Cotejo de factura de la recepcion de mercancia
Cómo cotejar las órdenes de compra con las facturas
La correspondencia a tres bandas se produce cuando un pedido de compra (PO), una nota de recepción de mercancías (GRN) y una factura se cotejan entre sí y se confirma que lo entregado que figura en la GRN coincide con lo pedido en el PO, y que los precios, volúmenes y número de PO de la factura coinciden con los detalles del pedido original (PO).
Un documento con los detalles de los bienes o servicios solicitados, el volumen, el precio acordado y la dirección de entrega, creado de acuerdo con las normas empresariales del comprador y aprobado por los departamentos/autoridades pertinentes. Una vez que el proveedor recibe la orden de pedido, el comprador se compromete a la compra y es responsable de los bienes una vez que se haya completado la entrega.
Una nota de recepción de mercancías (GRN) firmada actúa como confirmación de que las mercancías han sido entregadas. Enumera los bienes o servicios entregados, los volúmenes, la dirección de entrega y la fecha. Es la confirmación de que se ha completado el acuerdo, o contrato, entre el proveedor y el comprador.
Los pedidos de compra se crean de acuerdo con las normas empresariales, y muchas empresas tienen una política de "sin pedido no hay pago". Siguen un proceso de aprobación para garantizar la necesidad empresarial, el proveedor aprobado y la asignación presupuestaria. La correspondencia de un pedido de compra aprobado con un GRN y una factura evita el pago de bienes o servicios no entregados y minimiza la connivencia entre empleados poco éticos y proveedores para obtener beneficios fraudulentos.
Cotejo de facturas D365
El cotejo de facturas es un proceso complicado pero importante en la contabilidad empresarial, ya que contribuye a la precisión en las compras. De este modo, la precisión se aplica tanto al cliente como al proveedor. El cotejo de facturas garantiza que la empresa, como cliente, pague correctamente a sus proveedores y que esos pagos se registren correctamente en el proceso contable interno. El cotejo de facturas también subraya la responsabilidad del proveedor al garantizar el cumplimiento de las órdenes de compra. En ambos sentidos, el cotejo de facturas también contribuye a la detección del fraude al eliminar cualquier manipulación poco ética del proceso de compra.
Si el cotejo de facturas detecta una discrepancia o excepción, el artículo de compra se marcará y el personal de contabilidad iniciará una investigación. La investigación se llevará a cabo para determinar si la excepción está dentro de la "tolerancia" de la empresa. Si está dentro de la tolerancia de la empresa, se tramitará la factura. Si está fuera de la tolerancia de la empresa, se retendrá la factura y no se pagará. Se informará al proveedor para que pueda corregir el error.
Correspondencia entre facturas y pagos
El cotejo de facturas es un proceso complicado pero importante en la contabilidad empresarial porque contribuye a la precisión en las compras. De este modo, la precisión se aplica tanto al cliente como al proveedor. El cotejo de facturas garantiza que la empresa, como cliente, pague correctamente a sus proveedores y que esos pagos se registren correctamente en el proceso contable interno. El cotejo de facturas también subraya la responsabilidad del proveedor al garantizar el cumplimiento de las órdenes de compra. En ambos sentidos, el cotejo de facturas también contribuye a la detección del fraude al eliminar cualquier manipulación poco ética del proceso de compra.
Si el cotejo de facturas detecta una discrepancia o excepción, el artículo de compra se marcará y el personal de contabilidad iniciará una investigación. La investigación se llevará a cabo para determinar si la excepción está dentro de la "tolerancia" de la empresa. Si está dentro de la tolerancia de la empresa, se tramitará la factura. Si está fuera de la tolerancia de la empresa, se retendrá la factura y no se pagará. Se informará al proveedor para que pueda corregir el error.
Proceso de ajuste de cuentas por pagar
El cotejo de facturas es una de las actividades clave del departamento de cuentas a pagar de una empresa. Es una tarea que puede ser compleja, llevar mucho tiempo y consumir muchos recursos. Sin embargo, si se realiza correctamente y se aprovechan las herramientas de automatización modernas, el cotejo de facturas puede ahorrar tiempo a su equipo de cuentas a pagar al permitir el procesamiento de facturas sin intervención a través de sólidas soluciones de automatización de cuentas a pagar.
El cotejo de facturas es el proceso de comparar la información de la factura con los documentos justificativos, como la orden de compra, la entrada de mercancías y el contrato. El proceso de cotejo de facturas tiene por objeto garantizar la exactitud de los pagos a proveedores y la correcta contabilización de los costes; también permite el cumplimiento de los contratos de compra y la fácil detección de facturas potencialmente fraudulentas.
El cotejo de facturas se utiliza cuando una factura de proveedor va precedida de un pedido de compra (PO) de la organización compradora. Esto significa que el comprador ha creado una solicitud de compra en la que se indican los bienes o servicios necesarios, la cantidad, el proveedor y el precio contratado. Una vez aprobada la solicitud de compra, se genera una orden de compra y se envía al proveedor. Tras la entrega de los bienes o servicios, el comprador suele tener que registrar una entrada de mercancías en el sistema ERP o de aprovisionamiento. Dado que la aprobación del coste se obtiene en la fase de solicitud de compra, la factura no necesita otra ronda de aprobación siempre que los detalles de la factura coincidan con la orden de compra y la entrada de mercancías.
