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.