Costo promedio de las facturas
Plantilla de factura
Para muchas empresas de servicios, mantener un proceso de facturación eficiente representa uno de los mayores retos para el éxito. Este problema de liquidez puede atribuirse a varios factores: procesos ineficaces basados en papel, escasa o nula integración tecnológica y retrasos en la captura de costes precisos y completos de mano de obra, material y equipos, entre otros.
Con las expectativas de los clientes en máximos históricos, enviar una factura rápidamente es su responsabilidad como proveedor de servicios. Si sigue utilizando procesos manuales en papel, no está emitiendo las facturas con la rapidez que podría o debería. Sus técnicos completan el trabajo, pero el papeleo no llega a la oficina hasta pasados varios días o, a veces, semanas. El personal de la oficina tarda otros 3-5 días en crear una factura y enviarla al cliente. Para cuando llega a la mesa del cliente, ya han pasado semanas y, con suerte, la paga enseguida.
Sterling Commerce, como parte de su reciente análisis de mercado, determinó que el coste medio de una factura en papel puede oscilar entre 12 y 30 dólares. Esto incluye costes directos como papel, tinta y franqueo. También incluye costes indirectos, como pagar a un administrativo para que introduzca manualmente todos los datos necesarios para crear una factura o el tiempo que se tarda en meter las facturas en papel en un sobre para enviarlas por correo.
Cómo calcular el coste por factura
Cada vez que nos reunimos con administradores financieros para hablar de la automatización de sus procesos, todos tienen un mismo objetivo: automatizar las tareas manuales rutinarias. Estas tareas suelen ser la contabilización y el enrutamiento de facturas y el cotejo manual de pedidos de compra.Está claro que los responsables financieros han comprendido que obligar a los expertos a realizar tareas rutinarias repetitivas no es sostenible. Es una tarea extenuante y consume una gran cantidad de recursos que se podrían dedicar a tareas más valiosas. Para arreglar la situación, primero hay que saber algunos números.
Los administradores financieros son la élite de los expertos en números. Conocen los números de la empresa al dedillo, al revés, al derecho y al revés. Algunos incluso han sido capaces de decirnos el nivel de automatización de la empresa y la cantidad de trabajo manual sin pestañear. Pero, al mismo tiempo, algunas empresas nos han dejado con la boca abierta cuando les hemos preguntado por el grado de automatización de la contabilización y el enrutamiento de las facturas o por el tiempo que tardan en gestionarlas. No tienen ni idea. Cuando empezamos a profundizar en las cifras, la mayoría de las empresas no tienen ni idea de cuánto les cuesta el proceso de gestión de las facturas de compra. Para aumentar la automatización, los administradores financieros y la dirección deben saber absolutamente lo que afecta a los costes.
¿Qué es una factura?
Mientras que las grandes empresas con un proceso de cuentas por pagar más complejo pueden costar casi 40 dólares por factura. La facturación automatizada en línea cuesta bastante menos, unos 3,50 dólares por proceso de facturación. La automatización puede ahorrar a su empresa cientos de miles de dólares al año.
Costes directos: son los costes relacionados con el papel, la tinta y los gastos de envío que conlleva la facturación en papel. Estos gastos generales variarán de una empresa a otra, pero le costará al menos 47 céntimos sólo enviar una carta de primera clase. Aunque no parezca mucho, puede sumar cuando se envían varias facturas a la semana.
Costes indirectos: son los gastos asociados a la realización de una tarea. Para enviar una factura, hay que pagar a un empleado que introduzca los datos pertinentes para producir la factura y meter la factura en papel en el sobre. Facturar manualmente cuesta más debido a la mano de obra que se necesita para hacer el trabajo.
Costes ocultos: son los posibles costes ocultos de su proceso de facturación. El tiempo que tarda un cliente en recibir la factura por correo puede afectar negativamente a la tesorería. Se necesitará tiempo adicional para conciliar cualquier error en la factura manual. A veces, puede costar más de 50 dólares resolver esos errores.
Costo promedio de las facturas 2022
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El coste por factura y el coste por pedido son indicadores clave de rendimiento o KPI. El coste por factura puede definirse de forma diferente según la organización. En cualquier caso, generalmente se explica como los costes internos asociados a la tramitación de facturas para una empresa.
El método de medición del coste por factura implica el seguimiento de los costes de oportunidad, los salarios de los empleados y, ocasionalmente, los costes de electricidad. El método manual de introducción de datos por personas suele ser más costoso que el automatizado, que requiere menos gastos generales. El coste por factura es esencial para determinar dónde la automatización puede reducir los costes internos o dónde los procesos están rindiendo por debajo de lo esperado.
El coste por factura puede mejorarse eliminando la tecnología de cuentas a pagar obsoleta, incompleta o inexistente, garantizando que las facturas se procesen a tiempo y contando con un equipo de cuentas a pagar que gestione las facturas de forma eficiente. A continuación, explicaremos cómo calcular y mejorar el coste por factura y cubriremos otros KPI de valor similar.
